Chức năng Quản lý tài liệu hay Thư mục người dùng giúp người dùng quản lý, chia sẻ được hồ sơ, dữ liệu và tài liệu cần thiết liên quan đến công việc cho nhiều user khác một cách dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện mang tính bảo mật cao.

Click chuột phải, bạn có thể thêm được thư mục mới.

Nhập thông tin tên thư mục.

Trong một thư mục gốc, bạn có thể thêm được nhiều thư mục con bên trong.

Click chuột phải, bạn có thể thực hiện các chức năng trong danh sách hiện ra.

Click chuột phải chọn Đổi tên (F2) hoặc bạn sử dụng phím F2 trên bàn phím để đổi tên thư mục.

F8 – Xóa thư mục hoặc Click chuột phải chọn Xóa thư mục.

Bạn có thể chuyển thư mục này sang làm thư mục con của 1 thư mục khác bằng cách click chuột phải chọn Rời đến. Thao tác này tương tự với Cắt – Dán.

Click chuột phải chọn Tải lên để thêm tệp (tài liệu) cần lưu trữ, quản lý cho thư mục.

Bạn chọn file cần tải lên.

Bạn có thể chọn Người nhận hoặc không. Không chọn người nhận mặc định tất cả mọi người có thể nhận và xem được tài liệu được gửi nhưng không có thông báo file được gửi tới Mail hoặc tin nhắn trên giao diện của phần mềm Meliasoft. Ngược lại, chỉ ai được nhận mới được xem thông tin và nội dung của file.

Ctrl+A: Chọn tất, Ctrl+U: Bỏ chọn hết tất cả người nhận. Spacebar để chọn và bỏ chọn người nhận.

Bạn có thể thêm Nội dung gửi cho file đính kèm (nếu muốn).

Bạn thao tác tương tự để tải lên tài liệu khác.

Với những file có dung lượng lớn, phần mềm hỗ trợ bạn tính khoảng thời gian cần Attach file đến lúc hoàn thành một cách tương đối.

Tên của file bao gồm nội dung gửi + Ngày giờ gửi giúp người dùng dễ dàng quản lý file.

Click chuột phải để xem các thuộc tính của file.

Tại đây, bạn có thể xem thông tin người gửi, thời gian gửi cũng như dung lượng của file. Bạn có thể “Tải file về” nếu muốn.

Hoặc Xóa file.

Tích chọn nếu không muốn hiển thị file trên Hộp thư đến nữa (Đã đọc).

Chọn Chuyển tiếp file tới user khác.

Hoặc Xóa file.

Chọn Giao dịch nếu muốn chat hoặc trao đổi thông tin liên quan của file đến user khác.

Gửi đến: Copy file chuyển tới 1 thư mục khác.

Những ai nhận được file sẽ có thông báo ở Thư đến trên giao diện chính của phần mềm Meliasoft.

Lưu ý: Chỉ Admin và người gửi file mới có quyền xóa file, thư mục tạo ra và gửi lên.

Các file được Tải lên mang tính bảo mật cao, các file này sẽ được lưu và mã hóa trong Database thành nhiều file nhỏ hơn đảm bảo cho quá trình Tải lên, Tải về không bị gián đoạn trong trường hợp mạng không được ổn định.

Ngoài ra, chương trình còn lưu vết nhật ký xóa. Bạn có thể tìm kiếm được các thông tin xóa và User xóa thư mục, file trên thanh Melia Search.

Enter – Xem nội dung xóa.

Tại đây, bạn có thể xem thông tin chi tiết thư mục, ngày giờ xóa, ai là người xóa,…

Kỹ thuật có thể kiểm tra các file được tải lên qua bảng lưu dữ liệu.