Ngày nay các Doanh nghiệp đã đầu tư nhiều hơn vào việc ứng dụng công nghệ, phần mềm vào quản lý doanh nghiệp thay vì việc quản lý sổ sách bằng giấy tờ hoặc các công cụ thô sơ (Excel, Access, các ứng dụng nhỏ, phân tán). Các hệ thống phần mềm từ quản lý Quan hệ khách hàng – CRM, Quản trị bán hàng, Quản trị mua hàng, Quản trị tài chính kế toán hay đến cả một hệ thống ERP đều được đưa vào trợ giúp cho công tác quản lý ngày càng hiệu quả. Tuy nhiên, không phải tất cả các trường hợp triển khai phần mềm đều thành công, không phải mọi lợi ích của phần mềm mang lại đều phù hợp với nhu cầu ban đầu của nhà đầu tư. Bài viết này nhằm gợi ý một số vấn đề sai lầm trong đầu tư, triển khai phần mềm tại các doanh nghiệp.

1. Lựa chọn giải pháp và nhà cung cấp chưa phù hợp

• • Tâm lý sính ngoại của người Việt không chỉ thể hiện rõ trên việc lựa chọn các mặt hàng tiêu dùng mà ngay cả việc lựa chọn đầu tư hệ thống phần mềm cũng như vậy. Yếu tố về chất lượng phần mềm và kinh nghiệm triển khai dày dặn của các nhà cung cấp nước ngoài là điều không phải bàn cãi nhưng nhà đầu tư nên lưu ý yếu tố chi phí đầu tư cao ban đầu cũng như chi phí duy trì sử dụng phần mềm ở các giai đoạn sau này. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ và chấp nhận việc tuân thủ quy trình chặt chẽ, khắt khe của hệ thống và thiếu tính cập nhật phù hợp với một số thay đổi thường xuyên của các cơ quan quản lý Việt Nam (như Bộ lao động thương binh xã hội, Cơ quan thuế hay Bộ Tài Chính).

• • Quan điểm chỉ xem việc triển khai phần mềm là vấn đề của công nghệ cũng chưa đầy đủ, thể hiện sự nhìn nhận chưa đúng tầm quan trọng của vấn đề này. Ngoài mang yếu tố công nghệ, đảm bảo tính linh hoạt, tùy biến, xử lý khối lượng dữ liệu lớn, bảo mật… đây còn là cả một cuộc cách mạng về chuẩn hóa quy trình, phân quyền – phân nhiệm, thay đổi thói quen vận hành, rút gọn, tinh giảm và tối ưu hóa nguồn dữ liệu thông tin nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý, vận hành kinh doanh sản xuất.

• • Lựa chọn nhà cung cấp có giải pháp phần mềm ứng dụng nền tảng công nghệ phù hợp. Tôi muốn nhấn mạnh tính phù hợp của công nghệ chứ không hẳn là công nghệ mới nhất. Xu hướng người dùng hiện nay đa số là đòi hỏi ứng dụng web, công nghệ đám mây hay ứng dụng trên điện thoại. Tuy nhiên, lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp với phần hành mình cần quản lý, loại hình doanh nghiệp và việc phân tách ứng dụng cho người dùng cuối và người quản lý là việc vô cùng quan trọng. Nhu cầu của Doanh nghiệp cần trang bị quản lý đa phòng ban, từ khâu kinh doanh, mua hàng, tài chính và sản xuất lại muốn xây dựng trên WEB thì cần cân nhắc yếu tố phù hợp về vấn đề xử lý khối lượng dữ liệu lớn, đảm bảo tốc độ, bảo mật và tính linh hoạt kịp thời trong chỉnh sửa hệ thống.

• • Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm dựa trên kinh nghiệm, năng lực triển khai căn cứ quá trình họ hoạt động, phản hồi của khách hàng về giải pháp và dịch vụ. Lựa chọn nhà cung cấp dựa trên thời gian họ hoạt động, tôn chỉ kinh doanh và cũng cần quan tâm đến yếu tố văn hóa doanh nghiệp. Một đơn vị cung cấp dịch vụ họ hẳn chú trọng yếu tố nguồn nhân lực, tạo môi trường lành mạnh, sôi nổi cho nhân viên bởi họ hiểu tinh thần nhân viên gắn bó với công ty là động lực tận tâm công việc, phục vụ hết mình cho khách hàng. Lựa chọn này không chỉ là chọn lựa nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ mà còn là chọn lựa người bạn đồng hành đáng tin cậy, nhà tư vấn chuyên nghiệp, tận lực. Tuy nhiên, không ít các nhà đầu tư lại chỉ chú trọng vào chi phí mà quên mất yếu tố tin cậy – lâu dài.

2. Các vấn đề lưu ý để triển khai ERP thành công

• • Các dự án triển khai thành công, hiệu quả bắt buộc cần có người đứng đầu dự án. Đây là nhân sự đầu mối quyết định các nội dung triển khai, thậm chí việc thay đổi quy trình khi cần, điều phối nhân sự để phối hợp với đơn vị triển khai phần mềm hiệu quả. Rất nhiều các Doanh nghiệp thiếu nhân sự chủ chốt này nên khó khăn trong việc thống nhất nội dung các phòng ban, đánh giá tổng quan hay quyết định các vấn đề khi cần thiết. Điều này dẫn đến việc triển khai kéo dài, chồng chéo nội dung, không có người giám sát, đánh giá kịp thời.

• • Chưa chuẩn bị và đánh giá đúng mức về thời gian và nguồn lực thực hiện. Cần căn cứ mỗi khối lượng công việc của từng phần hành mà xác định thời gian hoàn thành phù hợp. Ngoài ra, doanh nghiệp đầu tư hệ thống cần có lộ trình rõ ràng trong việc xây dựng hệ thống để bố trí nhân sự hợp lý và chuẩn bị nguồn tài chính. Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu xây dựng một hệ thống ERP toàn diện nhưng cần xét năng lực triển khai nội bộ để sắp xếp, có thể chia ra nhiều giai đoạn để đạt trọng tâm, đánh giá, điều chỉnh phù hợp mỗi giai đoạn hoặc có thể áp dụng đồng bộ cùng lúc để mang tính hệ thống và tránh trùng lặp, chồng chéo do chia nhỏ việc triển khai. Điều này đòi hỏi không chỉ nội tại và góc độ năng lực doanh nghiệp mà còn ở yếu tố chọn đúng đối tác triển khai song hành đảm bảo đủ về năng lực và vai trò trong phần trước đã nêu.

• • Hệ thống phần mềm tối ưu hay không cũng chỉ là công cụ quản lý hiệu quả, còn chìa khóa dẫn đến thành công vẫn chính là việc chuẩn hóa quy trình, tinh giảm những rườm rà, kế thừa dữ liệu lẫn nhau và kiểm soát phân quyền chặt chẽ nhằm tiết kiệm chi phí, hoàn thành mục tiêu một cách nhanh chóng, đưa ra các quyết định mang tính chiến lược dựa trên dữ liệu có cơ sở. Hãy dành thời gian xây dựng và chuẩn hóa quy trình, thiết lập hệ thống danh mục từ điển khoa học, hợp lý và đặt ra rõ ràng đầu bài mình cần để việc triển khai được nhanh chóng, suôn sẻ.

• • Đưa ra những chỉ tiêu đánh giá cụ thể cho việc xây dựng hệ thống, doanh nghiệp càng rõ ràng bao nhiêu vấn đề triển khai và đánh giá hiệu quả triển khai càng dễ dàng bấy nhiêu. Hãy tránh tâm lý quá tham vọng trong việc xây dựng, triển khai phần mềm, bởi đây chỉ là một trong những yếu tố trợ giúp người dùng cuối, tham mưu cho nhà quản trị; vả lại việc đánh giá tính hiệu quả của ứng dụng phần mềm cũng mang tính chất lâu dài, không phải một sớm một chiều hay trên báo cáo kinh doanh của doanh nghiệp nhìn thấy được.

• • Yếu tố cuối cùng tôi muốn nhắc đến, đó chính là sự phối hợp, dung hòa giữa 03 đối tượng: nhà quản trị, người dùng cuối và đơn vị triển khai. Cần phân tích chi tiết để đáp ứng nhu cầu nhà quản trị, đòi hỏi thông tin trên hệ thống nhập liệu phải chi tiết, đơn vị triển khai phải tối ưu hóa nhập liệu sao cho thuận tiện nhất, ràng buộc để giảm thiểu thiếu sót. Người nhập liệu đòi hỏi tốc độ nhập liệu nhanh, truy xuất dễ dàng, linh hoạt trong sử dụng đòi hỏi ban quản trị lựa chọn giải pháp tối ưu đáp ứng nhu cầu cho người dùng cuối. Để đi đến thành công cho mỗi dự án, đó chính là sự phối hợp, cân bằng lợi ích của đôi bên, là việc đặt niềm tin và khẳng định bằng năng lực, tâm huyết của đơn vị đầu tư hệ thống và đơn vị triển khai phần mềm.