I. Quản lý Cân đối nguồn lực:
Để đáp ứng nhu cầu đơn hàng dựa trên thông tin về năng lực và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp (lượng hàng tồn, định mức, máy móc thiết bị, nhân công cùng một số yếu tố khác…), chương trình sẽ hoạch định ra nguồn lực tối ưu nhất cho sản xuất. BOM (Bill of material) cung cấp thông tin hữu ích kịp thời, giúp tận dụng tốt các nguồn lực, đảm bảo tối ưu hóa các hoạt động trong chuỗi cung ứng (Supply change).
Đầu vào của BOM dựa trên thông tin về năng lực và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp:
- Lập đơn hàng đặt ra nhu cầu: mặt hàng, số lượng, thời gian giao hàng
- Khai báo định mức vật tư, nguyên vật liệu và các yếu tố sản xuất khác (nhân công, sản xuất chung) trong kết cấu sản phẩm của từng công đoạn sản xuất cùng tỷ lệ hao hụt (nếu có).
- Thời gian chờ mua, chờ sản xuất cho từng sản phẩm, công đoạn (list time); đây là cơ sở tính toán tổng thời gian sản xuất so với ngày dự kiến giao hàng.
- Dựa trên khả năng đáp ứng của kho đến thời điểm sản xuất: tồn kho thực tế của thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu; tính toán đến các lệnh sản xuất đang thực hiện và kế hoạch đã được xác nhận.
- Dựa trên năng lực sản xuất thực tế (nhân lực, máy móc thiết bị…)
Chương trình sẽ hoạch định ra nguồn lực tối ưu nhất cho sản xuất thông qua trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu đơn hàng không?
- Nguyên vật liệu cần cho sản xuất là bao nhiêu? Cần mua thêm bao nhiêu và khi nào cần mua?
- Các yếu tố nhân lực, máy móc thiết bị và các yếu tố khác?
- Từ đó làm cơ sở cho việc thiết lập nhu cầu mua hàng và lập kế hoạch sản xuất theo phân xưởng, tổ, đội …
Ngoài ra chương trình có khả năng xử lý linh hoạt các vấn đề khác liên quan:
- Huỷ đơn hàng
- Khách hàng đặt thêm hàng
- Sản xuất theo lô, mẻ
- Sản xuất đáp ứng nhu cầu tối thiểu của kho
- …
II. Quản lý quy trình mua hàng
Quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khâu từ nhu cầu mua hàng đến cập nhật báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng mua, phiếu nhập mua đồng thời quản lý công nợ chi tiết cho từng nhà cung cấp, đơn hàng mua một cách đầy đủ và chính xác.
- Phiếu nhập mua có thể lấy dữ liệu từ đơn hàng mua
- Nếu không lập đơn hàng mua mà nhập kích thước trên Phiếu nhập mua để chương trình tạo mô tả chi tiết
Báo cáo lựa chọn nhà cung cấp:
- Chất lượng hàng
- Thời gian giao hàng
- Hạn mức công nợ (số tiền, thời gian).
- Dựa trên đánh giá bằng điểm số trên báo cáo, phần mềm đưa ra gợi ý giúp người quản trị quyết định việc lựa chọn nhà cung cấp nào.
- Các báo cáo theo dõi tiến độ đơn hàng mua
III. Quản lý quy trình kho
Phân hệ quản lý kho cung cấp một bức tranh toàn cảnh về tình hình nhập xuất tồn kho tại công ty, hỗ trợ tối đa mục tiêu kiểm soát và giảm thiểu tiền chết tại kho thông qua việc thống kê chính xác, tối ưu về hạn mức kho cũng như thời gian lưu kho.
Quy trình
Những điểm chính:
- Lập và in Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất lắp ráp và Phiếu nhập thành phẩm trực tiếp trên phần mềm
- Đơn vị tính gốc m vuông, đơn vị tính khác: Chu vi (Hình chữ nhật, hình tròn), Quản lý đơn vị tính quy đổi: Số tấm, dài, rộng, mét dài; theo dõi số lượng khác: Số tấm.
- Quản lý kho DC: Theo dõi cách kích thước đã cắt ra từ tấm nguyên khổ, hệ thống có tính năng tính toán check kho tự động những nguyên vật liệu phù hợp từ lệnh sản xuất nhằm quản lý chi tiết nhất có thể để tận dụng trong sản xuất và giảm chi phí nằm tại kho;
- Quản lý việc cho phép/không cho phép xuất hàng âm; xuất vượt mức tồn kho tối thiểu.
- Tự động tính giá vốn của hàng xuất theo nhiều phương pháp khác nhau có thể theo từng kho hoặc không theo kho. Xử lý bài toán làm tròn 10/3 khi tính giá vốn trong trường hợp lượng hết, tiền còn. Xử lý các trường hợp tính giá vốn quay vòng, áp giá vốn tự động khi xuất lắp ráp, xuất điều chuyển kho, xuất chuyển đơn vị chi nhánh khác…
- Các báo cáo thống kê: Bảng kê phiếu nhập/phiếu xuất/hóa đơn.., Thẻ kho, Bản đồ kho, In mã vạch, In Palet, Tổng hợp nhập xuất tồn
- Thống kê số liệu nhập xuất tồn theo nhiều chiều quản lý như: kho, vị trí trong bản đồ kho, palet, lô, mặt hàng, mã hàng đại diện cũng như các đối tượng quản lý khác.
- Phân tích tuổi kho: Căn cứ vào các phiếu nhập xuất, chương trình xử lý và tính toán tuổi kho theo phương pháp FIFO cho từng vật tư. Mức tuổi kho do người dùng tự định nghĩa (< 30 ngày, 30-60 ngày, 60-90 ngày, > 90 ngày…)
- So sánh các chỉ tiêu phân tích kho giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này và kỳ trước
- Phát hiện và cảnh báo các lỗi logic lệch số liệu giữa kho và kế toán, lỗi logic kho vì lý do tăng/giảm không cùng đối tượng quản lý…
- Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác…
- Lưu các thông tin khác trên chứng từ thông qua việc attach, download các file tài liệu đính kèm.
Quy trình kho nhập xuất các kho
- Xuất NVL từ kho nguyên khổ sang kho kế hoạch (sau BOM)
- Nhập đầu thừa NVL từ sản xuất về kho kế hoạch
- Xuất chuyển NVL đầu thừa từ kho kế hoạch về kho tận dụng
- Xuất chuyển NVL từ kho tận dụng sang kho kế hoạch (sau BOM)
- NVL đầu thừa nhập lại từ sản xuất sau khi vào kho tận dụng trở về lô trắng
- Sau kho BOM có thể chuyển đầu thừa vào 1 lô mới cho sản xuất
- Thực hiện phiếu xuất kho tương tự Xuất chuyển NVL từ kho nguyên khổ sang kho kế hoạch
Quy trình nhập xuất kho thành phẩm
- Nhập kho bán thành phẩm khi hoàn thành từng công đoạn sản xuất.
Quy ước nguyên tắc theo dõi mã hóa, đối tượng quản lý:
- Với đặc tính là nguyên vật liệu đi vào các công đoạn sản xuất, do vậy từ thời điểm nhập kho đến khi xuất kho, các sản phẩm được gắn với một mã khi lập đơn hàng cho khách hàng, mã này có thể sử dụng luôn làm mã vạch được quy định trong nhằm tăng cường hiệu quả và thời gian nhập xuất, kiểm kê hàng hóa.
- Đối với các mã thành phẩm, vật tư, hàng hóa giữa định mức và thực tế: Quy chuẩn giống nhau để có thể so sánh được
- Đối với thông tin chi tiết của thành phẩm, vật tư, hàng hóa: Thông tin thống kê chi tiết nhất của thành phẩm đã qua từng công đoạn sản xuất; phục vụ cho việc kiểm soát kho.
- Đối với thông tin quản lý tấm, m dài, m vuông….: sẽ được theo dõi trên các trường quản lý mở rộng.
- Phiếu nhập/xuất kho của module kế toán
Quản lý mã vạch
Thông tin chi tiết hàng hóa:
- Sử dụng mã vạch (barcode, QRcode) để quản lý thông tin hàng hóa
- Phục vụ quản lý quy cách, màu sắc, chất liệu, nhà cung cấp… chi tiết của mã hàng theo từng lần nhập xuất
- Lên báo cáo nhập/xuất/tồn theo mã hàng hoặc theo chi tiết mã hàng.
- Quy cách sản phẩm (dài, rộng, số tấm, tổng m dài, số lượng m2)
- Kho nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ, bán thành phẩm, thành phẩm mã hóa chưa thống nhất nhất giữa các bộ phận
- Việc thống kê tuổi kho theo lô, theo vị trí cho từng mặt hàng.
- Quản lý hạn mức kho, đảm bảo hàng tồn kho tối thiểu, tối đa.
Thực hiện mã vạch
- Chương trình khởi tạo mã vạch
- Có thể kiểm tra trong danh mục mã vạch các thông tin liên quan (là mặc định cho các chứng từ tiếp theo khi tít mã vạch)
IV. Quản lý tiến độ đơn hàng sản xuất
Hệ thống quản lý đầy đủ các khâu trong quy trình sản xuất từ Lập đơn hàng sản xuất (Lệnh sản xuất, Hướng dẫn sản xuất ) –> Xuất/Nhập kho nguyên vật liệu –> Nhập thành phẩm hoàn thành –> Tính giá thành sản phẩm. Công tác kiểm soát chặt chẽ, thống kê tức thời và việc tính chính xác giá thành sản phẩm sẽ giúp nhà quản trị chủ động điều hành và ra quyết định sản xuất kinh doanh.
- Có sự tham gia của tất cả các bộ phận tại nhà máy (Quản đốc nhà máy và các phòng ban, bộ phận trực thuộc)
- Lập kế hoạch sản xuất từ đơn đặt hàng của khách hàng và xây dựng các “kế hoạch sản xuất” chi tiết theo các công đoạn sản xuất
- Nhà máy gia công gương kính, bao gồm các công đoạn: Công đoạn Cắt, Công đoạn mài, Công đoạn khoan, Công đoạn tôi.
- Dựa trên kế hoạch sản xuất, tồn kho nguyên liệu khả dụng sẽ tiến hành dự trù nguyên liệu phục vụ sản xuất.
- Lập các đề nghị mua vật tư, đề nghị xuất/lĩnh vật tư chuyển bộ phận kỹ thuật kiểm tra và gửi về phòng mua hàng.
- Dựa trên kế hoạch và nguồn lực phù hợp tiến hành lập các “lệnh sản xuất” chuyển tới các phân xưởng, công đoạn sản xuất trong nhà máy để tiến hành quá trình sản xuất.
- Theo dõi tiến độ, thống kê sản xuất chi tiết theo các kế hoạch sản xuất.
- Phối kết hợp, kiểm tra đánh giá chất lượng thành phẩm hoàn thành
- Thống kê sản xuất theo từng công đoạn.
- Quản lý vật tư tiêu hao.
- Kiểm soát, đánh giá chất lượng vật tư mua về (theo đề nghị mua vật tư)
- Đo lường và kiểm soát chất lượng thành phẩm
Quy trình sản xuất đề xuất áp dụng tại đơn vị
- Báo cáo lấy lên số liệu về yêu cầu của đơn đặt hàng sản xuất
- Và tiến độ thực hiện qua các kho bán thành phẩm và kho thành phẩm…
- Báo cáo lấy lên số liệu về yêu cầu của đơn đặt hàng sản xuất
- Và lên số lượng đã nhập kho đó trong ngày đó, kiểm tra đã có nhập kho trước ngày đó không ? Tính chênh lệch so với số lượng yêu cầu trên đơn hàng.
V. Quản lý quy trình bán hàng
Quản lý đầy đủ các khâu trong quy trình bán hàng từ Kế hoạch bán hàng cho đến thực hiện Báo giá –> Đơn hàng –> Xuất hàng –> Thanh toán. Trợ giúp cho bộ phận kinh doanh – bán hàng, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách kịp thời, chính xác. Cung cấp nhiều tiêu chí phân tích bán hàng giúp nhà quản trị có cái nhìn đa chiều về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bộ phận kinh doanh cập nhật phiếu, theo dõi tiến độ thực hiện thiết kế của bộ phận sản xuất qua trạng thái của phiếu; có thể tải tài liệu đính kèm như file, hình ảnh… khi lập yêu cầu thiết kế.
- Lập báo giá cho khách hàng khi hai bên chốt được mẫu, kích thước, giá dịch vụ(lỗ khoan, yêu cầu mài), phụ kiện.
- Kiểm tra giá, chi tiết điều khoản hợp đồng, quản lý đơn đặt hàng theo hợp đồng.
- Kiểm tra hàng tồn kho nguyên vật liệu
- Các công việc bán hàng được tiến hành tại văn phòng (trụ sở chính, các chi nhánh) và việc xuất hàng, giao hàng được tiến hành tại nhà máy. Do vậy, phần mềm cần giải quyết các yêu cầu cao về độ chính xác trong công tác xử lý đơn hàng, tính liên tục trong quá trình xuất hàng.
- Tại văn phòng, cán bộ kinh doanh có thể kiểm soát và theo dõi số lượng hàng hóa sản xuất (qua báo cáo thống kê sản xuất).
- Công việc sản xuất thường diễn ra liên tục và được cập nhật thường xuyên tại các công đoạn sản từ đó bộ phận kinh doanh kế thừa, nắm bắt được sản lượng thực tế của ngày hôm đó từ đó là căn cứ xây dựng đơn hàng, làm lệnh xuất hàng.
- Từ thời điểm kinh doanh hoàn thiện đơn hàng và lập các “lệnh giao hàng” thì dữ liệu được hiển thị tức thời tại Kho, và Thủ kho nhà máy lập các thủ tục giao hàng cho khách. Do vậy, ngoài yếu tố công nghệ hỗ trợ của phần mềm, phần cứng thì doanh nghiệp cũng cần trang bị hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin (máy chủ, đường truyền internet, hệ thống điện) để đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh.
Giao diện bán hàng
Quản lý thông tin khách hàng
Bảng giá – Đơn hàng – Tiến độ
- Số m dài (mặc định theo HCN) = (Dài + Rộng)*2*số tấm
- Tiền mài = Số m dài * Đơn giá mài
- Số m2=Dài * Rộng * Số tấm
- Tiền kính = Số m2 * Đơn giá kính
- Tiền bán = Tiền mài + Tiền kính
VI. Quản lý tài chính kế toán
Phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán chuẩn theo chế độ, quy định của Bộ tài chính cũng như cung cấp hệ thống các danh mục, báo cáo mở rộng phù hợp với tính vùng miền của mỗi doanh nghiệp.…..
Các phân hệ trong Module quản lý tài chính kế toán
- Kế toán mua hàng phải trả
- Kế toán bán hàng phải thu
- Kế toán vốn bằng tiền
- Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán giá thành
- Kế toán tài sản, công cụ dụng cụ
- Kế toán thuế, kế toán tổng hợp
- Quản trị hệ thống
Sơ đồ tổng quát:
Hình ảnh báo cáo kế toán bán hàng
Hình ảnh báo cáo kế toán mua hàng
Kế toán giá thành sản phẩm:
- Giá thành: 01 công đoạn
- Các bước sản xuất bán thành phẩm: Cắt, Mài, Khoan, Tôi
- Sơ đồ hạch toán:
- 1541: CPSXKDDD hàng công ty sản xuất
- 1542: CPSXKDDD hàng gia công
- TK154i: Chi phí SXKD dở dang tại các công đoạn; i = {1;2;3}
- Phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí
- TK 6211: Định mức
- TK 6221: Tỷ lệ 6211
- TK 627×1: Tỷ lệ 6211
- TK 6212: Không có phát sinh
- TK 6222: Trực tiếp
- TK 627×1: Tỷ lệ 6222
- TK 6279x: Phân bổ chung cho 2 CĐ
- Sơ đồ hạch toán
Một số báo cáo quản trị
Hệ thống các báo cáo quản trị trên phần mềm và các báo cáo quản trị đặc thù của doanh nghiệp được xây dựng giúp cho người quản trị nắm được dòng chảy của vốn, từ đó có thể giám sát chặt chẽ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, huy động để đảm bảo đầy đủ kịp thời vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như tổ chức vốn tiết kiệm và hiệu quả hơn.
VII. Quản lý nhân sự tiền lương
Phân hệ quản lý nhân sự – tiền lương hỗ trợ các công việc như tuyển dụng, đào tạo, theo dõi quá trình công tác, đánh giá nhân sự… đồng thời tính toán chi tiết các khoản lương, thưởng, bảo hiểm, thuế thu nhập cho từng cá nhân, cung cấp thông tin hữu ích giúp người quản trị có cái nhìn tổng thể về tình hình nhân sự cũng như đánh giá chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Quản lý nhân viên
- Cập nhật thông tin chi tiết về nhân viên: Thông tin cá nhân, học vấn, kinh nghiệm, các văn bằng/chứng chỉ, Mã số thuế TNCN, Số TK trả lương,…
- Quản lý hợp đồng lao động của từng nhân viên (hợp đồng học việc/thử việc/chính thức…), phân loại hợp đồng theo thời hạn hợp đồng…
- Cập nhật các thông tin về những thay đổi, biến động của từng cán bộ nhân viên trong quá trình làm việc (hợp đồng lao động, khen thưởng, kỷ luật, tăng/giảm lương…)
- Danh sách nhân viên nghỉ chế độ theo các lý do: Nghỉ ốm đau, thai sản, hưởng lương/không lương…, ngày tháng bắt đầu – kết thúc
- Cảnh báo nhân viên có sinh nhật trong tháng, nhân viên sắp hết hạn hợp đồng lao động, nhân viên có xếp hạng thấp trong nhiều kỳ liên tiếp…
- Ds Giảm trừ gia cảnh: Tên người phụ thuộc, ngày sinh, MST, thời gian đăng ký phụ thuộc, thời gian bắt đầu, kết thúc.
Báo cáo biến động
- Danh sách cán bộ nhân viên
- Danh sách chứng chỉ, văn bằng
- Danh sách lao động nghỉ không lương
- Danh sách nhân viên tăng/giảm theo BP
- Báo cáo thống kê số lượng nhân viên trong năm
- Báo cáo thống kê thâm niên làm việc.
- Báo cáo nhắc ngày sinh nhật nhân viên
- Báo cáo tỷ lệ nhân viên nghỉ việc
- Danh sách nhân viên hết hạn hợp đồng (trong tháng) ; hết hạn thử việc.
- Báo cáo cảnh báo hết hạn hợp đồng; cảnh báo hết hạn HĐ thử việc
Bảng lương
- Khai báo đầy đủ thông tin nhân viên, theo dõi quá trình công tác của cán bộ nhân viên.
- Khai báo linh hoạt, mềm dẻo các tham số lương: kỳ tính lương, giờ tính lương, ngày nghỉ lễ, nghỉ phép, lấy dữ liệu chấm công từ file excel…
- Áp dụng các hình thức tính lương: lương hành chính, lương doanh số.
- Tính lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm, thuế thu nhập cho từng nhân viên và tự động hạch toán lương lên phiếu kế toán.
- Khai báo bảng lương khác nhau cho từng đơn vị chi nhánh, cho phép copy khai báo giữa các đơn vị.
- Cảnh báo nhân viên có sinh nhật trong tháng, nhân viên sắp hết hạn hợp đồng lao động, nhân viên có xếp hạng thấp trong nhiều kỳ liên tiếp…
Khai báo thông tin nhân viên
Báo cáo lương:
Một số điểm chính
- Bộ phận sản xuất tính lương theo sản phẩm
- 1 tháng có 2 kỳ tính lương, Tiền lương kỳ thứ 1 đưa vào Trừ tiền tạm ứng của kỳ 2
- Trong 1 tháng có thể thay đổi mức lương cơ bản, vì vậy nhiều chỉ tiêu tính toán cần tách thành tính theo lương CB lần 1 và lần 2.
- Nhiều chỉ tiêu lương được lấy từ file excel và được lấy tự động vào bảng lương khi thực hiện tính lương.
- Có 2 hình thức trả lương: Tiền mặt và qua ATM. Tiền lương trả qua ATM là cơ sở viết báo cáo bảng kê chi lương gửi ngân hàng.
Bảng lương
- Bảng lương tổng hợp
- Bảng lương chi tiết tháng
- Bảng lương thực lĩnh
- Phiếu thanh toán lương
- Bảng quyết toán lương sản phẩm
- Bảng thanh toán lương chuyển qua ngân hàng
- Thông báo lương qua mail
- Bảng kê thuế TNCN
- Tờ khai thuế TNCN
- …
VIII. Quản lý năng suất lao động
Quản lý năng suất lao động là một module thuộc phần Điều hành của Doanh nghiệp, phục vụ quản lý năng suất lao động của nhân viên. Báo cáo giúp tổng kết, đánh giá mức độ hiệu quả làm việc của nhân viên theo nhiều tiêu thức khác nhau:
- Báo cáo thống kê số lượng thực hiện (số lượng hoàn thành) của từng vật tư sản phẩm so sánh với số lượng kế hoạch khai báo trong danh mục vật tư.
- Báo cáo thống kê thời gian làm việc ban ngày, ban đêm, tính toán lượng công việc trên 1 đơn vị thời gian cũng như thời gian để hoàn thành 1 đơn vị công việc.
- Báo cáo thống kê tiền lương thực tế theo bảng giá khoán, cho phép so sánh với tiền lương cứng khai báo trong danh mục nhân viên.
- ….
Phần mềm có thể xây dựng nhiều tiêu thức khi lên báo cáo:
- Cho phép khai báo thời gian bắt đầu làm ca đêm, hệ số lương ca đêm, ….
- Cho phép nhóm và chi tiết theo nhiều chỉ tiêu quản lý khác nhau.
- ….
Ngoài ra, dựa vào việc có thể thống kê năng suất lao động của từng nhân viên, Ban lãnh đạo công ty có thể đánh giá và định lượng được chi phí tiền lương phải trả cho nhân viên (nếu áp dụng lương khoán).
- Phần tổng hợp lương khoán được sử dụng trong module Điều hành.
- Tổng hợp lương khoán có thể lên theo nhiều tiêu thức:
- Tổng hợp lương khoán theo bộ phận.
- Tổng hợp lương khoán theo thời gian.
- Tổng hợp lương khoán theo sản phẩm.
- ….
IX. Quản lý tác nghiệp
Quản lý hồ sơ, tài liệu
Quản lý file tài liệu là môt module mới trên Meliasoft 2020 giúp cho việc lưu trữ, chia sẻ thông tin và tài liệu trên phần mềm. Tại đây, người dùng có thể quản lý dữ liệu theo dạng forder của window trên phần mềm.
Các chức năng chính:
- Chức năng Tải lên (Attach Files): Cho phép tải lên một hay nhiều file tài liệu ở mọi định dạng.
- Chức năng Tải về (Download): Cho phép tải về một file hoặc cả một thư mục chứa các file.
- Các chức năng Gửi đến (Send to), Rời đến (Move to), Chuyển tiếp (Forward): Cho phép sao chép hoặc di chuyển file đến một địa chỉ khác (có thể là đường dẫn hay thư mục mới) cũng như chuyển tiếp cho một user khác trên phần mềm.
- Các chức năng mở rộng khác: Lọc, sắp xếp, tìm kiếm…
- Sẵn sàng tích hợp với các module quản lý khác.
Tích hợp trên các chứng từ và các module quản lý khác
X. Quản lý kế hoạch
Lập kế hoạch là khâu rất quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh; nó giúp các nhà quản lý định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp. Sử dụng module quản lý kế hoạch sẽ hỗ trợ người quản lý lập ra những kế hoạch hoạt động hoặc bản dự toán công trình phù hợp với khả năng và nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời giúp họ có thể so sánh hoạt động thực tế với kế hoạch đưa ra nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
Bao gồm kế hoạch mục tiêu (hàng năm, dài hạn) và kế hoạch thực hiện (hàng kỳ):
- Kế hoạch tổng quan: Doanh thu, chi phí
- Kế hoạch bán hàng – phải thu
- Kế hoạch mua hàng – phải trả
- Kế hoạch vốn bằng tiền
- Kế hoạch hàng tồn kho
- Kế hoạch chi phí giá thành
- Kế hoạch nhân sự, tiền lương
- Kế hoạch doanh thu
- Theo kỳ: tháng/quý/năm
- Theo tài khoản, mã hàng hóa
- Kế hoạch bán hàng
- Theo dõi sản lượng, doanh thu kế hoạch theo nhiều nhóm chỉ tiêu: Khu vực, nhóm khách hàng, nhân viên tiếp thị, nhóm sản phẩm, chủng loại
- Kế hoạch chi phí
- Theo kỳ: tháng/quý/năm
- Theo tài khoản, bộ phận, khoản mục
- Kế hoạch mua hàng
- Lập kế hoạch mua hàng theo các tiêu chí tương tự như kế hoạch bán hàng.
- Kế hoạch mua hàng theo từng đơn hàng cụ thể.
Báo cáo
- So sánh doanh thu, chi phí giữa kế hoạch và thực hiện.
- Phân tích sản lượng, doanh số bán hàng so sánh với kế hoạch, phân tích theo nhiều chỉ tiêu quản lý mã hàng, khách hàng, nhân viên….
- Phân tích sản lượng, doanh số mua hàng so sánh với kế hoạch,….
- Báo cáo so sánh với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.
- Báo cáo so sánh tình hình thực hiện theo kế hoạch giữa các đơn vị thành viên với nhau.
XI. Quản lý hợp đồng
Các nội dung chính khi quản lý hợp đồng:
- Mã hợp đồng, Số file lưu trữ, Ngày ký hợp đồng, Giá trị hợp đồng trước/sau thuế, Giá trị hoa hồng…
- Phụ lục hợp đồng, Chi tiết hàng hóa theo hợp đồng, Điều khoản thanh toán của hợp đồng…
- Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, Tiến độ thanh toán theo từng điều khoản của hợp đồng
- Chi tiết vật tư, hàng hóa cung cấp
- …
Báo cáo
- Bảng kê theo dõi hợp đồng mua/bán,
- Sổ tổng hợp công nợ phải thu/phải trả theo hợp đồng,
- Sổ tổng hợp tài khoản theo hợp đồng,
- Báo cáo giá trị sản lượng thực hiện theo hợp đồng,
- Theo dõi thanh toán theo từng điều khoản hợp đồng
- …
Những điểm nổi bật:
- Tất cả trường quản lý trong hợp đồng có thể khai báo lại thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị , cho phù hợp với đặc thù của từng khách hàng.
- Mọi tài liệu liên quan đến hợp đồng được lưu trữ trên phần mềm, giúp người sử dụng có thể đính kèm/tải lên/tải xuống dễ dàng.
- Kết nối thanh toán giữa Kế toán và Quản lý tiến độ thanh toán trên Hợp đồng: Trên các chứng từ, kế toán hạch toán việc thanh toán có theo dõi chi tiết Hợp đồng và lần thanh toán. Khi đó, chương trình sẽ đồng bộ sang thanh toán trong module Quản lý Hợp đồng.
- Lấy thông tin từ Quản lý hợp đồng sang chứng từ (Báo giá, Đơn đặt hàng),…
XII. Tính năng mở rộng
1. Kết nối hóa đơn điện tử
Nhằm giảm thiểu thao tác nhập liệu hóa đơn điện tử phát hành cho khách hàng.Tại các chứng từ có chức năng phát hành hóa đơn điện tử
2. Sao lưu, backup dữ liệu
- Thực hiện backup tự động và sao lưu dự phòng nhằm giảm thiểu rủi ro cho dữ liệu của doanh nghiệp.
- Không giới hạn số lượng máy trạm lấy dữ liệu dự phòng (theo phân quyền của admin)
3. Quy trình duyệt chứng từ
Nhằm mục đích Quản lý điều hành và tác nghiệp, phần mềm Meliasoft cung cấp tính năng duyệt chứng từ. Tại giao diện màn hình ngoài, chương trình hiển thị tất cả các công việc/chứng từ cần được các cấp quản lý duyệt đáp ứng đúng quy trình quản lý xây dựng.
Nhằm mục đích Quản lý điều hành và tác nghiệp, phần mềm Meliasoft cung cấp tính năng duyệt chứng từ. Tại giao diện màn hình ngoài, chương trình hiển thị tất cả các công việc/chứng từ cần được các cấp quản lý duyệt đáp ứng đúng quy trình quản lý xây dựng.
- Hiển thị khối lượng chứng từ cần phải duyệt
- Hiển thị ảnh chữ ký trên phiếu khi duyệt chứng từ: Khai báo chế độ on/off việc hiển thị ảnh khi duyệt chứng từ; áp dụng trong trường hợp nhân sự có chức năng duyệt không có mặt ở nhà để ký tươi, có thể duyêt trên phần mềm từ xa. Khi in phiếu sẽ in được chứng tù có ảnh chữ ký.
- Tính năng duyệt qua thiết bị thông minh (smart phone, , nâng cao khả năng quản trị mọi lúc, mọi nơi, tức thời.
4. Báo cáo quản trị giao diện web
Người dùng có thể xem trên công cụ khác: Smartphone, máy tính bảng, …: Không giới hạn số lượng user/thiết bị sử dụng.
5. Tự động tạo chứng từ theo quy trình:
Tạo nhanh các chứng từ trong 1 quy trình giúp tiết kiệm chi phí thời gian và độ chính xác cao.
6. Hệ thống cảnh báo nhanh, nhạy, chính xác
Hệ thống cho phép lập trình khai báo nội dung, thời điểm, người nhận các cảnh báo theo từng thời điểm cụ thể; giúp người dùng tiếp nhận được thông tin kịp thời mà không phải đăng nhập phần mềm để kiểm tra
7. Việc kết xuất báo cáo được cải tiến giúp người dùng giữ nguyên được dữ liệu, định dạng so với việc xem và in trực tiếp trên phần mềm