Quy trình mua hàng
Tổng quan:
- Phân hệ quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khâu trong quy trình mua hàng bắt đầu từ nhu cầu mua hàng đến lập kế hoạch, cập nhật báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng mua, phiếu nhập mua đồng thời quản lý công nợ chi tiết cho từng nhà cung cấp, từng hợp đồng, đơn hàng mua một cách đầy đủ và chính xác.
Những điểm chính:
- Lập và in đề nghị mua hàng, đơn hàng mua, phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển – dịch vụ, phiếu chi trả nhà cung cấp, phiếu bù trừ công nợ theo quy trình.
- Phân bổ chi phí mua, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu cho các mặt hàng (theo giá trị / số lượng).
- Theo dõi, hạch toán tự động tính thuế GTGT, thuế tiêu thụ, thuế nhập khẩu theo tờ khai hải quan.
- Giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên, …)
- Bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp cũng như giữa các đối tượng quản lý chi tiết khác như nhân viên, bộ phận, sản phẩm, hợp đồng…
- In báo cáo: Báo cáo lựa chọn nhà cung cấp, Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào, Tổng hợp nhập kho, Tổng hợp vận chuyển bốc dỡ lắp đặt hàng mua, Theo dõi đơn hàng mua, Báo cáo thời hạn giao hàng theo đơn hàng mua…
Hình 1. Quy trình nghiệp vụ mua hàng
Những điểm nổi bật:
- Phân tích mua hàng theo nhiều tiêu chí (nhà cung cấp, nhân viên mua, lô hàng, bộ phận, hình thức mua, mặt hàng, đơn hàng…)
- So sánh các chỉ tiêu phân tích mua hàng giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.
- Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, hợp đồng mua (giao hàng đúng lượng, đúng hạn).
- Phân tích tuổi nợ. Tự động theo dõi hạn thanh toán hoặc do người dùng định nghĩa, tính toán tuổi nợ trong hạn, quá hạn, khó đòi; khai báo và tính toán lãi trước hạn, lãi quá hạn cho từng kỳ hạn nợ.
- Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, máy chấm công, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác …
- Lưu các thông tin khác trên chứng từ thông qua việc attach, download các file tài liệu đính kèm.
- Mở rộng các danh mục, các tiện ích, cảnh báo và báo cáo theo đặc thù từng doanh nghiệp.
Báo cáo của chương trình phân tích số liệu mua hàng theo nhiều tiêu chí như nhà cung cấp, bộ phận, nhân viên, vật tư, lô hàng . . .
Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng mua trên từng vật tư cả về mặt lượng và thời hạn giao hàng.
