Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”.
Còn trong kinh doanh, Kaizen là một triết lý của Nhật Bản tập trung vào việc từng bước nâng cao năng suất bằng cách thu hút sự tham gia của tất cả nhân viên và làm cho môi trường làm việc hiệu quả hơn.
Một số mục tiêu chính của Kaizen là kiểm soát chất lượng, giao hàng đúng lúc, tiêu chuẩn hóa công việc, sử dụng thiết bị hiệu quả và loại bỏ lãng phí.
Mục tiêu chung là thực hiện những thay đổi nhỏ trong một khoảng thời gian để tạo ra những cải tiến trong công ty. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là các thay đổi sẽ diễn ra từ từ, triết lý chỉ đơn giản chỉ ra rằng những thay đổi nhỏ hiện tại có thể có tác động rất lớn trong tương lai. Sự cải tiến có thể đến từ bất kỳ nhân viên nào, vào bất kỳ lúc nào. Lý tưởng là mọi người đều đóng góp cho sự thành công của công ty và mọi người luôn cố gắng để giúp mô hình kinh doanh tốt hơn.
Một điểm hấp dẫn của Kaizen vì nó không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới. Để thực hiện Kaizen, bạn chỉ cần các kỹ thuật thông thường, đơn giản như 7 công cụ kiểm soát chất lượng (nguyên lý Pareto, nhân quả, tổ chức, kiểm soát, phân tán, các đồ thị và phiếu kiểm tra).
Nhiều công ty đã áp dụng khái niệm kaizen trong quản trị và thành công, mà đáng chú ý nhất là Toyota. Họ đã áp dụng triết lý kaizen trong tổ chức của mình và coi đó là một trong những giá trị cốt lõi. Chúng ta sẽ phân tích rõ hơn về cách thức áp dụng, thành công và những kinh nghiệm từ Toyota vào phần sau của bài viết.
Còn bây giờ, hãy cùng tìm hiểu về lợi ích, phân loại và những yêu cầu đối với Kaizen.
Giúp giảm lãng phí trong các khu vực như hàng hóa tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, đi lại của người công nhân, kỹ năng của người lao động và sản xuất dư thừa. Với hệ thống Kaizen, mỗi công nhân trong nhà máy luôn thực hiện công việc một cách dễ dàng, đơn giản.
Kaizen thu hút và phát triển những nhân viên có khả năng sáng tạo và duy trì hiệu quả công việc cao. Những con người này tập trung vào công việc của họ, giảm thiểu lãng phí và thỏa mãn với cơ hội cải thiện những gì mà họ có ưu thế. Việc họ tiếp tục thực hiện triết lý này cũng sẽ thu hút đông đảo mọi người tham gia, tạo thành một phong trào trong doanh nghiệp.
Kaizen giúp hình thành nên văn hóa công ty: Đó là văn hóa ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các nhân viên với nhau; sự tiết kiệm; sự bảo vệ thương hiệu của công ty; sự cố gắng hết mình cho công việc; tinh thần học hỏi lẫn nhau.
Thực tế có bốn loại phương pháp Kaizen:
– Kaizen Teian
– Kaizen Events
– Kaikaku
– Kakushin
Chúng ta sẽ thảo luận thêm về sự khác biệt giữa bốn mô hình cải tiến này và thời điểm áp dụng từng mô hình.
Kaizen Teian mô tả một hình thức cải tiến trong đó mọi người phải cùng tham gia để cải thiện quy trình của chính họ. Nó đòi hỏi mọi người phải suy nghĩ về việc cải tiến hàng ngày, ở mọi nơi.
Nếu bạn muốn tạo ra một văn hóa cải tiến liên tục trong tổ chức của mình, bạn nên bắt đầu với Kaizen Teian.
Kaizen Teian khuyến khích mọi thành viên của lực lượng lao động (Từ lãnh đạo đến nhân viên giữ chức vụ thấp nhất) phải đề xuất những thay đổi có thể cải thiện quy trình làm việc.
Để thành công trong Kaizen Teian, bạn phải tìm cách loại bỏ 8 hình thức lãng phí sau đây:
– Khiếm khuyết: Phế liệu hoặc sản phẩm bị yêu cầu làm lại.
– Gia công thừa: Sản phẩm phải sửa chữa để thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
– Sản xuất thừa: Khi sản phẩm được sản xuất nhiều hơn số lượng khách hàng mua.
– Đang chờ: Một người hoặc quá trình không hoạt động trên dây chuyền sản xuất.
– Hàng tồn kho: Một sản phẩm hoặc nguyên liệu có giá trị đang chờ xử lý.
– Vận chuyển: Di chuyển một sản phẩm hoặc vật liệu và các chi phí do quá trình này tạo ra.
– Di chuyển: Di chuyển quá mức của người hoặc máy móc (Thường nói về sự di chuyển của con người, vì điều này dẫn đến việc lãng phí công sức và thời gian).
– Tài năng không được tận dụng: Khi đội ngũ quản lý không đảm bảo rằng tất cả tiềm năng và kinh nghiệm của nhân viên được sử dụng. Đây là hình thức lãng phí tồi tệ nhất trong 8 hình thức được liệt kê.
Không giống như Kaizen Teian là sự cải tiến hằng ngày, thì Kaizen Events đề cập đến quy trình cải tiến cụ thể được phát triển trong một khoảng thời gian ngắn.
Kaizen Events thường là các dự án cải tiến tập trung, ngắn gọn, trong đó mọi người, bao gồm cả nhóm quản lý, tham gia phân tích Bản đồ dòng giá trị (VSM) để giải quyết một vấn đề cụ thể. Sự kiện này đòi hỏi sự lập kế hoạch chu đáo của các trưởng nhóm tham gia.
Thời gian lên kế hoạch có thể kéo dài trong vài ngày hoặc thậm chí vài tuần và nhắm vào những thách thức cụ thể, sau khi được giải quyết, có thể dẫn đến một bước thay đổi về hiệu quả, chất lượng hoặc hiệu suất.
Đôi khi những thay đổi nhỏ không đủ để thúc đẩy để một tổ chức có thể cạnh tranh được. Thì đó là lúc chuyển sang Kaikaku.
Không giống như Kaizen, Kaikaku mô tả một quá trình mà toàn bộ tổ chức tập trung vào việc chuyển đổi quy trình triệt để. Thay vì cải tiến một quy trình, Kaikaku có thể yêu cầu tổ chức chuyển sang một quy trình hoàn toàn mới.
Ví dụ về Kaikaku là việc chuyển từ sản xuất thủ công sang sản xuất tự động hoặc bắt tay vào chuyển đổi kỹ thuật số để thúc đẩy năng suất tại nơi làm việc.
Nếu Kaikaku là một thay đổi căn bản, thì Kakushin sẽ là một cuộc cách mạng lớn. Kakushin xảy ra khi bạn chuyển sang một cách hoàn toàn mới để làm điều gì đó. Đó là về một bước đột phá lớn thay đổi mọi thứ.
Ví dụ, nếu Kaikaku chuyển từ sản xuất thủ công sang tự động, Kakushin sẽ chuyển sang in 3D những vật liệu đó, đòi hỏi kỹ năng mới từ lực lượng lao động.
Kakushin là quá trình thách thức mọi nhà quản lý.
Để áp dụng Kaizen thành công, nhân viên của bạn phải hài lòng và hứng thú với công việc để liên tục cải thiện hiệu suất.
Bộ phận nhân sự của công ty nên khảo sát nhân viên để xác định thái độ của nhân viên và sự hài lòng của họ. Từ đó, nỗ lực cải thiện các điều kiện tại nơi làm việc cho phù hợp với những kỳ vọng của nhân viên.
Và ngược lại, một chiến lược Kaizen được triển khai tốt cũng có thể cải thiện sự hài lòng của nhân viên nhờ làm cho công việc của họ hiệu quả và tập trung hơn.
Khái niệm kaizen cho rằng không có kết thúc hoàn hảo và mọi thứ đều có thể được cải thiện. Con người phải cố gắng tiến hóa và đổi mới không ngừng.
Bạn và nhân viên của mình cần có một tư duy cởi mở để triển khai Kaizen có hiệu quả. Thay vì thực hiện các công việc hằng ngày theo những cách quen thuộc, hãy hướng tới những cách giải giải quyết mới và hiệu quả hơn.
Nhân viên của bạn cần học cách làm việc theo nhóm và tôn trọng ý kiến và đầu vào của người khác.
Khi có vấn đề gì xảy ra, cách bảo vệ phổ biến của nhân viên là bắt đầu chỉ tay vào người khác. Thay vì vậy, bạn cần tạo ra một nền văn hóa nơi những sai lầm được coi là cơ hội để học hỏi và cải thiện chứ không phải là lý do để buộc tội.
Làm việc theo nhóm là cốt lõi của kaizen. Vì vậy, các cuộc họp nhóm phải thường xuyên được tổ chức để thảo luận về các cải tiến, thay đổi và dự án.
Một trong những công ty rất thành công trong việc sử dụng Kaizen mà tất cả chúng ta cần tìm hiểu là Toyota. Nhờ áp dụng Kaizen, Toyota tiết kiệm được gần 3.000 USD cho việc mua xe chở hàng, giảm thiểu công việc trong quy trình và sự sắp xếp hàng hóa tồn kho.
Do vậy, công nhân chỉ phải dự trữ một khối lượng nhỏ cho mỗi sản phẩm và thường xuyên bổ sung dựa trên những gì mà khách hàng thật sự lấy đi.
Công ty đã biến mục tiêu của mình từ “Những gì chúng ta có thể làm” thành “Những gì chúng ta phải làm”.
Để thực hiện triết lý này, Toyota muốn mọi nhân viên phải có sự cam kết nghiêm túc với công ty. Công ty cũng đòi hỏi tính kỷ luật của tất cả, bao gồm cán bộ cấp cao, cấp trung, cấp thấp tại tất cả lĩnh vực của công ty.
Tại Toyota, triết lý Kaizen được áp dụng dựa trên 3 nguyên tắc, là: 5 chữ “S”, 5 lý do “Tại sao” và Hệ thống Tư duy Con người (TPS).
5 chữ S được đề cập ở đây là 5 từ viết tắt trong tiếng Nhật:
– Seiri – Sàng lọc: Chỉ giữ lại những vật dụng hữu ích cho công việc và loại bỏ những thứ không cần thiết.
– Seiton – Sắp xếp: Sắp xếp các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
– Seiso – Sạch sẽ: Dọn dẹp vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ để cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu tai nạn rủi ro, đồng thời tránh bụi bẩn làm hỏng hóc máy móc thiết bị.
– Seiketsu – Săn sóc: Mục tiêu nguyên tắc này là tiêu chuẩn hoá và duy trì các hoạt động trên được lâu dài, bài bản trong doanh nghiệp chứ không phải phong trào nhất thời.
– Shitsuke – Sẵn sàng: Hình thành thói quen và tác phong chủ động tham gia thực hiện 5S cho mọi thành viên của công ty.
Hệ thống này được công nhận bởi tính đơn giản, Toyota đã khuyến khích tất cả nhân viên của mình áp dụng 5 nguyên tắc trong công việc và cuộc sống.
Tại Toyota, tất cả các thành viên luôn được khuyến khích tham gia vào quá trình phát triển ý tưởng, điều này nhằm tạo ra giải pháp tốt nhất có thể.
Mà triết lý Kaizen cần logic và đánh giá liên tục về những gì sẽ được thực hiện, vì vậy mọi cải tiến theo kế hoạch đều được kiểm tra bằng cách đặt câu hỏi ‘Tại sao?’ theo 5 cấp độ.
Hệ thống này, đã trở nên phổ biến vào những năm 70 và được Toyota sử dụng, nhằm tìm ra vấn đề một cách dễ dàng. Tên của nó xuất phát từ ý tưởng rằng câu trả lời cho một vấn đề luôn đưa bạn đến một “lý do tại sao” khác, cho đến khi bạn tìm ra nguồn gốc. Hiện tại, việc sử dụng “5 lý do tại sao” không chỉ được sử dụng ở Toyota mà còn ở một số công ty khác và các triết lý ngoài Kaizen, ví dụ như trong 6 sigma.
Trong số các kỹ thuật được sử dụng để phát triển “5 lý do tại sao”, kỹ thuật phổ biến nhất là biểu đồ Ishikawa và định dạng bảng.
Triết lý cải tiến liên tục Kaizen không chỉ phụ thuộc vào các chuyên gia hay lãnh đạo mà liên quan đến tất cả mọi người trong công ty. Vì vậy, Toyota tin rằng mọi người đều có thể đóng góp kiến thức và kỹ năng của mình.
Bằng TPS, mọi người đều có thể hoàn thành phần việc của mình và đưa ra các giải pháp khác nữa. Đó là lý do tại sao Toyota thực hiện những cuộc họp vào buổi sáng để xem xét những gì mọi người cần và đề xuất.
Ngoài ra, TPS làm cho nhân viên Toyota cảm thấy được trân trọng và lắng nghe.
