’Made in Japan’’ là cụm từ rất đơn giản nhưng có giá trị vô cùng to lớn, hầu hết các sản phẩm có nguồn gốc từ Nhật đều được tín nhiệm và trở thành lựa chọn của người tiêu dùng, vì chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt mà họ nhận được. Hơn thế nữa Nhật Bản được biết đến là nước có năng suất lao động cao bậc nhất thế giới. Đằng sau sự thành công này chính là những bí quyết quản trị doanh nghiệp đơn giản được đúc kết trong chính quá trình vận hành công ty của mỗi doanh nhân Nhật. Vậy những bí quyết quản trị đó là gì?

Quản trị theo phương pháp 50 – 50

Các công ty Nhật chịu ảnh hưởng sâu sắc của truyền thống làm việc tập thể. Mọi thành viên đều bình đẳng và giúp đỡ lẫn nhau. Vì thế, họ không muốn chỉ áp dụng đẳng cấp dọc bằng cách ban ra các mệnh lệnh từ cấp trên xuống. Công ty Nhật thích chú trọng vào “nemawashi” (tạo dựng sự đoàn kết) và “ringi” (chia sẻ quyền ra quyết định). Họ mong muốn mọi quyết định đều được đưa ra từ các cuộc tranh luận thẳng thắn, trong đó nhà quản lý phải đạt được sự ủng hộ nhiệt tình từ nhân viên cấp dưới.

Người Nhật tin rằng những người có khả năng đóng góp tốt nhất cho công việc hằng ngày đang nằm ở tuyến đầu, nghĩa là những người trực tiếp va chạm với công việc và biết rõ điều gì là tốt nhất cho công ty. Không phải những lãnh đạo cấp trên mà phải là những người ở ngoài mặt trận mới hiểu cần làm gì để cải thiện hiệu suất công ty trên từng khía cạnh nhỏ nhất.

Áp dụng phương pháp Horenso để tối ưu hoá giao tiếp trong doanh nghiệp

Phương pháp Horenso là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: báo cáo (Report), renraku: cập nhật (update) và sodan: thảo luận/tham vấn (discuss/brainstorm)

Horenso là phương pháp thường được các công ty Nhật áp dụng trong quá trình đào tạo nhân viên mới như một phần trong quá trình định hướng đào tạo. Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.

Masao Nemoto, cựu giám đốc điều hành tập đoàn Honda, đã khuyến cáo các nhà quản trị doanh nghiệp: “Một trong những chức năng quan trọng của người quản trị là thực hiện tốt sự phối hợp giữa bộ phận của mình với những bộ phận khác” và tạo ra Quy trình làm việc hiệu quả, tạo nên mối liên kết giữa các bộ phận với nhau, giảm tối đa các thao tác thừa. Việc áp dụng Horenso sẽ giúp cho doanh nghiệp giúp tối ưu hoá giao tiếp trong doanh nghiệp từ đó nên có thể nâng cao hiệu quả phối hợp tốt giữa các bộ phận, phòng ban, giữa nhân viên với nhau và giữa sếp với nhân viên.

Liên tục đổi mới: Áp dụng phương pháp Kaizen trong quản lý doanh nghiệp

Kaizen là một trong các giá trị cốt lõi trong triết lý quản lý của hầu hết các doanh nghiệp Nhật Bản, nó mang ý nghĩa: “Không có quy trình sản xuất, kinh doanh nào là tuyệt đối hoàn hảo nhưng nó có thể luôn được cải tiến”.

Kaizen trong thực tế có nghĩa là tất cả các thành viên trong tất cả các bộ phận của tổ chức luôn ý thức câu hỏi: “có phương thức nào hiệu quả hơn hiện tại không?” và luôn tìm tòi nó. Triết lý này luôn được xuất phát từ đội ngũ quản lý và thấm nhuần vào từng người công nhân. Kaizen cũng đòi hỏi việc thiết lập các mục tiêu và đối tượng rõ ràng. Nó tập trung vào việc xây dựng thái độ làm việc tích cực và sáng tạo, tập trung vào những gì nên được thực hiện chứ không phải là những gì có thể được thực hiện.

Tận dụng tốt sức mạnh của mục tiêu rõ ràng

Doanh nghiệp Nhật Bản rất biết cách tạo ra các mục tiêu rõ ràng, họ hiểu rõ được sức mạnh của nó và đặc biệt kiểm soát rất tốt tổ chức để đạt được mục tiêu. Trong doanh nghiệp Nhật, mục tiêu được phân cấp rất rõ ràng theo mô hình doanh nghiệp, giúp cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp biết mình cần làm gì và cái đích cuối cùng là gì, đóng góp gì cho sự phát triển to lớn của doanh nghiệp. Từ đó phát huy được sức mạnh tập thể để làm nên những đế chế hùng mạnh.

Ứng dụng công nghệ từng bước một

Doanh nghiệp Nhật Bản chú trọng công nghệ, điều đó đã được chứng minh qua sự thành công của rất nhiều doanh nghiệp lớn của Nhật như Toyota, Hitachi,…Sự thành công đến từ việc các doanh nghiệp Nhật luôn có chiến lược rõ ràng, ứng dụng công nghệ từ bước một. Nghiên cứu chỉ ra rằng, 70% doanh nghiệp Nhật Bản chọn cách chuyển đổi số từng bước 1, ứng dụng những công nghệ đơn giản để bộ máy nhân sự có thể thích nghi được và cải tiến dần để sau cùng có được bước phát triển nhảy vọt.

Là một ứng dụng chat dành cho doanh nghiệp, Chatwork đã áp dụng thành công cho hơn 281,000 Doanh nghiệp Nhật Bản và các nước khác. Với nền tảng tích hợp công cụ giao tiếp chuyên dụng, cơ cấu nhóm chat điều chỉnh phù hợp với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp tích hợp với tính năng giao việc giúp các doanh nghiệp tạo ra một môi trường giao tiếp hiệu quả, các nhà quản lý có thể nắm bắt kịp thời các vấn đề pháp sinh, hiểu các ý kiến đóng góp của nhân viên, linh hoạt điều chỉnh và cải tiến công việc kịp thời để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

Chatwork – nền tảng chat chuyên dụng dành riêng cho doanh nghiệp giúp các nhà quản lý và CEO giải quyết được các vấn đề trên dựa trên giải pháp cấu trúc nhóm chat một cách có hệ thống và linh hoạt theo mô hình doanh nghiệp. Đồng thời áp dụng phương pháp HORENSO – phương pháp giao tiếp mà bất cứ người Nhật nào cũng được đào tạo khi đi làm để tối ưu hoá việc giao tiếp và ứng dụng công nghệ vào giao tiếp.