Thị trường ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) tại Việt Nam, mặc dù còn non trẻ, nhưng đã chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ trong những năm gần đây, phản ánh nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp về một giải pháp quản lý hiệu quả và toàn diện. Tuy nhiên theo những chuyên gia hàng đầu về chuyển đổi số nhận định rằng, khoảng 60% các dự án triển khai hệ thống ERP tại Việt Nam không đạt được mục tiêu đề ra hoặc phải đối mặt với các vấn đề nghiêm trọng trong quá trình triển khai. Con số này không chỉ phản ánh những khó khăn và thách thức mà các doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt khi áp dụng công nghệ quản lý tiên tiến, mà còn là lời nhắc nhở về tầm quan trọng của việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thực hiện chuyển đổi. Vậy đâu là những rào cản chính khi triển khai một hệ thống ERP và làm thế nào các doanh nghiệp Việt Nam có thể vượt qua chúng?
Thứ nhất, doanh nghiệp chưa nhận thức đúng về ERP và chưa sẵn sàng thay đổi.
Có không ít doanh nghiệp khi thấy các doanh nghiệp khác triển khai ERP nên cũng muốn thực hiện cho đơn vị mình, cứ nghĩ triển khai ERP là sẽ tốt hơn chứ chưa hiểu rõ ERP là gì? ERP có lợi ích gì? ERP áp dụng như thế nào để phù hợp với doanh nghiệp của mình? Các yếu tố cần và đủ để có thể triển khai?… Sự thiếu hiểu biết này không chỉ hạn chế khả năng nhận thức về lợi ích thực sự mà ERP mang lại mà còn tạo ra sự ngần ngại trong việc đầu tư vào một hệ thống phức tạp cũng như đòi hỏi sự thay đổi lớn trong cách thức quản lý và vận hành công việc hàng ngày.
Để ERP phát huy được hết khả năng, không chỉ cần có sự đầu tư về mặt tài chính mà còn cần một sự thay đổi lớn trong văn hóa doanh nghiệp và quy trình làm việc. Nhiều doanh nghiệp chưa sẵn sàng cho sự thay đổi này, đặc biệt là khi có thể phải từ bỏ các quy trình làm việc truyền thống mà họ đã quen thuộc và áp dụng trong nhiều năm. “Chưa sẵn sàng” cũng có thể sẽ chuyển hóa thành “Sự kháng cự”, bởi mỗi nhân sự trong hệ thống đều phải thay đổi tư duy, thay đổi quy trình, thay đổi thao tác và có khi phải thay đổi cả vị trí làm việc.
Thứ hai, hạn chế về nguồn lực.
Nói đến việc triển khai hệ thống ERP, điều mà nhiều doanh nghiệp thường nghĩ đến chính là chi phí đầu tư cao, đặc biệt là với những giải pháp từ các nhà cung cấp hàng đầu của nước ngoài như SAP, Oracle, hoặc Microsoft Dynamics. Không những vậy, mỗi hệ thống ERP đều sẽ có yêu cầu đầu tư đồng bộ vào hạ tầng công nghệ thông tin, bao gồm phần cứng máy chủ máy trạm, hệ thống mạng và thiết bị bảo mật… Thay vì cân nhắc một hệ thống ERP nước ngoài với chi phí rất cao, nhiều doanh nghiệp Việt Nam bắt đầu tìm kiếm các giải pháp thay thế hiệu quả về mặt chi phí từ thị trường trong nước. Các giải pháp ERP của Việt Nam như Bravo, Meliasoft, ITG, Fast… đang dần nhận được sự quan tâm lớn nhờ vào khả năng cung cấp các dịch vụ tương đương với một mức chi phí thấp hơn đáng kể. Điều này không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng tài chính cho các doanh nghiệp trong quá trình triển khai mà còn đáp ứng được nhu cầu quản trị doanh nghiệp một cách toàn diện, phù hợp với điều kiện kinh tế và văn hóa doanh nghiệp tại Việt Nam, từ đó giúp quá trình áp dụng và tùy chỉnh trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Thứ ba, không đánh giá đúng tầm quan trọng của khâu khảo sát, tư vấn và lập kế hoạch.
Khảo sát sẽ giúp nhà cung cấp ERP nắm bắt rõ thực trạng và nhu cầu của doanh nghiệp, là cơ sở để đề ra các giải pháp tối ưu, phù hợp với quy mô và ngành nghề kinh doanh. Việc bỏ qua hay xem nhẹ khâu khảo sát và tư vấn khiến doanh nghiệp có nguy cơ lựa chọn một giải pháp không phù hợp, dẫn đến việc lãng phí nguồn lực và thời gian, cũng như không đạt được hiệu quả mong muốn từ việc triển khai ERP.
Một kế hoạch triển khai rõ ràng, chi tiết không chỉ bao gồm lộ trình công việc mà còn xác định các mục tiêu cụ thể, nguồn lực cần thiết, và các bước kiểm soát rủi ro. Không có kế hoạch hoặc kế hoạch sơ sài có thể dẫn đến việc triển khai mất phương hướng, vượt quá ngân sách và thời gian dự kiến. Kế hoạch triển khai cũng giúp đảm bảo sự tham gia và cam kết từ tất cả các bên liên quan, từ lãnh đạo đến nhân viên, và là cơ sở để đánh giá hiệu quả của dự án ERP. Do đó, việc dành thời gian và nguồn lực để lập kế hoạch chi tiết ngay từ giai đoạn đầu sẽ giúp tối ưu hóa quá trình triển khai và đảm bảo sự thành công của dự án.
Thứ tư, hàng loạt những khó khăn trong khâu chuyển giao.
Chưa quan tâm đến đào tạo tập trung: Đích đến cuối cùng của giải pháp ERP là người dùng tận dụng được nguồn lực công nghệ và tối ưu hiệu quả công việc cá nhân lẫn hệ thống. Chính vì vậy nếu thiếu một chương trình đào tạo tập trung cho nhân sự hệ thống sẽ gây lãng phí nguồn lực đáng kể. Khi nhân viên không được trang bị đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết, họ có thể sử dụng hệ thống sai cách hoặc không hiệu quả, dẫn đến sai sót trong quản lý dữ liệu, làm chậm quy trình làm việc và thậm chí gây rủi ro cho an toàn thông tin. Hơn nữa, việc phải dành thời gian và nguồn lực sau này để sửa chữa những sai lầm đó có thể vượt xa chi phí ban đầu dành cho việc đào tạo đúng đắn.
Chuyển giao hệ thống trong khi vẫn phải duy trì công việc hàng ngày: Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tìm ra sự cân bằng giữa việc triển khai hệ thống mới và duy trì hiệu suất công việc, khi mà nhân viên phải vừa học cách sử dụng hệ thống mới vừa tiếp tục thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao hàng ngày. Điều này khiến nhân viên cảm thấy chán nản và căng thẳng, đặc biệt nếu như quá trình chuyển giao diễn ra trong nhiều tháng. Các chuyên gia thường đưa ra lời khuyên về việc cần thiết lên kế hoạch phân chia quá trình triển khai thành các giai đoạn nhỏ, thử nghiệm và áp dụng từng phần, có thể giúp giảm bớt sự ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày. Ngoài ra, việc thiết lập một hệ thống dự phòng hoặc song song trong giai đoạn chuyển đổi cũng là một giải pháp hữu ích để đảm bảo rằng công việc kinh doanh có thể tiếp tục mà không bị ảnh hưởng bởi các vấn đề kỹ thuật hoặc sai sót trong quá trình triển khai dự án ERP.
Chi phí phát sinh trong quá trình chuyển giao: Mặc dù mục đích của các công ty khi triển khai hệ thống quản trị mới là cắt giảm chi phí và tinh gọn bộ máy quản lý, tuy nhiên thực tế quá trình triển khai lại có thể làm gia tăng chi phí trong một giai đoạn nhất định, đặc biệt trong thời gian chuyển giao hệ thống. Các chi phí được kể đến ở đây như gia tăng thiết bị, đào tạo bổ sung nhân viên, yêu cầu tùy chỉnh hệ thống ngoài hợp đồng,… Chi phí phát sinh không chỉ tác động đến ngân sách của dự án mà còn có thể làm thay đổi cả tiến độ triển khai và kết quả cuối cùng. Thiết lập kế hoạch dự phòng chi tiết và linh hoạt, xây dựng hệ thống giám sát và báo cáo chi tiết… là những biện pháp giúp doanh nghiệp nhận diện sớm các chi phí phát sinh và từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp, giảm thiểu chi phí chung một cách đáng kể.
Thứ năm, sự quyết tâm và kiên định của lãnh đạo doanh nghiệp.
Và cuối cùng, người đứng đầu đóng vai trò quyết định đối với sự thành công của hệ thống ERP, đặc biệt khi dự án đối mặt với những thách thức đã nêu trên. Lãnh đạo cần phải hiểu rõ tầm quan trọng và lợi ích lâu dài mà ERP mang lại, để từ đó truyền cảm hứng và định hướng cho toàn thể tổ chức. Lãnh đạo cũng cần phải đặc biệt kiên định trong việc giữ vững hướng đi, đồng thời phải linh hoạt trong việc áp dụng các biện pháp hỗ trợ nhân viên tiếp nhận hệ thống mới. Bằng cách thể hiện rõ ràng mục tiêu cuối cùng và lợi ích mà ERP mang lại cho tổ chức, lãnh đạo sẽ không chỉ giải quyết được các vấn đề ngắn hạn mà còn định hình được tương lai lâu dài cho doanh nghiệp.
Tóm lại thì việc triển khai hệ thống ERP đòi hỏi một sự hiểu biết sâu sắc về những thách thức có thể phát sinh, đặc biệt là khi xem xét đến lĩnh vực hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi ngành nghề đều có những yêu cầu và quy trình riêng biệt, từ đó ảnh hưởng đến mức độ phức tạp và cách tiếp cận trong việc triển khai ERP. Nhưng nhìn chung thì việc chuẩn bị kỹ lưỡng về các nguồn lực, chia nhỏ giai đoạn triển khai và lựa chọn các module phù hợp theo từng giai đoạn, kiên định với mục tiêu và duy trì sự quyết tâm cho toàn bộ tổ chức… là những giải pháp cốt lõi để vượt qua những thách thức kể trên. Ngoài ra, lựa chọn đối tác công nghệ tốt cũng là một chìa khóa quan trọng, không chỉ cung cấp một giải pháp ERP phù hợp mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình, tạo điều kiện cho việc triển khai trở nên suôn sẻ, giúp doanh nghiệp nắm bắt được giá trị thực sự mà ERP mang lại.
