Nước ta có nguồn nguyên liệu dồi dào như cát trắng thạch anh ở hầu hết các bãi biển, có nguồn đá vôi, đôlômit, pecmatit dồi dào, để sản xuất kính. So với các nước khác, nước ta thuộc diện đầu tư muộn về công nghệ sản xuất kinh, nhưng đã nhanh chóng tiếp cận được với công nghệ tiên tiến của thế giới trong sản xuất kính phẳng như công nghệ kính nổi (Float) tiên tiến nhất hiện nay, trong công nghệ gia công kính tôi nhiệt an toàn, kính dán an toàn nhiều lớp, kính màu, kính gương, …. Song song với việc đầu tư công nghệ tiên tiến, năng lực vận hành sản xuất, làm chủ công nghệ của đội ngũ cán bộ, công nhân trong sản xuất kính cũng ngày càng một nâng cao.
Bên cạnh điều kiện về nguyên liệu và đầu tư công nghệ, Việt nam là một thị trường tiêu thụ rất lớn với hơn 90 triệu dân, đang trong giai đoạn đẩy mạnh công cuộc xây dựng với tốc độ đô thị hóa nhanh, các nhà cao tầng, chung cư, cao ốc, văn phòng, khách sạn, … thị trường lớn là cơ sở để đầu tư các dây truyền sản xuất quy mô lớn, công nghệ hiện đại.
Theo Hiệp hội kính và thủy tinh Việt Nam, nhu cầu sử dụng Vật liệu xây dựng các vật liệu cao cấp đặc biệt là sản phẩm sau kính đã trở thành một vật liệu được ưa chuộng, thông dụng trong xây dựng và trong trang trí nội thất. Nhiều doanh nghiệp ra đời trong những năm gần đây gặt hái nhiều thành công và đang hướng tới thị trường xuất khẩu.
Tuy nhiên, do sự hạn chế về nguồn vốn, về năng lực quản lý, tư duy thị trường và sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực công nghệ mới mẻ này cho nên ngành kính Việt nam, mặc dù đã có bước phát triển rất nhanh, rất mạnh nhưng cũng bộc lộ những bất cập trong lựa chọn công nghệ, lựa chọn công nghệ, lựa chọn quy mô đầu tư. Chính nguyên nhân này đã dẫn đến tình trạng đầu tư phân tán nhỏ lẻ, thiếu tập trung và sức cạnh tranh của ngành kính Việt nam chưa cao.
Việc cạnh tranh về giá so với các sản phẩm nước ngoài vô cùng khốc liệt đặc biệt là sản phẩm từ trung quốc. Các sản phẩm nước ngoài đủ các chủng loại với mức giá luôn thấp hơn kính sản xuất trong nước, do giá nguyên vật liệu trong nước cao hơn trong khu vực.
Trước thách thức của một thị trường cạnh tranh khốc liệt, nên các sản phẩm kính phải cạnh tranh bằng chất lượng cao, đa dạng sản phẩm, màu sắc…cũng như các chế độ hậu mãi tốt. Và dự án mở rộng dây chuyền, cải tạo nâng công suất – chất lượng sản phẩm kính phải được thực hiện và tìm các giải pháp nâng cao công suất máy, nâng cao năng suất lao động nhằm giảm giá thành, nâng cao sức cạnh tranh sản phẩm đồng thời giảm khí thải ra môi trường.
Thiếu quy trình tương tác giữa các bộ phận: Hiện tại các đơn vị vẫn làm việc theo thói quen và phụ thuộc vào trình độ của con người, kinh nghiệm đó chưa được đưa ra hệ thống tài liệu dưới dạng quy trình chuyên nghiệp hoặc còn nặng về mô tả và quy trình hành chính thiếu tính logic hệ thống.
Đội ngũ vận hành cấp trung trở xuống chưa hiểu rõ về quy trình tổng thể: Thường chỉ quan tâm và hiểu về quy trình của bộ phận và những việc mình đang làm trên quy trình đó, dẫn đến dữ liệu thường bị lặp lại nhiều nhưng lại thiếu tính liên kết giữa các phòng ban.
Thiếu hệ thống cơ sở dữ liệu chung: Dữ liệu các bộ phận đang chưa có sự đồng bộ, thiếu tính liên kết và khả năng tự động hóa chưa cao.
Hệ thống tác nghiệp điều hành chưa tốt: Công tác lập kế hoạch, giao việc và giám sát tình trạng công việc giữa các bộ phận, cá nhân còn khá thụ động và phụ thuộc vào con người rất nhiều.
Quản trị tri thức doanh nghiệp: Kinh tế tri thức đã chuyển biến cạnh tranh giữa các doanh nghiệp từ cạnh tranh về chất lượng sản phẩm và giá cả sang cạnh tranh về nhân lực, bởi lẽ tri thức của doanh nghiệp nằm trong con người. Nhưng các doanh nghiệp hiện nay gặp rất nhiều rủi ro về nhân sự, mất đi rất nhiều tri thức và kinh nghiệm do bị chảy máu chất xám.
Việc áp dụng công nghệ nhằm tăng năng suất lao động chưa cao: App đọc mã vạch, công nghệ AI trong công tác nhận diện sản phẩm lỗi, nhận diện khuôn mặt trong chấm công, theo dõi hành vi nhân sự,…
Khả năng đáp ứng và xử lý thông tin còn chậm và thiếu chính xác dẫn tới gặp rất nhiều khó khăn trong việc ra quyết định trong quản lý, điều hành.
I. Tổng quan phần mềm
Sản xuất gia công kính là một trong những ngành đòi hỏi sự chuyên nghiệp và tỉ mỉ. Chính vì thế mà các doanh nghiệp sản xuất gia công kính gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình quản lý vận hành xưởng và nhà máy sản xuất của mình. Chúng tôi biết và hiểu được những vướng mắc, trăn trở của các doanh nghiệp. Chính vì hiểu được những khó khăn đó Meliasoft đã đem đến một giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp với hi vọng có thể giúp các doanh nghiệp khắc phục được những vấn đề khó khăn mà mình đang gặp phải. Phần mềm Meliasoft cho phép người dùng sử dụng mọi lúc mọi nơi, truy cập nhanh chóng, tiện lợi và dễ dàng cho việc tác nghiệp trên mọi thiết bị.
Khi triển khai MELIASOFT doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một giải pháp duy nhất để để tự động hóa quy trình, dữ liệu được kế thừa từ các khâu: Bán hàng, mua hàng, sản xuất, kế toán, quản lý kho, nhân sự, tiền lương, … mà không cần nhiều các phần mềm để quản lý các bộ phận, Người quản lý có thể nắm bắt được các hoạt động của doanh nghiệp qua các báo cáo, biểu đồ, từ đó tối ưu các nguồn lực trong sản xuất kinh doanh.
- Quản lý mua hàng
- Quản trị kho
- Quản lý sản xuất.
- Bán hàng
- Quản lý tài chính kế toán
- Quản Trị Nhân sự – Chấm công – Tính lương (HRM)
- Báo cáo quản trị
Quản lý work folow – theo luồng công việc
1. Quản lý Kinh doanh:
- Là điểm khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh.
- Ngoài nghiệp vụ bán hàng, phòng kinh doanh căn cứ vào các số liệu về bán hàng để Phòng sản xuất lập các “kế hoạch sản xuất” tương ứng với thực tế.
- Tạo đơn hàng và in mã vạch cho sản phẩm chuyển xuống bộ phận sản xuất.
- Quá trình sản xuất được thực hiện, Bộ phận kinh doanh theo dõi được tình hình sản xuất và nắm bắt được sản lượng để điều phối các đơn hàng/hợp đồng phát sinh.
- Các công việc trong quy trình: Lập kế hoạch doanh thu, lập chính sách bán hàng (bảng giá, chiết khấu,…), lập báo giá, lập đơn hàng, lập lệnh xuất hàng/lệnh giữ hàng, lập hóa đơn bán hàng, lập phiếu giao hàng và theo dõi vận chuyển, lập phiếu bán hàng trả lại.
- Quy trình tổng quan:
- Có sự tham gia của tất cả các bộ phận tại nhà máy (Quản đốc nhà máy và các phòng ban, bộ phận trực thuộc)
- Lập kế hoạch sản xuất từ đơn đặt hàng của khách hàng và xây dựng các “kế hoạch sản xuất” chi tiết theo các công đoạn sản xuất:
- Nhà máy gia công gương kính, bao gồm các công đoạn: Công đoạn Cắt, Công đoạn mài, Công đoạn khoan, Công đoạn tôi.
- Dựa trên kế hoạch sản xuất, tồn kho nguyên liệu khả dụng sẽ tiến hành dự trù nguyên liệu phục vụ sản xuất.
- Lập các đề nghị mua vật tư, đề nghị xuất/lĩnh vật tư chuyển bộ phận kỹ thuật kiểm tra và gửi về phòng mua hàng.
- Dựa trên kế hoạch và nguồn lực phù hợp tiến hành lập các “lệnh sản xuất” chuyển tới các phân xưởng, công đoạn sản xuất trong nhà máy để tiến hành quá trình sản xuất.
- Theo dõi tiến độ, thống kê sản xuất chi tiết theo các kế hoạch sản xuất.
- Phối kết hợp, kiểm tra đánh giá chất lượng thành phẩm hoàn thành
- Thống kê sản xuất theo từng công đoạn.
- Quản lý vật tư tiêu hao.
- Kiểm soát, đánh giá chất lượng vật tư mua về (theo đề nghị mua vật tư)
- Đo lường và kiểm soát chất lượng thành phẩm
- Quy trình tổng quan
- Tiếp nhận các thông báo nhập hàng.
- Tiếp nhận các lệnh xuất hàng/giữ hàng.
- Quản lý nhập kho: nhập mua, nhập kho thu hồi, nhập thành phẩm.
- Quản lý xuất kho: xuất bán hàng, xuất nguyên phụ liệu.
- Cập nhật, thống kê các kích thước thừa, tạo mã của các kích thước và kho DC (Kho tận dụng)
- Kiểm kê nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu thừa, thành phẩm. 5S kho, sắp xếp vị trí để hàng, nguyên vật liệu.
- Căn cứ vào tồn kho thực tế và kế hoạch sản xuất để lập dự trù vật tư.
- Dựa trên phát sinh thực tế, phòng vật tư kế thừa, kiểm soát và xử lý việc Đề nghị mua hàng (vật tư) từ các bộ phận cập nhật.
- Sau khi hoàn thiện các “Đề nghị mua hàng”, tiến hành hỏi hàng, thu thập báo giá và đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất theo các tiêu chí mà công ty đã xây dựng.
- Sau khi lãnh đạo phê duyệt nhà cung cấp, tiến hành lập các đơn hàng (theo báo giá) và theo dõi quá trình mua hàng.
- Khi nhận được thông báo giao hàng từ nhà cung cấp, tiến hành lập các “thông báo/lệnh nhập hàng” xuống các bộ phận liên quan như: Phòng sản xuất, phòng Quản lý chất lượng, Kho… để sắp xếp nhân sự kiểm tra, đánh giá hàng hóa, nguyên liệu và tiến hành nhập mua.
- Song song đó, tiến hành lập hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp và chuyển cho kế toán tiến hành thanh toán.
- Sau khi quá trình mua và nhập hàng thành công, tiến hành khảo sát và đánh giá chất lượng từng nhà cung cấp làm căn cứ để lựa chọn, mua hàng trong các lần tiếp theo
- Các công việc chính trong quy trình:
- Dự trù vật tư.
- Kiểm soát đề nghị mua.
- Tập hợp báo giá và đánh giá nhà cung cấp.
- Quản lý hợp đồng/đơn hàng mua.
- Theo dõi tình trạng nhập mua.
- Lập hồ sơ thanh toán mua hàng.
- Là bộ phận kế thừa toàn bộ dữ liệu phát sinh trong hệ thống.
- Đóng vai trò kiểm soát các hoạt động tài chính phát sinh tương ứng tới từng nghiệp vụ sản xuất kinh doanh.
- Các công việc chính trong quy trình:
- Kế toán tiền mặt.
- Kế toán tiền ngân hàng.
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả.
- Kế toán hàng tồn kho.
- Kế toán tài sản và CCDC.
- Kế toán giá thành (tính giá thành theo từng công đoạn).
- Kế toán thuế.
- Kế toán quản trị (Báo cáo quản trị)
- Quản lý hành chính (văn bản, nội quy, …).
- Quản lý nhân sự.
- Chấm công và thống kê.
- Tính lương.
- Theo dõi bảo hiểm.
1. Giải pháp kết nối dữ liệu:
- Quản lý bán hàng
- Hàng ngày bộ phận kinh doanh nhận được một khối lượng đơn hàng khổng lồ với những yêu cầu khác nhau về kích cỡ, thông tin gia công.
- Các công việc bán hàng được tiến hành tại văn phòng (trụ sở chính, các chi nhánh) và việc xuất hàng, giao hàng được tiến hành tại nhà máy. Do vậy, phần mềm cần giải quyết các yêu cầu cao về độ chính xác trong công tác xử lý đơn hàng, tính liên tục trong quá trình xuất hàng.
- Tại văn phòng, cán bộ kinh doanh có thể kiểm soát và theo dõi số lượng hàng hóa sản xuất (qua báo cáo thống kê sản xuất).
- Công việc sản xuất thường diễn ra liên lục và được cập nhật thường xuyên liên tục tại các công đoạn sản từ đó bộ phận kinh doanh kế thừa, nắm bắt được sản lượng thực tế của ngày hôm đó từ đó là căn cứ xây dựng đơn hàng, làm lệnh xuất hàng.
- Từ thời điểm kinh doanh hoàn thiện đơn hàng và lập các “lệnh giao hàng” thì dữ liệu được hiển thị tức thời tại Kho, và Thủ kho nhà máy lập các thủ tục giao hàng cho khách. Do vậy, ngoài yếu tố công nghệ hỗ trợ của phần mềm, phần cứng thì doanh nghiệp cũng cần trang bị hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin (máy chủ, đường truyền internet, hệ thống điện) để đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh.
- Quản lý sản xuất
- Các công đoạn sản xuất
- Lệnh sản xuất
- Tiến độ sản xuất
- Quản lý kho:
- Với đặc tính là nguyên vật liệu đi vào các công đoạn sản xuất, do vậy từ thời điểm nhập kho đến khi xuất kho, các sản phẩm được gắn với một mã khi lập đơn hàng cho khách hàng, mã này có thể sử dụng luôn làm mã vạch được quy định trong nhằm tăng cường hiệu quả và thời gian nhập xuất, kiểm kê hàng hóa.
- Quản lý mã vạch:
Cách 01: Quy ước mã vạch theo các tiêu thức quản trị
Cách 02: Quy ước theo số lượng tăng:
- Quản lý mã vạch:
- Kết nối với phần mềm in mã vạch: Phần mềm tích hợp với máy In mã vạch.
- Các công việc chính bao gồm: Quản lý nhập xuất tồn kho bằng mã vạch; Quản lý nhập xuất tồn kho theo các công đoạn sản xuất.
- Quản lý đơn vị tính quy đổi: Số tấm, dài, rộng, mét dài
- Quản lý đơn vị tính: Đơn vị tính gốc m vuông, đơn vị tính khác: Chu vi (Hình chữ nhật, hình tròn)
- Theo dõi số lượng khác: Số tấm
- Quản lý kho DC: Theo dõi cách kích thước đã cắt ra từ tấm nguyên khổ, hệ thống có tính năng tính toán check kho tự động những nguyên vật liệu phù hợp từ lệnh sản xuất nhằm quản lý chi tiết nhất có thể để tận dụng trong sản xuất và giảm chi phí nằm tại kho;
Quản lý hồ sơ tài liệu
Quản lý file tài liệu là môt module mới trên Meliasoft 2020 giúp cho việc lưu trữ, chia sẻ thông tin và tài liệu trên phần mềm. Tại đây, người dùng có thể quản lý dữ liệu theo dạng forder của window trên phần mềm.
Chức năng Tải lên (Attach Files): Cho phép tải lên một hay nhiều file tài liệu ở mọi định dạng.
Chức năng Tải về (Download): Cho phép tải về một file hoặc cả một thư mục chứa các file.
Các chức năng Gửi đến (Send to), Rời đến (Move to), Chuyển tiếp (Forward): Cho phép sao chép hoặc di chuyển file đến một địa chỉ khác (có thể là đường dẫn hay thư mục mới) cũng như chuyển tiếp cho một user khác trên phần mềm.
Các chức năng mở rộng khác: Lọc, sắp xếp, tìm kiếm…
Sẵn sàng tích hợp với các module quản lý khác.
Quản lý giao diện chát
Kết nối hóa đơn điện tử
Sao lưu, backup số liệu tự động
Thực hiện backup tự động và sao lưu dự phòng nhằm giảm thiểu rủi ro cho dữ liệu của doanh nghiệp.
Không giới hạn số lượng máy trạm lấy dữ liệu dự phòng (theo phân quyền của admin)
Duyệt chứng từ trên hệ thống
Nhằm mục đích Quản lý điều hành và tác nghiệp, phần mềm Meliasoft 2020 cung cấp tính năng duyệt chứng từ. Tại giao diện màn hình ngoài, chương trình hiển thị tất cả các công việc/chứng từ cần được các cấp quản lý duyệt đáp ứng đúng quy trình quản lý xây dựng.
Hiển thị khối lượng chứng từ cần phải duyệt
Trạng thái chứng từ trước và sau duyệt
Báo cáo giao diện website
Chương trình có thể chạy hoàn toàn độc lập
Chương trình phát triển trên nền tảng web, bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt và kết nối internet đều có thể sử dụng được
Tự động tạo chứng từ theo quy trình
BAN GIÁM ĐỐC
- Cung cấp cho Ban quản trị những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến sản xuất, kinh doanh của công ty.
- Lên các báo cáo so sánh, đánh giá dựa trên các chỉ tiêu phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
- Hệ thống giúp công ty giảm chi phí và tăng lợi nhuận khi tất cả các quy trình của doanh nghiệp được sắp xếp hợp lý, Công ty có thể xác định được những khoản rò rỉ trong hệ thống ERP. Ngoài ra ERP còn giúp công ty cải thiện việc quá trình mua sắm, kiểm soát hàng tồn kho, và dự báo nhu cầu mua sắm sắp tới, vv, về cơ bản hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện toàn bộ chuỗi cung ứng và làm nó phản ứng nhanh hơn.
- Theo thời gian những thay đổi các tính năng mới được bổ sung vào kinh doanh, với MELIASOFT Công ty có thể dễ dàng mở rộng. Chính vì điều này, doanh nghiệp có thể thêm các chức năng mới, quy trình, bộ phận, và nhiều hơn nữa vào hệ thống ERP một cách dễ dàng.
BỘ PHẬN KINH DOANH
- Tối ưu việc tính toán và quy trình bán hàng
- Phòng kinh doanh luôn có thông tin chính xác, tức thời về tiến độ sản xuất, tồn kho nhằm hỗ trợ tối ưu cho quá trình giao dịch, đàm phán bán hàng.
- Cập nhật và kiểm soát liên tục thông tin về quá trình xuất hàng và theo dõi vận chuyển, sản lượng giao nhận với khách hàng.
- Việc đồng nhất tên gọi và quy cách cho sản phẩm trong toàn hệ thống đảm bảo tính chính xác trong giao dịch về bán, xuất, nhập hàng trong toàn hệ thống.
BỘ PHẬN SẢN XUẤT
- Kết nối phần mềm với các công đoạn sản xuất giúp tự động hóa quy trình sản xuất
- Luôn nắm được số liệu thống kê về các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất một cách nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ tối đa cho quá trình điều độ, giám sát sản xuất.
- Nhờ việc quản lý được nguồn gốc, chất lượng của nguyên vật liệu cũng như tỷ lệ sản phẩm lỗi tại từng máy, có thể quản lý được chất lượng từng sản phẩm và truy vết nguồn gốc khi phát hiện sản phẩm sai hỏng.
- Giảm thiểu và kiểm soát tốt tỉ lệ sản phẩm lỗi hỏng, đặc biệt việc hoạch định, tính toán nguyên vật liệu được thực hiện một cách hợp lý, hiệu quả…
BỘ PHẬN MUA HÀNG
- Giảm thiểu tối đa các giao dịch nội bộ liên quan tới quá trình mua và cung ứng vật tư.
- Giảm thiểu các sai sót liên quan đến các yếu tố về kỹ thuật, chất lượng, nguồn gốc của vật tư mua về.
- Giúp kiểm soát tốt nhất về chất lượng nhà cung cấp trong quá trình mua và nhập hàng.
BỘ PHẬN KHO
- Chủ động trong công tác quản lý, điều hành kho hàng liên quan tới vật tư và thành phẩm.
- Đáp ứng tốt cho công tác quản trị và đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận kho.
BỘ PHẬN KẾ TOÁN
- Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán.
- Hỗ trợ tối đa các công tác nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao như tính giá vốn, tính giá thành sản phẩm.
- Hỗ trợ tối đa trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống