Quy trình mua hàng

Tổng quan:

• Phân hệ quản lý mua hàng​ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khâu trong quy trình mua hàng bắt đầu từ nhu cầu mua hàng đến lập kế hoạch, cập nhật báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng mua, phiếu nhập mua đồng thời quản lý công nợ chi tiết cho từng nhà cung cấp, từng hợp đồng, đơn hàng mua một cách đầy đủ và chính xác.

Những điểm chính:

• Lập và in đề nghị mua hàng, đơn hàng mua, phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển – dịch vụ, phiếu chi trả nhà cung cấp, phiếu bù trừ công nợ theo quy trình.
• Phân bổ chi phí mua, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu cho các mặt hàng (theo giá trị / số lượng).
• Theo dõi, hạch toán tự động tính thuế GTGT, thuế tiêu thụ, thuế nhập khẩu theo tờ khai hải quan.
• Giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên, …)
• Bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp cũng như giữa các đối tượng quản lý chi tiết khác như nhân viên, bộ phận, sản phẩm, hợp đồng…
• In báo cáo: Báo cáo lựa chọn nhà cung cấp, Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào, Tổng hợp nhập kho, Tổng hợp vận chuyển bốc dỡ lắp đặt hàng mua, Theo dõi đơn hàng mua, Báo cáo thời hạn giao hàng theo đơn hàng mua…

Hình 1. Quy trình nghiệp vụ mua hàng

Những điểm nổi bật:

• Phân tích mua hàng theo nhiều tiêu chí (nhà cung cấp, nhân viên mua, lô hàng, bộ phận, hình thức mua, mặt hàng, đơn hàng…)
• So sánh các chỉ tiêu phân tích mua hàng giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.
• Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, hợp đồng mua (giao hàng đúng lượng, đúng hạn).
• Phân tích tuổi nợ. Tự động theo dõi hạn thanh toán hoặc do người dùng định nghĩa, tính toán tuổi nợ trong hạn, quá hạn, khó đòi; khai báo và tính toán lãi trước hạn, lãi quá hạn cho từng kỳ hạn nợ.
• Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, máy chấm công, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác …
• Lưu các thông tin khác trên chứng từ thông qua việc attach, download các file tài liệu đính kèm.
• Mở rộng các danh mục, các tiện ích, cảnh báo và báo cáo theo đặc thù từng doanh nghiệp.

Báo cáo của chương trình phân tích số liệu mua hàng theo nhiều tiêu chí như nhà cung cấp, bộ phận, nhân viên, vật tư, lô hàng . . .

Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng mua trên từng vật tư cả về mặt lượng và thời hạn giao hàng.

Kế toán mua hàng – phải trả

Tổng quan:

• Phân hệ mua hàng – phải trả được xây dựng dựa trên quy trình mua hàng và quản lý công nợ. Cho phép quản lý việc mua hàng với nhiều tiêu thức khác nhau và theo dõi các khoản nợ phải trả của từng đối tượng, hợp đồng, đơn hàng… Trợ giúp các nhà quản lý lập kế hoạch mua hàng, thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp được đầy đủ, đúng thời gian và chính xác.

Những điểm chính:

• Lập và in các chứng từ trong phân hệ mua hàng trên phần mềm.
• Phân bổ chi phí mua, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu cho các mặt hàng (theo giá trị / số lượng).
• Theo dõi, hạch toán tự động tính thuế GTGT, thuế tiêu thụ, thuế nhập khẩu theo tờ khai hải quan.
• Giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên, …)
• Bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp cũng như giữa các đối tượng quản lý chi tiết khác như nhân viên, bộ phận, hợp đồng…
• In báo cáo: Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào, Tổng hợp nhập kho, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ tổng hợp vận chuyển bốc dỡ, Sổ chi tiết phải trả người bán, Sổ tổng hợp phải trả cho người bán…

Chứng từ nhập mua

Chứng từ chi phí vận chuyển

Phiếu chi, Ủy nhiệm chi chọn thanh toán chi tiết theo từng phiếu nhập mua

Một số báo cáo trong phân hệ mua hàng

Kế toán vốn bằng tiền

Tổng quan:

• Phân hệ vốn bằng tiền trên phần mềm cho phép lập kế hoạch và quản lý các khoản thu/chi/tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tiền vay một cách chặt chẽ, hiệu quả. Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về dòng tiền vào/ra giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và có kế hoạch cân đối thu chi hợp lý, kịp thời.

Những điểm chính:

• Lập và in phiếu thu/phiếu chi/báo có/báo nợ ngân hàng trên phần mềm.
• Lập và in đề nghị thanh toán cho kế hoạch chi tiền, theo dõi tiến độ thanh toán theo đề nghị chi tiết từng bộ phận, khoản mục…
• Theo dõi các khoản thu/chi tại các quỹ như rút, gửi, chuyển khoản, thanh toán công nợ, tạm ứng… chi tiết cho từng đối tượng, hợp đồng, công trình, khoản mục…
• Quản lý ngoại tệ: Tự động tính và hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ theo từng nghiệp vụ phát sinh. Đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho từng khoản mục có gốc ngoại tệ.
• In báo cáo: Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ chi tiết tài khoản, Bảng kê chứng từ đề nghị thanh toán…

Chứng từ đề nghị thanh toán liệt kê các khoản cần được thanh toán, hoàn trả cho từng đối tượng cụ thể. Các đề nghị thanh toán được duyệt là cơ sở để kế toán thực hiện phiếu chi, ủy nhiệm chi (giấy báo nợ) trên phần mềm.

Các chứng từ Phiếu chi, Ủy nhiệm chi (giấy báo nợ) theo dõi thanh toán theo đề nghị nào. Trên cơ sở đó, kế toán có thể tổng hợp thống kê các đề nghị thanh toán chưa được duyệt, đã được duyệt, đã được thanh toán.

Phiếu thu, Giấy báo có chọn thanh toán chi tiết theo từng hóa đơn bán hàng