Hiện nay, Hệ thống ERP được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Hệ thống này giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề quản lý to lớn. Hãy theo dõi bài viết này của Meliasoft để hiểu thêm về giải pháp ERP trong quản lý doanh nghiệp.
Hệ thống ERP trong doanh nghiệp là phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong quản trị, vận hành các dự án, nhân lực và các nguồn tài nguyên khác. Thay vì nhà quản trị phải giám sát, triển khai công việc một cách thủ công thì phần mềm ERP sẽ tự động giúp doanh nghiệp quản lý và thực hiện các quy trình một cách hiệu quả, chính xác nhất.
Hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP
Sử dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích khác nhau:
Doanh nghiệp (Enterprise) được hiểu là một tổ chức kinh tế, sở hữu tài sản và tên riêng. Các doanh nghiệp này có trụ sở giao dịch cố định và được cấp giấy phép kinh doanh theo quy định của pháp luật. Hệ thống ERP sẽ liên kết các phòng ban, các bộ phận chức năng của doanh nghiệp tích hợp vào một hệ thống máy tính duy nhất. Ngoài ra, hệ thống này còn giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập và sử dụng, kiểm soát công việc trong giới hạn quyền của mình.
Resource (Nguồn lực)
Nguồn lực (Resource) của hệ thống ERP bao gồm các yếu tố như: Tài chính, nhân lực, vật lực, tài nguyên phần mềm, phần cứng, dữ liệu mà người dùng có thể truy cập và sử dụng. Khi doanh nghiệp lựa chọn cách xây dựng ERP vào trong hoạt động thì phải đồng nghĩa với việc biến tất cả nguồn lực thành tài nguyên, nhằm mục đích:
Tất cả phòng ban, bộ phận trong công ty có thể khai thác tối đa toàn bộ nguồn lực phục vụ cho quá trình làm việc của mình.
Theo dõi, cập nhật thường xuyên, nhanh chóng và chính xác các thông tin về nguồn lực của doanh nghiệp để từ đó các nhà quản trị có thể dễ dàng tối ưu.
Planning được hiểu là khả năng xây dựng chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp. Với việc lên chiến lược, các doanh nghiệp có thể thực hiện dự báo, tính toán, lập kế hoạch sản xuất, thu mua, cung ứng,… một cách khoa học, hiệu quả. Việc này cũng hạn chế các sai sót xảy ra trong quá trình kinh doanh, triển khai chiến lược của doanh nghiệp. Các tính năng của giải pháp công nghệ hiện đại ERP có thể thay thế những phần mềm riêng lẻ như: Phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho, chăm sóc khách hàng,…
Ứng dụng ERP là một giải pháp tối ưu, mang lại hiệu quả và lợi ích cho doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm riêng biệt với những đặc thù công việc khác nhau. Trong quá trình quản lý vận hành thì một doanh nghiệp cần phải đối mặt với nhiều khó khăn thử thách khác nhau để đưa doanh nghiệp phát triển. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp một số trường hợp sau đây thì nên tiến hành triển khai áp dụng hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP vào vận hành:
Nếu doanh nghiệp đang gặp phải từ 6 đến 7 trường hợp kể trên thì đã đến lúc cần tìm kiếm một nhà cung cấp ERP. Hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề tồn tại trong quá trình quản lý và vận hành.
| Trước khi áp dụng ERP | Sau khi áp dụng ERP |
| Số lượng hàng hóa tồn kho lớn, tốc độ tiêu thụ đầu ra chậm, phát sinh nhiều chi phí cho quy trình sản xuất, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. | Khâu bán hàng và phân phối được kết hợp uyển chuyển, làm tăng hiệu quả kinh doanh. Doanh nghiệp có thể dễ dàng trích xuất dữ liệu, nhanh chóng xử lý việc đánh giá, kiểm tra các vấn đề, định hướng phát triển. |
| Vận hành theo phương thức thủ công gây nhiều khó khăn về vấn đề giấy tờ lưu trữ lớn, mức phải sai sót, dẫn đến những hư hại không mong muốn. | Trình độ công nghệ thông tin của các nhân viên được nâng cao, cải thiện, củng cố hạ tầng công nghệ, củng bộ và đồng bộ. |
| Không đồng bộ trong việc kiểm soát các khâu sản xuất đến xử lý đơn hàng, hạch toán dẫn đến gia tăng các phí sản xuất, lưu kho, hàng tồn kho. | Hoạt động quản lý được tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng, kịp thời nhờ vào hệ thống ERP. |
| Nhu cầu bàn giao công việc giữa các phòng ban được tiến hàng thủ công nên mất nhiều thời gian, công suất nhưng dữ liệu khó được đồng bộn, dễ gây thất thoát. | Kết nối nhà phân phối với hệ thống quản lý, nâng cao hiệu quả làm việc. |
Việc áp dụng hệ thống ERP vào quy trình hoạt động đã giúp cho Vinamilk tạo được bước đệm đột phá cho doanh nghiệp tiến xa hơn trong quy trình kinh doanh. Từ đó, ta có thể thấy, hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo được hiệu quả hoạt động, khẳng định vị thế thương hiệu tại thị trường trong nước và quốc tế.
| Trước khi áp dụng ERP |
Sau khi áp dụng ERP |
| Sử dụng phần mềm Excel để quản lý nên không đáp ứng được các phát sinh nhu cầu giám sát |
Sau khi triển khai dùng hệ thống ERP tối ưu việc quản lý giúp người đứng đầu có thể cập nhật báo cáo tình trạng hàng tồn và bán ra cùng doanh thu một cách tức thời. |
| Gây khó khăn quản lý ca làm cho nhân viên khi quy mô doanh nghiệp mở rộng |
Công việc quản lý bán hàng, khách hàng, tài chính kế toán, nhân sự… được thực hiện hiệu quả và thuận lợi hơn. |
|
Đơn giản hóa các quy trình, thủ tục, tăng trải nghiệm của khách hàng. |
|
|
Quản lý bao quát tình hình hoạt động của các cửa hàng Thế giới di động trên toàn quốc. |
|
|
Cập nhật và đồng nhất các chính sách khuyến mãi cho các chi nhánh nhanh chóng, chính xác. |
|
| Quá trình mua hàng được xử lý, tránh tình trạng xếp hàng chờ đợi. | |
|
Hệ thống giúp lưu trữ tổng hợp thông tin khách hàng thành dữ liệu nội bộ quý giá cho doanh nghiệp. |
Từ thành công của Thegioididong, chúng ta có thể nhận thấy lợi ích to lớn từ việc triển khai nền tảng quản trị đồng bộ. Một kinh nghiệm từ case study triển khai ERP của Vinamilk đó là doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp chuyển đổi số tổng thể, toàn diện thay vì triển khai một phần mềm riêng lẻ. Với việc áp dụng một giải pháp toàn diện, doanh nghiệp có thể tăng trưởng đồng bộ, năng suất và năng lực tăng cao và tiết kiệm chi phí tối đa.
| Trước khi áp dụng ERP |
Sau khi áp dụng ERP |
| Quản lý nhân sự bằng Excel gặp nhiều khó khăn, người quản trị không theo dõi nhân sự trên cùng hệ thống cũng như không thể hoàn thiện báo cáo đánh giá |
Bộ phần nhân sự được đồng bộ được hệ thống báo cáo giúp người quản lý hoạch định được quá trình tuyển dụng, phân bổ. |
| Cách thức chấm công không thống nhất. Quá trình tính lương phức tạp, không tránh được sự bất đồng từ nội bộ |
Nghiệp vụ chấm công và tính lương được chi trả chính xác và hỗ trợ quyết toán thuế khi đến hạn. |
| Công thức tính bảo hiểm phức tạp, chồng chéo |
Giúp công ty giải quyết những khó khăn trong nghiệp vụ quản lý bảo hiểm xã hội. |
TH True Milk đã thành công trong việc sử dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Từ case study của TH True Milk, ta nhận thấy tầm quan trọng và cần thiết của việc chuyển đổi toàn diện, đồng bộ như quản lý thông tin, tính lương, chấm công, tiền bảo hiểm, xã hội,… Nếu doanh nghiệp chỉ triển khai ERP với phần mềm nhân sự thì khi chuyển giao thông tin cho bộ phận kế toán và các vị trí liên quan khác sẽ gặp khó khăn vì thiếu sự đồng nhất kho dữ liệu. Vì vậy, doanh nghiệp cần có sự đồng bộ trong việc quản lý nhân sự và kế toán trên cùng một hệ thống ERP.
Hiện có hai hình thức áp dụng hệ thống quản trị ERP vào doanh nghiệp là trên đám mây và tại chỗ.
Nếu bạn đang phân vân không biết triển khai hệ thống quản trị ERP vào doanh nghiệp theo hình thức nào thì có thể tham khảo các bước đánh giá sau đây:
Bước 1 – Đánh giá
Trao đổi với tất cả thành viên lãnh đạo về ERP để đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ cách bạn đánh giá nhà cung cấp.
Bước 2 – Tạo bản đánh giá
Xác định rõ những ưu, nhược điểm, những điều doanh nghiệp đang làm tốt và những vấn đề đang gặp phải, các yếu tố cần thay đổi một cách chính xác nhất
Bước 3 – Thiết lập tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn này được để đánh giá nhà cung cấp bao gồm tính năng, giá cả, nền tảng, những tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp cho rằng quan trọng cần đánh giá.
Bước 4 – Hẹn lịch tư vấn
Tiến đến, bạn hãy sắp xếp lịch cuộc gọi hoặc gặp mặt trực tiếp hoặc bản giới thiệu trực tiếp với đơn vị cung cấp đang được xem xét. Bạn hãy nhớ ghi lại những ấn tượng về từng công ty và sự khác biệt giữa các nhà cung cấp.
Bước 5 – Tạo danh sách rút gọn
Khi đã hoàn thành trao đổi với các bên nhà cung cấp thì lúc này bạn đã có những sự lựa chọn cho doanh nghiệp của mình. Bạn hãy rút gọn danh sách còn 2 đến 3 nhà cung cấp mà bạn muốn tiếp tục liên hệ.
Bước 6 – Liên hệ
Liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn để tìm hiểu về sản phẩm họ sẽ cung cấp cho doanh nghiệp.
Bước 7 – Lập ra danh sách câu hỏi về những vấn đề băn khoăn
Đặt ra các câu hỏi mà bạn cần làm rõ với nhà cung cấp là điều cần thiết giúp hai bên làm việc và hợp tác hiệu quả.
Bước 8 – Kiểm tra tham chiếu nhà cung cấp
Khi đã quyết định được nhà cung cấp thì bạn nên trao đổi với các công ty đã triển khai hệ thống ERP từ nhà cung cấp đó. Bạn hãy tìm hiểu về những trải nghiệm của công ty đó đối với ERP từ nhà cung cấp này về những trải nghiệm tích cực, tiêu cực, những điều họ mong muốn, mức độ hài lòng của họ về sản phẩm… Bạn thu thập được càng nhiều thông tin thì sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định cuối cùng.
Sau khi đã chốt nhà cung cấp, bạn hãy dành thời gian tìm hiểu toàn bộ dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Hãy nhớ liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp để đối chiếu các dấu mốc quan trọng và xây dựng biểu đồ tiến trình thành công khi sử dụng ERP.
Phần mềm ERP Meliasoft là một phần mềm đang được nhiều doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam lựa chọn như Công ty cổ phần công nghiệp Á Mỹ, Hà Thanh Group, Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Bất động sản HUDLAND… Hệ thống ERP này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý toàn diện trên nền tảng điện toán đám mây. Khi triển khai ERP của Meliasoft, các nhà quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ còn có thể kiểm soát được các nguồn lực của doanh nghiệp từ đó đưa ra phương pháp tối ưu hiệu quả nhất. Dưới đây là một số tính năng của hệ thống ERP của Meliasoft đang được nhiều khách hàng yêu thích:
Hệ thống ERP của Meliasoft tạo nên sự thống nhất, đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Dữ liệu giữa các phòng ban được liên kết, chia sẻ, cập nhật dễ dàng. Vì vậy, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trao đổi, nắm bắt thông tin để cộng tác làm việc nhóm dễ dàng.
