Quy trình bán hàng

Tổng quan:

• Quản lý đầy đủ các khâu trong quy trình bán hàng từ Báo giá → Đơn hàng → Xuất hàng → Hóa đơn → Thanh toán. Trợ giúp cho bộ phận kinh doanh – bán hàng, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách kịp thời, chính xác. Cung cấp nhiều tiêu chí phân tích bán hàng giúp nhà quản trị có cái nhìn đa chiều về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Những điểm chính:

• Lập và in báo giá, đơn hàng, hóa đơn, phiếu hàng bán bị trả lại, phiếu thu tiền hàng theo quy trình.
• Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, hợp đồng bán (giao hàng đúng lượng, đúng hạn).
• Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT đầu ra, thuế TTĐB và tự động tính toán tiền chiết khấu bán hàng, giảm giá.
• Thiết lập và quản lý chính sách bán lẻ: chiết khấu, chương trình khuyến mại, quà tặng,… chi tiết tới từng vùng địa bàn, khách hàng, mặt hàng…
• Xây dựng phương án giá bán linh hoạt theo: mặt hàng, khách hàng, vùng/địa bàn, hình thức bán buôn/bán lẻ… Cho phép khai báo biên độ của giá bán, so sánh phân tích giá bán thực với giá bán niêm yết.
• Giám sát công nợ phải thu của khách hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, khách hàng, hợp đồng, nhân viên,…). Bù trừ công nợ giữa các khách hàng cũng như giữa các đối tượng quản lý chi tiết khác như nhân viên, bộ phận, sản phẩm, hợp đồng…
• In báo cáo: Phân tích bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo so sánh giá thực với bảng giá, Theo dõi đơn hàng bán, Báo cáo thời hạn giao hàng theo đơn hàng bán…

Hình 4. Quy trình nghiệp vụ bán hàng

Những điểm nổi bật:

• Quản lý việc cho phép/không cho phép xuất hàng âm; cảnh báo xuất âm, xuất vượt mức tồn kho tối thiểu.
• Tự động tính giá vốn của hàng xuất theo nhiều phương pháp khác nhau: đích danh, giá trung bình tháng, trung bình thời điểm, nhập trước xuất trước; theo từng kho hoặc không theo kho. Xử lý bài toán làm tròn 10/3 khi tính giá vốn trong trường hợp lượng hết, tiền còn.
• Xử lý các trường hợp tính giá vốn quay vòng, áp giá vốn tự động khi xuất lắp ráp, xuất điều chuyển kho, xuất chuyển cho đơn vị chi nhánh khác…

• Phân tích doanh số bán hàng theo mô hình cột, dòng với các tiêu chí lựa chọn đa dạng: Vùng miền, bộ phận, nhân viên, mặt hàng, giờ, ngày, tháng… cũng như các tiêu thức quản lý mở rộng khác.
• Tối ưu hóa hiệu quả trong công tác bán hàng, hỗ trợ nhân viên bán hàng có thể vừa nghe điện thoại của khách vừa kiểm tra được thông tin từ hệ thống thông qua các tiện ích: xem tồn kho tức thời của mặt hàng, tìm kiếm mặt hàng thay thế, ước tính giá bán dựa trên giá nhập đầu vào…

• Phân tích lãi lỗ bán hàng chi tiết đến từng mặt hàng, bao gồm lãi gộp và lãi cuối cùng sau khi tính toán phân bổ doanh thu, chi phí khác.
• So sánh các chỉ tiêu phân tích bán hàng giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.
• Tính toán khả năng chiếm dụng vốn của khách hàng với đơn vị. Cảnh báo số nợ vượt hạn mức tín dụng cho phép.
• Phân tích tuổi nợ. Tự động theo dõi hạn thanh toán hoặc người dùng định nghĩa, tính toán tuổi nợ trong hạn, quá hạn, khó đòi; Cho phép khai báo và tính toán lãi trước hạn, lãi quá hạn cho từng kỳ hạn nợ.

• Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, máy chấm công, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác …
• Lưu các thông tin khác trên chứng từ thông qua việc attach, download các file tài liệu đính kèm.
• Mở rộng các danh mục, các tiện ích, cảnh báo và báo cáo theo đặc thù từng doanh nghiệp.

Kế toán bán hàng – phải thu

Tổng quan:

• Phân hệ bán hàng – phải thu được xây dựng dựa trên quy trình bán hàng và quản lý công nợ. Trợ giúp bộ phận kinh doanh – bán hàng, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách kịp thời, chính xác. Cung cấp nhiều tiêu chí phân tích bán hàng giúp người quản lý nắm bắt tình hình tiêu thụ tức thời để đưa ra các quyết định kịp thời.

Những điểm chính:

• Lập và in các chứng từ trong phân hệ bán hàng trên phần mềm.
• Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT đầu ra, thuế tiêu thụ đặc biệt và tự động tính toán tiền chiết khấu, giảm giá.
• Xây dựng phương án giá bán linh hoạt theo: mặt hàng, khách hàng, vùng/địa bàn, hình thức bán buôn/bán lẻ…
• Giám sát công nợ phải thu của khách hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên, …).
• Bù trừ công nợ giữa các khách hàng cũng như giữa các đối tượng quản lý chi tiết khác như nhân viên, bộ phận, sản phẩm, hợp đồng…
• In báo cáo : Bảng kê hóa đơn bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết /Sổ tổng hợp phải thu của khác hàng, Đối chiếu công nợ…

Khai báo thông tin hàng hóa

Hóa đơn bán hàng và hóa đơn bán lẻ ( dành cho siêu thị, cửa hàng phân phối )

Một số báo cáo trong phân hệ bán hàng

Kế toán vốn bằng tiền

Tổng quan:

• Phân hệ vốn bằng tiền trên phần mềm cho phép lập kế hoạch và quản lý các khoản thu/chi/tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tiền vay một cách chặt chẽ, hiệu quả. Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về dòng tiền vào/ra giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và có kế hoạch cân đối thu chi hợp lý, kịp thời.

Những điểm chính:

• Lập và in phiếu thu/phiếu chi/báo có/báo nợ ngân hàng trên phần mềm.
• Lập và in đề nghị thanh toán cho kế hoạch chi tiền, theo dõi tiến độ thanh toán theo đề nghị chi tiết từng bộ phận, khoản mục…
• Theo dõi các khoản thu/chi tại các quỹ như rút, gửi, chuyển khoản, thanh toán công nợ, tạm ứng… chi tiết cho từng đối tượng, hợp đồng, công trình, khoản mục…
• Quản lý ngoại tệ: Tự động tính và hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ theo từng nghiệp vụ phát sinh. Đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho từng khoản mục có gốc ngoại tệ.
• In báo cáo: Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ chi tiết tài khoản, Bảng kê chứng từ đề nghị thanh toán…

Chứng từ đề nghị thanh toán liệt kê các khoản cần được thanh toán, hoàn trả cho từng đối tượng cụ thể. Các đề nghị thanh toán được duyệt là cơ sở để kế toán thực hiện phiếu chi, ủy nhiệm chi (giấy báo nợ) trên phần mềm.

Các chứng từ Phiếu chi, Ủy nhiệm chi (giấy báo nợ) theo dõi thanh toán theo đề nghị nào. Trên cơ sở đó, kế toán có thể tổng hợp thống kê các đề nghị thanh toán chưa được duyệt, đã được duyệt, đã được thanh toán.

Phiếu thu, Giấy báo có chọn thanh toán chi tiết theo từng hóa đơn bán hàng