Dựa trên nền tảng của hệ thống Phần mềm, kinh nghiệm tư vấn triển khai cho các đơn vị. Meliasoft đã xây dựng và phát triển giải pháp Meliasoft chuyên ngành gạch ốp lát: Giải pháp ngành gạch ốp lát với nhiều module chức năng đáp ứng nhu cầu đặc trưng cho ngành gạch ốp lát hướng đến nền công nghiệp 4.0. Giải pháp được Meliasoft đúc rút sau quá trình nghiên cứu thực tiễn từ các nhà máy sản xuất và các nhà phân phối lớn như: Prime Group, CMC, Thạch Bàn, Á Mỹ Group, Thanh Long Group, Takao. Vĩnh Thắng… Do đó Chúng tôi thấu hiểu những khó khăn và yêu cầu quản lý để tư vấn cho khách hàng giải pháp quản trị doanh nghiệp Gạch ốp lát sao cho hiệu quả.

Giải pháp phần mềm Meliasoft được xây dựng với các modules dữ liệu, nghiệp vụ xử lý được kết nối với các bộ phận, phòng ban trong công ty, mục đích nhằm giúp các bộ phận liên kết công việc xử lý, kế thừa công việc, nâng cao hiệu quả làm việc, chất lượng công việc. Phần mềm có thiết kế mở, linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh hoặc thiết kế mở rộng modules, tính năng, nghiệp vụ quản lý trên hệ thống phần mềm trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển và có nhu cầu thay đổi cho phù hợp với thực tế.

Theo các chuyên gia, thời gian tới các nhà sản xuất vật liệu xây dựng sẽ bước vào cuộc đua tranh giành thị phần quyết liệt, bởi năng lực sản xuất đang vượt quá nhu cầu. Điều này dẫn đến biên lợi nhuận biên của Doanh Nghiệp sẽ giảm. Nếu không có chiến lược kinh doanh hợp lý, hệ thống phân phối không đủ mạnh thì Doanh Nghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng. Và giải pháp phần mềm là phương án hữu hiệu nhất cho Doanh Nghiệp hiện nay.

Vậy Doanh nghiệp phải làm gì? Khó khăn trong giai đoạn này là gì?

• Có kế hoạch sản xuất phù hợp
• Đổi mới công nghệ, hướng đến sản phẩm xanh, thân thiện với môi trường
• Hàng hóa chất lượng cao, giá thành phù hợp
• Quản lý hệ thống đội ngũ phát triển mạnh: đào tạo chuyên môn, kỹ thuật bài bản
• Hệ thống phân phối mở rộng
• Đầu tư công nghệ trong sản xuất và quản lý doanh nghiệp

Để khắc phục được các khó khăn hiện tại của Doanh Nghiệp, và hỗ trợ Doanh Nghiệp hoạch định được các kế hoạch trong thời gian tới. Meliasoft đã phát triển Giải pháp phần mềm quản lý Gạch ốp lát nhằm tạo nền tảng tốt nhất để Doanh Nghiệp phát triển.

Về vấn đề sản xuất:

• Có sự tham gia của tất cả các bộ phận tại nhà máy (Quản đốc nhà máy và các phòng ban, bộ phận trực thuộc)
• Lập kế hoạch sản xuất từ đơn đặt hàng của khách hàng và xây dựng các “kế hoạch sản xuất” chi tiết theo các công đoạn sản xuất
• Dựa trên kế hoạch sản xuất, tồn kho nguyên liệu khả dụng sẽ tiến hành dự trù nguyên liệu phục vụ sản xuất.
• Tự động tính toán nhu cầu nguyên vật liệu để có các hành động như gửi yêu cầu mua nguyên vật liệu để thực hiện công tác mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
• Lập các đề nghị mua vật tư, đề nghị xuất/lĩnh vật tư chuyển bộ phận kỹ thuật kiểm tra và gửi về phòng mua hàng.
• Dựa trên kế hoạch và nguồn lực phù hợp tiến hành lập các “lệnh sản xuất” chuyển tới các phân xưởng, công đoạn sản xuất trong nhà máy để tiến hành quá trình sản xuất.
• Theo dõi tiến độ, thống kê sản xuất chi tiết theo các kế hoạch sản xuất.
• Theo dõi tiến độ sản xuất từng lô sản phẩm và lệnh sản xuất.
• Phối kết hợp, kiểm tra đánh giá chất lượng thành phẩm hoàn thành
• Thống kê sản xuất theo từng công đoạn, ca sản xuất.
• Cuối mỗi tháng, bộ phận sản xuất sẽ thống kê số lượng sản phẩm dở dang của từng dây chuyền sản xuất, đánh giá % hoàn thành của các sản phẩm dở dang à Cung cấp số liệu cho bộ phận kế toán giá thành.
• Quản lý vật tư tiêu hao.
• Tỷ lệ hao hụt, phế phẩm.
• Thông tin quá trình chuyển giao sản phẩm giữa hai công đoạn với nhau.
• Kiểm soát, đánh giá chất lượng vật tư mua về (theo đề nghị mua vật tư).
• Đo lường và kiểm soát chất lượng thành phẩm.

Về vấn đề mua hàng, mua nguyên vật liệu:

• Lập dự trù hàng hóa, nguyên vật liệu dựa vào tồn kho dự trữ đã được phê duyệt và nhu cầu từ phận sản xuất.
• Ngoài ra, việc xác định chu kỳ, vòng quay hàng tồn kho để lên kế hoạch nhập hàng phù hợp cũng là yêu cầu cần thiết cho doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng phải xác định chu kỳ nhập theo từng loại vật tư, hàng hóa­­, nhu cầu sử dụng cụ thể để có thể đáp ứng theo yêu cầu sản xuất mà vẫn tiết kiệm được chi phí lưu kho, đặc biệt đối với các loại nguyên vật liệu, hàng hóa có chu kỳ nhập dài do nhập khẩu.
• Danh mục nhà cung cấp cũng cần được quản trị cụ thể theo từng loại vật tư,nguyên liệu. Đồng thời các yếu tố trong lịch sử mua hàng như giá, thời điểm, nhà cung cấp,… cũng cần được nắm rõ để hỗ trợ công tác đàm phán và mua hàng nhanh nhất có thể, rút ngắn thời gian để kịp thời phục vụ hoạt động sản xuất.
• Sau khi hoàn thiện các “Đề nghị mua hàng”, tiến hành hỏi hàng, thu thập báo giá và đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất theo các tiêu chí mà công ty đã xây dựng.
• Theo dõi tiến độ hàng về của những đơn hàng mua hàng hóa, nguyên vật liệu.
• Ngày dự kiến giao hàng (thông tin theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng)
• Địa điểm giao nhận, nhân viên giao nhận, phương thức thanh toán, phương thức vận chuyển…
• Theo dõi thông tin vận chuyển trên chứng từ nhập mua: Hãng vận tải, số công vận chuyển, số xe vận chuyển, đơn vị nhận hàng…
• Khi nhận được thông báo giao hàng từ nhà cung cấp, tiến hành lập các “thông báo/lệnh nhập hàng” xuống các bộ phận liên quan như: Phòng sản xuất, phòng Quản lý chất lượng, Kho… để sắp xếp nhân sự kiểm tra, đánh giá hàng hóa, nguyên liệu và tiến hành nhập mua.
• Song song đó, tiến hành lập hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp và chuyển cho kế toán tiến hành thanh toán.
• Sau quá trình mua và nhập hàng thành công, Bộ phận mua hàng tiến hành xếp hạng, đánh giá các nhà cung cấp làm căn cứ để lựa chọn, mua hàng để phục vụ cho các giao dịch tương lai.

Về vấn đề quản lý công việc trong kho:

• Tiếp nhận thông tin xuất nhập kho, thực hiện công tác xuất và nhập nguyên vật liệu, thành phẩm theo từng công đoạn.
• Thống kê nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dở dang ở các vị trí.
• Đảm bảo chất lượng và số lượng nguyên vật liệu xuất nhập kho
• Kiểm tra thường xuyên định mức tồn kho tối thiểu
• Sắp xếp, áp dụng quy tắc an toàn và phòng cháy chữa cháy trong kho
• Giải quyết các vấn đề liên quan đến yêu cầu của sản xuất, khách hàng
• Lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu, hàng và trình đến cấp trên xét duyệt
• Quản lý kho với các công việc như phân loại, sắp xếp hay theo dõi thông tin nguyên vật liệu và hàng hóa
• Quản lý kho hàng ở nhiều nơi khác nhau, nhiều chi nhánh khác nhau,
• Kiểm kê nguyên vật liệu, thành phẩm theo kỳ nhất định

Công việc thực hiện:

• Tìm kiếm và kiểm tra hàng hóa gặp nhiều khó khăn
• Đa phần các doanh nghiệp quản lý hàng hóa trong kho bằng việc ghi chép vào sổ sách hoặc nhập lên excel nhưng cả hai cách này đều tốn rất nhiều thời gian nhập liệu và khả năng xảy ra sai sót hay mất dữ liệu là rất lớn.
• Việc đảm bảo tồn kho một số lượng hàng hóa nhất định là yêu cầu bắt buộc của tất cả doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh không bị gián đoạn. Tuy nhiên, với cách quản lý bằng excel hay ghi chép thông thường thì chủ doanh nghiệp không thể cập nhật tức thì chính xác lượng tồn kho cao nhất, lượng tồn kho thấp nhất.
• Việc quản lý kho theo phương pháp cũ cũng khiến kết quả phân tích sự lưu chuyển của dòng hàng trong kho thiếu chính xác do không xác định được thứ tự tiêu thụ/ sử dụng các mặt hàng/nguyên vật liệu trong kho. Và chủ doanh nghiệp cũng không thể lập kế hoạch thanh lý hàng tồn kho thiếu tính xác thực do cơ sở dữ liệu về kho cập nhật chậm hoặc không chính xác.
• Vì không nắm bắt được tức thì số lượng hàng tồn kho mà doanh nghiệp bị đối thủ hớt tay trên hợp đồng lên đến 9 số 0 cung cấp trang thiết bị nhà tắm cho một dự án chung cư là một câu chuyện có thật.
• Nhà quản lý có thể thường xuyên vắng mặt tại công ty để đi gặp đối tác mở rộng quan hệ làm ăn nên rất cần các báo cáo về số lượng hàng tồn kho ngay tức thì mà không mất thời gian chờ đợi thủ kho, kế toán lập và gửi báo cáo. Đây là một nhu cầu chính đáng của người làm quản lý nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện được việc này.
• Doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát 3 khó khăn trên bằng việc sử dụng các phần mềm quản lý kho được liên kết với phần mềm kế toán. Việc quản lý hàng tồn kho theo cách này sẽ giúp doanh nghiệp:
  • Phân loại hàng hóa theo nhóm hàng, dễ tìm, dễ kiểm, dễ di chuyển/ xếp dỡ. Theo dõi chặt từng khâu xuất nhập hàng, số lượng hàng tồn trong kho,…
  • Đảm bảo đồng bộ số liệu giữa giá trị và hiện vật của từng mặt hàng tồn kho, giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp, giữa số liệu ghi trên sổ sách kế toán và số liệu thực tế trong kho.

Về vấn đề quản lý kinh doanh:

Phòng kinh doanh thường dùng phần mềm bán hàng, Excel với cấu trúc rời rạc phục vụ cho công việc của mình. Tuy vậy, Việc phối hợp, tổng hợp, thống kê, theo dõi tiến độ, Chỉ đạo, kiểm soát thông tin kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn:

• Mô tả công việc, thống kê việc thực hiện, chất lượng công việc gặp nhiều khó khăn?
• Việc phối hợp với các bộ phận khác gặp nhiều khó khăn?
• Quy trình doanh nghiệp chưa ổn định, dễ gây chồng chéo công việc giữa các bộ phận
• Phân cấp trong quản lý, các tài nguyên bảo mật khó được giải quyết do các công cụ, hệ thống hiện tại chưa giải quyết được dứt điểm như: Thông tin khách hàng, giá vốn, lợi nhuận, số liệu thống kê.

• Nhân viên thị trường, nhân viên kinh doanh thường nằm ở địa bàn tỉnh, thời gian ở công ty ít?
• Chính sách giá, chiết khấu, thưởng điểm với mức doanh số đại lý, khách hàng?
• Việc trả lời ngay khi khách hàng hỏi đặt sản phẩm có hay không thường bị lúng túng hoặc chậm chễ do phụ thuộc số liệu vào bộ phận khác báo cáo đôi khi thông tin thống kê không chính xác dẫn tới ảnh hưởng đến việc bán hàng.
• Việc xét duyệt, xử lý đơn hàng chậm chễ do không có hệ thống, hệ thống rời rạc, việc tác nghiệp, đánh giá gặp nhiều hạn chế dễ dẫn tới theo cảm tính.
• Thống kê theo chủng loại mặt hàng, ngành hàng, vùng tiêu thụ gặp nhiều khó khăn?
• Việc cập nhật thông tin đơn hàng (Chủng loại, đặc tính sản phẩm,sản lượng, thời gian thực hiện đơn hàng, phương tiện vận chuyển, địa điểm giao hàng), trạng thái đơn hàng, các điều khoản khác gặp nhiều khó khăn? Dẫn tới việc chuẩn bị các nguồn lực, nhân lực, kho bãi, điều độ sản xuất, điều độ vận tải không được tối ưu hóa.
• Theo dõi công nợ nhân viên kinh doanh, hạn mức công nợ đối với khách hàng, tỷ lệ thu hồi công nợ quá hạn/Số dư công nợ, …?
• Phân tích, theo dõi doanh số bán hàng của các đơn vị thành viên, các đại lý, nhân viên kinh doanh, ngành hàng, sản phẩm hàng hóa theo các thông tin đa chiều phục vụ mục đích điểu hành như: sản lượng, doanh số đăng ký và tình hình thực tế thực hiện như thế nào, tỷ lệ thực hiện bao nhiêu, … tại từng thời điểm gặp rất nhiều khó khăn?
• Xử lý các thông tin phản ánh, góp ý, đánh giá từ khách hàng gặp nhiều khó khăn?
• Các thủ tục trong giao dịch khách hàng sử dụng nhiều công cụ khác nhau, thiếu tính kế thừa, quy chuẩn,đồng bộ hay xảy ra sai sót và mất nhiều thời gian để xử lý (Biên bản giao hàng, đối chiếu công nợ, mẫu đơn hàng, báo giá, tài liệu khác).
• Phân tích bán hàng: Phân tích các thông tin số lượng bán/trả lại, giá trị bán/chiết khấu/hàng bán bị trả lại, giá vốn, lãi gộp.. theo nhiều tiêu chí (mặt hàng, khách hàng, bộ phận, nhân viên, hợp đồng,…).
• Tổng hợp, phân tích bán hàng các doanh nghiệp với khối lượng lớn dữ liệu đòi hỏi cần nhiều người thực hiện nhưng dữ liệu đôi khi không chính xác do quá trình thao tác, hay bị trễ, việc cập nhật lại không thường xuyên trong khi đó công việc ra quyết định mang tính tức thời, việc giải trình báo cáo cho các lãnh đạo đòi hỏi phải Offline.

Vấn đề nhân sự tiền lương

Nhân sự là nguồn lực quan trọng nhất trong doanh nghiệp, cũng là yếu tố quyết định sự thất bại hay thành công của doanh nghiệp, cho nên việc quản lý nhân sự sao cho tận dụng được tối đa sức mạnh của nguồn lực này vào sự phát triển của doanh nghiệp là thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Công việc này đòi hỏi tạo ra sự hài hoà giữa chủ doanh nghiệp và nhân viên, tính hiệu quả trong quá trình tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, cũng như tính đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp.

• Khó khăn trong việc theo dõi số liệu tuyển dụng
• Khó hài hoà các mối quan hệ trong nội bộ công ty
• Khó khăn trong việc quản lý hồ sơ nhân viên
• Khó khăn trong việc quản lý quá trình công tác nhân viên
• Khó khăn trong việc thống kê, đánh giá lao động
• Khó khăn trong việc tính toán lương, thưởng nhân viên

Hệ thống sẽ trả lời được các lý do dựa trên các báo cáo thống kê:

• Tạo sao dư thừa và thiếu hụt nhân sự?
• Tỷ lệ luân chuyển lao động tăng cao?
• …

Vấn đề kế toán tài chính

• Khó khăn trong việc kiểm soát dòng tiền các tháng
• Theo dõi chi tiết các khoản thu chi
• Khó khăn cho việc phân tích các loại giao dịch phát sinh tiền gửi theo từng ngân hàng
• Khó khăn cho việc lập kế hoạch chi tiêu theo ngày
• Khó khăn trong việc theo dõi các khoản vay ngân hàng
• Khó khăn trong việc theo dõi công nợ phải thu, phải trả nội bộ theo từng chi nhánh.
• Là bộ phận kế thừa toàn bộ dữ liệu phát sinh trong hệ thống.
• Đóng vai trò kiểm soát các hoạt động tài chính phát sinh tương ứng tới từng nghiệp vụ sản xuất kinh doanh.
• Kế toán giá thành dựa trên số liệu về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, cũng như số liệu thống kê dở dang để thực hiện tính giá thành.
• Khó khăn trong việc theo dõi các khoản mục phí, hạn mức chi phí
• Khó khăn trong việc hợp nhất số liệu giữa các đơn vị thành viên
• Các công việc chính trong quy trình:
  • Kế toán tiền mặt
  • Kế toán tiền ngân hàng
  • Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
  • Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
  • Kế toán hàng tồn kho
  • Kế toán tài sản và CCDC
  • Kế toán giá thành (tính giá thành theo từng công đoạn)
  • Kế toán thuế
  • Kế toán quản trị (Báo cáo quản trị)

A – MÔ HÌNH TỔ CHỨC CẬP NHẬT VÀ KHAI THÁC DỮ LIỆU HỆ THỐNG:

B – XỬ LÝ CÁC NGHIỆP VỤ ĐẶC THÙ:

QUẢN LÝ KẾ HOẠCH:

• Kế hoạch thu chi

•  Kế hoạch bán hàng

QUẢN LÝ BÁN HÀNG:

Quản lý đầy đủ các khâu trong quy trình bán hàng từ Báo giá –> Đơn hàng –>Xuất hàng –>Hóa đơn –>Thanh toán. Trợ giúp cho bộ phận kinh doanh – bán hàng, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách kịp thời, chính xác. Cung cấp nhiều tiêu chí phân tích bán hàng giúp nhà quản trị có cái nhìn đa chiều về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

• Quy trình bán hàng

• Giao diện bán hàng trên phần mềm

• ​Các công việc bán hàng, xuất khẩu được tiến hành tại văn phòng (trụ sở chính, các chi nhánh) và việc xuất hàng, giao hàng được tiến hành tại nhà máy, kho hàng. Do vậy, phần mềm cần giải quyết các yêu cầu cao về độ chính xác trong công tác xử lý đơn hàng/hợp đồng bán, tính liên tục trong quá trình xuất hàng.

• Tại văn phòng, nhân viên kinh doanh có thể kiểm soát và theo dõi sản lượng hàng hóa sản xuất (Thống kê sản xuất), tồn kho khả dụng (các sản phẩm có khả năng bán được). Tuy nhiên, ngoài các chức năng tự động của hệ thống thì trong quy trình vận hành, việc cập nhật số liệu thực hiện Realtime.
• Theo đó, công việc sản xuất thường diễn ra liên lục và cập nhật số liệu phải tức thời sản xuất của từng ngày để các bộ phận kinh doanh kế thừa, nắm bắt được sản lượng thực tế của ngày hôm đó => làm căn cứ xây dựng đơn hàng, làm lệnh xuất hàng.
• Sau khi Nhân viên kinh doanh hoàn thiện đơn hàng/hợp đồng và lập các “lệnh giao hàng” thì dữ liệu sẽ phải được hiển thị tức thời tại Kho, Kế toán nhà máy để lập các thủ tục giao hàng cho khách. Do vậy, ngoài yếu tố công nghệ hỗ trợ của phần mềm, phần cứng thì doanh nghiệp cũng cần trang bị hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin (Máy chủ, đường truyền internet ổn định, thiết bị mã vạch) để đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh.
• Tùy vào chính sách bán hàng của từng đơn vị việc kiểm tra hạn mức tín dùng, thanh toán khi xuất hàng nếu không đảm bảo tính khả thi hệ thống sẽ đưa ra các cảnh báo để người thực hiện và các cấp quản lý biết và có phương án phù hợp
• Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, hợp đồng bán (giao hàng đúng lượng, đúng hạn).

• Lập các thủ tục giấy tờ giao dịch với khách hàng:
  • Phiếu xuất giao hàng
  • Phiếu xuất hàng theo kho
  • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
  • Hóa đơn GTGT, Hóa đơn xuất khẩu (theo hình thức đặt in / tự in/ hóa đơn điện tử)

• Báo cáo phục vụ cho việc thống kê, phân tích số liệu kinh doanh:
  • Phân tích bán hàng: Phân tích các thông tin số lượng bán/trả lại, giá trị bán/chiết khấu/hàng bán bị trả lại, giá vốn, lãi gộp.. theo nhiều tiêu chí (mặt hàng, khách hàng, bộ phận, nhân viên, hợp đồng,…).
  • Phân tích doanh số bán hàng: Cho phép người dùng lựa chọn các tiêu chí làm dòng và cột báo cáo (mặt hàng, khách hàng, bộ phận, nhân viên, hợp đồng, ngày, tháng,…).
  • Báo cáo bán hàng so sánh giá bán thực và bảng giá: Báo cáo phân tích so sánh giá bán thực với bảng giá theo từng nhóm giá và chi tiết theo các đối tượng quản lý khác như nhân viên, khách hàng.
  • Tối ưu hóa hiệu quả trong công tác bán hàng, hỗ trợ nhân viên bán hàng có thể vừa nghe điện thoại của khách vừa kiểm tra được thông tin từ hệ thống thông qua các tiện ích: xem tồn kho tức thời của mặt hàng, tìm kiếm mặt hàng thay thế, ước tính giá bán dựa trên giá nhập đầu vào…
  • Phân tích theo chi nhánh, so sánh với kế hoạch thực hiện và so sánh với cùng kỳ trước.
  • Phân tích theo nhóm hàng, so sánh với kế hoạch thực hiện và so sánh với cùng kỳ trước
  • Phân tích theo nhân viên kinh doanh, so sánh với kế hoạch thực hiện và so sánh với cùng kỳ trước
  • Phân tích theo nhân viên kinh doanh, chi tiết theo các loại thép; so sánh với kế hoạch thực hiện và so sánh với cùng kỳ trước
  • Phân tích theo ngành hàng và chi nhánh. Chỉ tiêu số lượng và doanh thu tính theo bình quân
  • Phân tích số dư công nợ theo kỳ hạn nợ
  • Báo cáo nhanh số dư công nợ cuối theo từng chi nhánh
  • Phân tích đánh giá tỷ lệ công nợ và công nợ quá hạn so với doanh thu bán hàng theo nhân viên kinh doanh.
  • Biên bản tổng hợp công nợ: Lấy số liệu công nợ phần mềm theo từng khách hàng, để trắng các cột thực tế phục vụ công tác đối chiếu.
  • Báo cáo công nợ bình quân: Phân tích theo ngành hàng và chi nhánh. Chỉ tiêu số dư công nợ tính theo số bình quân hàng tháng.
  • Biên bản đối chiếu công nợ phải thu với khách hàng
  • Biên bản đối chiếu công nợ nội bộ giữa các chi nhánh

QUẢN LÝ MUA HÀNG

• Quy trình

• Chứng từ trên phần mềm

• Nghiệp vụ mua hàng do phòng Mua hàng (hoặc phòng Vật tư) thực hiện tùy theo mô hình cụ thể từng doanh nghiệp. Quá trình thực hiện liên kết chặt chẽ với các Khối, Bộ phận, Phòng ban trong doanh nghiệp. Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm vào Quản lý mua hàng cũng cần phải tách nhiệm vụ, phạm vi ứng dụng tại từng bộ phận, phòng ban.
• Xử lý đề nghị/yêu cầu mua: tại từng điểm sử dụng phần mềm (văn phòng, nhà máy, chi nhánh), Các bộ phận sẽ lập các loại “đề nghị/yêu cầu mua vật tư”.
• Khi được trưởng bộ phận phê duyệt sẽ căn cứ vào các yếu tố của vật tư (tồn tức thời, tồn khả dụng, dự trữ…) để phê duyệt các đề nghị mua, các đề nghị được phê duyệt, chấp nhận sẽ được hiển thị trên màn hình dữ liệu tại phòng Mua hàng tại Trụ sở/văn phòng.
• Tại phòng Mua hàng: Nhân viên mua hàng kiểm tra, phê duyệt các đề nghị/yêu cầu mua vật tư và tiến hành các quá trình: Tìm hàng hóa, thu thập báo giá, so sánh, lựa chọn báo giá để trình Ban Lãnh đạo công ty phê duyệt. Sau khi Lãnh đạo phê duyệt, phòng Mua hàng tiến hành lập các đơn hàng/hợp đồng (theo nhà cung cấp, báo giá đã được lựa chọn) để tiến hành mua hàng.
• Trước khi hàng về tới điểm giao hàng, phòng Mua hàng lập các “thông báo nhập hàng” tới các bộ phận liên quan để chuẩn bị về người, kho tàng, phương tiện vận tải, … phục vụ quá trình nhập kho. Khi Nhà cung cấp giao hàng đến kho, cán bộ phòng Mua hàng kết hợp với phòng Quản lý Chất lượng tiến hành kiểm tra hàng hóa. Nếu đạt tiêu chuẩn thì ký vào “Biên bản giao nhận hàng hóa” có chữ ký của Đơn vị giao hàng, bảo vệ nhà máy, phòng mua hàng/Quản lý Chất lượng và thủ kho sau đó tiến hành nhập kho. Nếu không đạt tiêu chuẩn, không cho nhập kho và trả hàng về Nhà cung cấp.
• Trên hệ thống, ngoài các bộ phận trực tiếp liên quan tới việc mua/nhập hàng thì các bộ phận đề nghị sẽ theo dõi được tiến độ, tình trạng nhập hàng để lập các “đề nghị mua hàng” để bộ phận kho tiến hành xuất vật tư.

QUẢN LÝ SẢN XUẤT:

Tại từng nghiệp vụ nhập xuất kho, phiếu thống kê… phần mềm xây dựng các luồng thông tin đầu vào, hỗ trợ người dùng cập nhật các nhóm đơn vị tính, đặc tính của nguyên liệu/bán thành phẩm/thành phẩm trong quá trình sản xuất như:

• Quy trình sản xuất

• Nhóm nguyên vật liệu chính: Đất sét, cao lanh, Feldspar, màu in, men in.
• Nhóm nguyên vật liệu phụ: Bao bì, Ballet và phụ kiện bao gói, ke góc
• Nhóm Gạch ốp lát: Gạch ốp lát – Kích thước 1580 xương G trắng men Matt, Gạch ốp lát – Kích thước 2540 xương C trắng men bóng,
• ….
• Thống kê sản xuất tại các công đoạn, phần mềm xử lý được các nghiệp vụ sau:
  • Thống kê số lượng sản phẩm hoàn thành theo từng công đoạn, từng ca làm việc, từng máy (chuyền) sản xuất.
  • Thống kê tiêu hao: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ, dầu, mỡ, hóa chất, điện.

• Các công đoạn sản xuất như sau:

QUẢN LÝ KHO:

• Quy trình

• Lập và in Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất lắp ráp và Phiếu nhập thành phẩm trực tiếp trên phần mềm.
• Quản lý vật tư theo nhiều đơn vị tính, bao gồm các đơn vị tính quy đổi (Thùng-Chai, Hộp – Viên – Kg…) và đơn vị tính không quy đổi (tấm gỗ – m3..), lưu hệ số quy đổi theo hai cách từ đơn vị gốc về quy đổi hoặc từ quy đổi về đơn vị gốc.
• Tự động tính giá vốn của hàng xuất theo nhiều phương pháp khác nhau: Đích danh, giá trung bình tháng, trung bình thời điểm, nhập trước xuất trước; theo từng kho hoặc không theo kho. Xử lý bài toán làm tròn 10/3 khi tính giá vốn trong trường hợp lượng hết, tiền còn.
• Xử lý các trường hợp tính giá vốn quay vòng, áp giá vốn tự động khi xuất lắp ráp, xuất điều chuyển kho, xuất chuyển đơn vị chi nhánh khác…
• Thống kê số liệu nhập xuất tồn theo nhiều chiều quản lý như: kho, vị trí trong bản đồ kho, palet, lô, ngành hàng, mặt hàng, chi tiết mã hàng, mã hàng đại diện cũng như các đối tượng quản lý khác.
• Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, máy chấm công, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác…
• Lưu các thông tin khác trên chứng từ thông qua việc attach, download các file tài liệu đính kèm.

THỐNG KÊ KHO

• Sử dụng song song 2 module Thống kê kho và Kế toán kho, phục vụ cho công tác quản lý cũng như đối chiếu số liệu giữa hai phần hành quản lý trên
• Hệ thống cho phép theo dõi chi tiết theo các đối tượng quản lý (Kho, Mã hàng, Vị Trí, Lô, kích thước, cuộn, chuyền, ca sản xuất, quy cách…)
• Có tính năng link với phần mềm kế toán hiện tại, nhằm:
  • Sử dụng chung danh mục từ điển.
  • Check chênh lệch các báo cáo kho của từng mã hàng, từng kho, từng lô, hiển thị màu sắc trực quan các dòng chênh lệch.
  • Search nhanh các mặt hàng có trong từng kho, từng vị trí?
  • Search nhanh vị trí chứa các mặt hàng gì? tồn bao nhiêu?
• Quy ước nguyên tắc theo dõi mã hóa, đối tượng quản lý:
  • Đối với các mã thành phẩm, vật tư, hàng hóa giữa định mức và thực tế: Quy chuẩn giống nhau để có thể so sánh được
  • Đối với thông tin chi tiết  của thành phẩm, vật tư, hàng hóa: Thông tin thống kê chi tiết nhất của thành phẩm đã qua từng công đoạn sản xuất; phục vụ cho việc kiểm soát kho.
  • Đối với thông tin quản lý cuộn, quy cách, ca….: sẽ được theo dõi trên các trường quản lý mở rộng.
• Thống kê số liệu nhập xuất tồn theo nhiều chiều quản lý như: kho, vị trí trong bản đồ kho, palet, lô, ngành hàng, mặt hàng, chi tiết mã hàng, mã hàng đại diện cũng như các đối tượng quản lý khác.
• Phân tích tuổi kho: Căn cứ vào các phiếu nhập xuất, chương trình xử lý và tính toán tuổi kho theo phương pháp FIFO cho từng vật tư. Mức tuổi kho do người dùng tự định nghĩa (< 30 ngày, 30-60 ngày, 60-90 ngày, > 90 ngày…)
• So sánh các chỉ tiêu phân tích kho giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này và kỳ trước
• Cập nhật kiểm kê định kỳ, tự động tạo các phiếu xuất khi có giá trị kiểm kê.
• Phát hiện và cảnh báo các lỗi logic lệch số liệu giữa kho và kế toán, lỗi logic kho vì lý do tăng/giảm không cùng đối tượng quản lý…
• Phân tích tồn kho theo kích thước, màu sắc, theo chi nhánh
• Đối chiếu giữa thủ kho và kế toán

• Phân tích theo ngành hàng và chi nhánh. Chỉ tiêu số lượng tồn và dư cuối tính theo bình quân
• Biên bản kiểm kê hàng hóa: Từ phần mềm kết xuất được số liệu kế toán, để trắng các chỉ tiêu còn lại phục vụ cho việc kiểm kê.
• Báo cáo tổng hợp hàng hóa: Phân tích số lượng bán, số lượng loại A1, Số lượng khách hàng, so sánh với số lượng bán năm liền kề theo từng kho, kích thước,mã màu, mã hàng.

• Phân tích tồn kho chi tiết/tổng hợp theo nhà máy, nhãn hiệu, kích thước, kho, loại hàng (A1, A2, A3). Số liệu được tổng hợp theo công thức đã thiết lập trên file excel lấy dữ liệu thô từ báo cáo tồn kho.
• Trường hợp xuất chuyển đơn vị cơ sở:
  • Trường hợp 1: Đơn vị xuất làm hóa đơn, đơn vị nhận làm phiếu nhập, giống trường hợp mua bán thông thường.
  • Trường hợp 2: Đơn vị xuất làm phiếu xuất chuyển, tự tạo phiếu nhập cho đơn vị nhận.
  • Mục đích: Giảm thiểu thao tác khi nhập liệu (Chương trình tự tạo phiếu nhập cho đơn vị nhận: Phiếu xuất chuyển giữa các kho, đơn vị chi nhánh. Khi tính giá vốn hàng xuất, phần mềm sẽ tính và up giá tự động trong các truờng hợp xuất điều chuyển kho, xuất chuyển giữa đơn vị chi nhánh.
• Xử lý được các trường hợp hàng hỏng, hàng xuất hủy được xử lý trên hệ thống.

QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ:

Quản lý nhân sự

• Quản lý thông tin nhân viên (Các thông tin trích ngang: Mã, họ tên, giới tính, ngày sinh, vị trí công tác, …)
• Loại hợp đồng, số hợp đồng đã ký, ngày ký, ngày hết hạn hợp đồng…
• Thông tin về số lượng người đăng ký giảm trừ gia cảnh

• Quản lý giao dịch nhân viên
• Quản lý hợp đồng lao động, quản lý thôi việc
• Quản lý quá trình thăng cấp, thuyên chuyển công tác
• Quản lý khen thưởng, kỷ luật
• Quản lý tuyển dụng
• Quản lý đào tạo
• Quản lý các thông tin khác

• Báo cáo nhân sự
• Báo cáo đánh giá năng lực nhân viên
• Quản lý tiền lương
  •  Quản lý các bảng khai báo: Phân ca, đăng ký nghỉ, làm thêm, …
  • Bảng chấm công

• Bảng lương
• Thuế thu nhập cá nhân
• Phiếu thanh toán lương

QUẢN LÝ TÁC NGHIỆP:

Quản lý hồ sơ tài liệu

Quản lý file tài liệu là môt module mới trên Meliasoft 2020 giúp cho việc lưu trữ, chia sẻ thông tin và tài liệu trên phần mềm. Tại đây, người dùng có thể quản lý dữ liệu theo dạng forder của window trên phần mềm.

• Chức năng Tải lên (Attach Files): Cho phép tải lên một hay nhiều file tài liệu ở mọi định dạng.
• Chức năng Tải về (Download): Cho phép tải về một file hoặc cả một thư mục chứa các file.
• Các chức năng Gửi đến (Send to), Rời đến (Move to), Chuyển tiếp (Forward): Cho phép sao chép hoặc di chuyển file đến một địa chỉ khác (có thể là đường dẫn hay thư mục mới) cũng như chuyển tiếp cho một user khác trên phần mềm.
• Các chức năng mở rộng khác: Lọc, sắp xếp, tìm kiếm…
• Sẵn sàng tích hợp với các module quản lý khác.

Quản lý giao diện chát

TÍNH NĂNG MỞ RỘNG CỦA HỆ THỐNG:

Kết nối hóa đơn điện tử

Sao lưu, backup số liệu tự động

• Thực hiện backup tự động và sao lưu dự phòng nhằm giảm thiểu rủi ro cho dữ liệu của doanh nghiệp.
• Không giới hạn số lượng máy trạm lấy dữ liệu dự phòng (theo phân quyền của admin)

Duyệt chứng từ trên hệ thống

• Nhằm mục đích Quản lý điều hành và tác nghiệp, phần mềm Meliasoft 2020 cung cấp tính năng duyệt chứng từ. Tại giao diện màn hình ngoài, chương trình hiển thị tất cả các công việc/chứng từ cần được các cấp quản lý duyệt đáp ứng đúng quy trình quản lý xây dựng.

• Hiển thị khối lượng chứng từ cần phải duyệt

• Trạng thái chứng từ trước và sau duyệt

Báo cáo giao diện website

• Chương trình có thể chạy hoàn toàn độc lập
• Chương trình phát triển trên nền tảng web, bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt và kết nối internet đều có thể sử dụng được

Tự động tạo chứng từ theo quy trình

BAN GIÁM ĐỐC

• Cung cấp cho Ban quản trị những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến sản xuất, kinh doanh của công ty.
• Lên các báo cáo so sánh, đánh giá dựa trên các chỉ tiêu phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
• Thông tin doanh nghiệp không đồng nhất, dẫn đến việc phân tích số liệu sai. Gây ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị. Việc áp dụng phần mềm vào trong quản trị sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp kiểm tra sức khỏe của doanh nghiệp tức thời, mà không mất nhiều thời gian để chờ tập hợp số liệu.
• Quản lý nhiều địa điểm khác nhau bao gồm nhà kho, nhà máy, và các chi nhánh có nguyên liệu/nguyên vật liệu phụ, bán thành phẩm, và thành phẩm, hàng hóa.
• Kiểm tra các thông tin theo thời gian thực của tất cả các nhà máy, các chinh nhánh dù đặt ở địa điểm nào, trong nước hay ngoài nước.
• Hệ thống giúp công ty giảm chi phí và tăng lợi nhuận khi tất cả các quy trình của doanh nghiệp được sắp xếp hợp lý, Công ty có thể xác định được những khoản rò rỉ trong hệ thống ERP. Ngoài ra ERP còn giúp công ty cải thiện việc quá trình mua sắm, kiểm soát hàng tồn kho, và dự báo nhu cầu mua sắm sắp tới, vv, về cơ bản hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện toàn bộ chuỗi cung ứng và làm nó phản ứng nhanh hơn.
• Theo thời gian những thay đổi các tính năng mới được bổ sung vào kinh doanh, với MELIASOFT Công ty có thể dễ dàng mở rộng.  Chính vì điều này, doanh nghiệp có thể thêm các chức năng mới, quy trình, bộ phận, và nhiều hơn nữa vào hệ thống ERP một cách dễ dàng.

BỘ PHẬN KINH DOANH

• Hỗ trợ việc làm việc làm báo giá, giá thành kế hoạch trên hệ thống
• Tối ưu việc tính toán và quy trình bán hàng
• Tích hợp được thông tin đặt hàng của khách Hàng, đơn hàng sẽ được thiết lập quy trình tự động giúp nhân viên nhận đơn hàng nhanh nhất, hỗ trợ việc bán hàng và nhập hàng hiệu quả.
• Phòng kinh doanh luôn có thông tin chính xác, tức thời về tiến độ sản xuất, tồn kho nhằm hỗ trợ tối ưu cho quá trình giao dịch, đàm phán bán hàng.
• Cập nhật và kiểm soát liên tục thông tin về quá trình xuất hàng và theo dõi vận chuyển, sản lượng giao nhận với khách hàng.
• Việc đồng nhất tên gọi và quy cách cho sản phẩm trong toàn hệ thống đảm bảo tính chính xác trong giao dịch về bán, xuất, nhập hàng trong toàn hệ thống.

BỘ PHẬN SẢN XUẤT

• Kết nối  phần mềm với các công đoạn sản xuất giúp tự động hóa quy trình sản xuất
• Luôn nắm được số liệu thống kê về các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất một cách nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ tối đa cho quá trình điều độ, giám sát sản xuất.
• Nhờ việc quản lý được nguồn gốc, chất lượng của nguyên vật liệu cũng như tỷ lệ sản phẩm lỗi tại từng máy, có thể quản lý được chất lượng từng sản phẩm và truy vết nguồn gốc khi phát hiện sản phẩm sai hỏng.
• Giảm thiểu và kiểm soát tốt tỉ lệ sản phẩm lỗi hỏng, đặc biệt việc hoạch định, tính toán nguyên vật liệu được thực hiện một cách hợp lý, hiệu quả…

BỘ PHẬN MUA HÀNG

• Giảm thiểu tối đa các giao dịch nội bộ liên quan tới quá trình mua và cung ứng vật tư.
• Giảm thiểu các sai sót liên quan đến các yếu tố về kỹ thuật, chất lượng, nguồn gốc của vật tư mua về.
• Giúp kiểm soát tốt nhất về chất lượng nhà cung cấp trong quá trình mua và nhập hàng.

BỘ PHẬN KHO

• Chủ động trong công tác quản lý, điều hành kho hàng liên quan tới vật tư và thành phẩm.
• Đáp ứng tốt cho công tác quản trị và đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận kho.
• Giảm thiểu thời gian thao tác và nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng

BỘ PHẬN KẾ TOÁN

• Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán.
• Hỗ trợ tối đa các công tác nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao như tính giá vốn, tính giá thành sản phẩm.
• Hỗ trợ tối đa trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống