Đây là một câu hỏi mà nhiều lãnh đạo doanh nghiệp từng chia sẻ.
Công ty tuyển được những người có năng lực.
Đội ngũ làm việc chăm chỉ.
Các phòng ban đều hoàn thành công việc của mình.
Thế nhưng sau mỗi quý nhìn lại, năng suất gần như không thay đổi.
Chi phí quản lý tăng.
Khối lượng công việc tăng.
Nhưng kết quả không tăng tương ứng.
Vậy vấn đề nằm ở đâu?
________________________________________
Người giỏi vẫn có thể lãng phí phần lớn thời gian
Hãy quan sát một nhân viên văn phòng trong một ngày làm việc.
Buổi sáng:
• Mở email để tìm hợp đồng.
• Vào Zalo để hỏi thông tin khách hàng.
• Mở Excel để kiểm tra giá.
• Đăng nhập ERP để xem đơn hàng.
• Gọi điện xác nhận với kho.
Buổi chiều:
• Nhập lại dữ liệu từ Excel vào ERP.
• Chỉnh sửa báo cáo.
• Gửi file qua email.
• Chờ phòng khác phản hồi.
• Cập nhật lại số liệu vì dữ liệu đã thay đổi.
Trong 8 giờ làm việc, rất nhiều thời gian không dành cho công việc tạo ra giá trị.
Mà dành cho việc tìm kiếm, đối chiếu và nhập liệu lặp đi lặp lại.
________________________________________
Doanh nghiệp đang tối ưu con người, nhưng chưa tối ưu quy trình
Khi hiệu quả giảm, phản ứng đầu tiên thường là:
• Tuyển thêm nhân sự.
• Tăng KPI.
• Tăng giám sát.
• Tăng số lượng báo cáo.
Nhưng nếu quy trình vẫn giữ nguyên, doanh nghiệp chỉ đang làm cho nhiều người cùng thực hiện những công việc không cần thiết.
Ví dụ:
• Một thông tin khách hàng được nhập ba lần ở ba hệ thống khác nhau.
• Một đơn hàng phải qua bốn người chỉ để xác nhận cùng một nội dung.
• Một báo cáo mất hàng giờ tổng hợp dù dữ liệu đã tồn tại trong hệ thống.
Đây không phải vấn đề của con người.
Đây là vấn đề của quy trình.
________________________________________
Năng suất không đến từ việc làm nhanh hơn
Năng suất thực sự đến từ việc loại bỏ những công việc không cần làm.
Một doanh nghiệp vận hành hiệu quả sẽ luôn đặt câu hỏi:
• Có thể tự động hóa bước này không?
• Có thể bỏ bớt thao tác này không?
• Có thể nhập dữ liệu một lần và sử dụng ở nhiều nơi không?
• Có thể để hệ thống tự kiểm tra thay vì con người đối chiếu không?
Mỗi thao tác được loại bỏ chỉ mất vài giây.
Nhưng khi nhân lên hàng nghìn giao dịch mỗi tháng, doanh nghiệp tiết kiệm được hàng trăm giờ làm việc.
________________________________________
Chuyển đổi số không phải là đưa mọi thứ lên phần mềm
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần triển khai ERP là quy trình sẽ tự động tốt hơn.
Thực tế không phải vậy.
Nếu chỉ chuyển quy trình thủ công lên phần mềm, doanh nghiệp vẫn giữ nguyên những điểm nghẽn cũ.
Giá trị của chuyển đổi số nằm ở việc:
• Chuẩn hóa quy trình trước.
• Kết nối dữ liệu giữa các phòng ban.
• Loại bỏ thao tác trùng lặp.
• Tự động hóa các công việc lặp lại.
• Để nhân viên tập trung vào những công việc cần tư duy và ra quyết định.
________________________________________
Công nghệ chỉ phát huy giá trị khi giải quyết đúng vấn đề
Trong nhiều dự án triển khai thực tế, điều doanh nghiệp cần không phải là thêm thật nhiều chức năng.
Điều quan trọng hơn là hệ thống giúp giảm bớt những công việc không tạo ra giá trị.
Đó cũng là cách Meliasoft được định hướng phát triển.
Không chỉ là một hệ thống ERP lưu trữ dữ liệu.
Mà là một nền tảng giúp doanh nghiệp:
• Kết nối dữ liệu bằng API.
• Cho phép điều chỉnh quy trình nhanh với No-code/Low-code.
• Tự động hóa các tác vụ lặp lại bằng Robotics.
• Hỗ trợ nhập liệu bằng AI.
Khi công nghệ phục vụ quy trình thay vì tạo thêm quy trình mới, hiệu quả vận hành sẽ được cải thiện một cách bền vững.
________________________________________
Kết luận
Một doanh nghiệp phát triển không nhất thiết phải tuyển thêm nhiều người.
Điều quan trọng hơn là giúp những người đang có dành nhiều thời gian hơn cho công việc tạo ra giá trị.
Khi nhân viên không còn phải tìm kiếm tài liệu, nhập đi nhập lại dữ liệu hay chờ đợi giữa các phòng ban, doanh nghiệp sẽ nhận ra rằng năng suất không tăng vì mọi người làm việc vất vả hơn.
Mà vì hệ thống đã giúp họ loại bỏ những việc không cần phải làm.
