Bạn có thể vào mục Quản lý chọn Quản lý chi phí trả trước trên thanh Menu ngang. Hoặc chọn phân hệ Tài sản, công cụ tại màn hình chính.

Click chuột chọn Quản lý chi phí trả trước.

Khi chọn Quản lý chi phí trả trước, bạn sẽ truy cập được vào bảng nhóm chi phí trả trước. Tại đây bạn có thể Thêm mới, Sửa, Xóa các nhóm này.

Chú ý khi đặt mã là mã nhóm mẹ bắt buộc phải có trong mã nhóm con tính từ trái sang phải (Tức là phải lồng nhau).

Enter tại một nhóm để truy cập vào danh mục chi phí trả trước tương ứng.

Tại đây, bảng hiển thị được chia làm 2 phần. Phần trên lưu thông tin danh sách các mã chi phí và bảng phía dưới lưu thông tin chi tiết.

Bạn có thể sử dụng các phím chức năng được liệt kê trên thanh tiêu đề của bảng.. hoặc các nút chức năng ở dưới.

Click chuột phải và chọn thêm mới (F2).

Nhóm của chi phí cần khai báo. Mặc định là nhóm mà bạn đã enter vào từ trước đó.

Mã chi phí PB: Tối đa 16 ký tự, khai báo mã cho chi phí.

Tên chi phí PB: Tối đa 128 ký tự, khai báo tên cho chi phí.

Nước sản xuất: Tối đa 16 ký tự, khai báo nguồn gốc cho chi phí.

Đơn vị tính: Tối đa 08 ký tự, khai báo đơn vị tính cho chi phí.

Công suất: Tối đa 64 ký tự, khai báo công suất sử dụng (nếu có).

Năm sản xuất: Tối đa 04 ký tự, khai báo năm phát sinh chi phí.

Tài khoản theo dõi là tài khoản chi phí trả trước. Đây phải là tài khoản chi tiết.

Mục đích sử dụng: Tối đa 02 ký tự, được chọn trong danh mục mục đích sử dụng.

Mã tăng: Là lý do tăng giảm chi phí. Tối đa 02 ký tự, được chọn trong danh mục lý do tăng giảm của tài sản.

Ngày tăng chi phí: Khai báo ngày tăng chi phí.

Bộ phận: Chọn trong Danh mục bộ phận sử dụng tài sản.

Khai báo nguồn vốn sử dụng cho việc tăng chi phí, được chọn trong Danh mục nguồn vốn.

Khai báo số lượng chi phí ghi tăng.

Tổng giá trị: Là giá trị chi phí trả trước, được khai báo chi tiết theo từng nguồn vốn hình thành chi phí.

Giá trị đã phân bổ: Là giá trị đã được phân bổ tới thời điểm cập nhật khoản chi phí trả trước.

Giá trị còn lại: Chương trình tự động tính bằng “Tổng giá trị” trừ đi (-) “Giá trị đã phân bổ”.

Phân bổ: Dùng phím Spacebar để thay đổi giữa 02 tùy chọn Có hoặc Không phân bổ tự động. Nếu nhập giá trị bằng C, chương trình mới cho phép nhập các thông tin tiếp theo.

Thời điểm phân bổ: Là căn cứ để chương trình tính số tháng mà khoản chi phí sẽ phân bổ hết. Là sau ngày tăng chi phí.

Giá trị tính phân bổ mặc định bằng giá trị còn lại, tuy nhiên bạn có thể thay đổi lại.

Số tháng phân bổ còn lại: Là số tháng phân bổ còn lại của khoản chi phí khai báo.

Giá trị phân bổ 1 tháng sẽ được chương trình tự động tính ra, bằng “Giá trị còn lại” chia cho “Số tháng phân bổ còn lại”.

F12 – Chuyển sang tab Hạch toán.

Nguồn vốn và Giá trị mặc định nhảy sang từ bên tab “Chi tiết”.

Tài khoản Nợ phân bổ: Chọn trong Danh mục tài khoản (Tài khoản Chi phí). Tài khoản này sẽ tự động ghi nợ khi tính phân bổ.

Tài khoản Có phân bổ: Chọn trong Danh mục tài khoản (Tài khoản chi phí trả trước). Tài khoản này sẽ tự động ghi có khi tính phân bổ.

Mã khoản mục: Chọn khoản mục trong Danh mục khoản mục phí. Khi phân bổ chi phí trả trước, sẽ tự động được lấy vào trong chứng từ phân bổ tự động.

Nhân viên: Khai báo nhân viên liên quan đến chi phí trả trước (nếu có).

Sản phẩm: Chi phí trả trước được sử dụng để sản xuất sản phẩm (nếu có).

Hợp đồng: Khai báo Hợp đồng liên quan đến chi phí trả trước (nếu có).

F12 – Chuyển sang tab Trạng thái.

Nguồn vốn, Nguyên giá tài sản, Bộ phận sử dụng, Thời điểm phân bổ: Đã khai báo tại tab “Chi tiết”.

Ngày kết thúc phân bổ: Ngày chấm dứt tính phân bổ. Có thể là ngày chi phí chưa được phân bổ hết nhưng giảm vì 1 lý do nào đó.

Lý do thôi phân bổ: Lý do giảm chi phí trả trước, tối đa 02 ký tự, được chọn trong Danh mục lý do tăng giảm tài sản.

Ngày giảm chi phí: Khai báo ngày giảm chi phí.

Khai báo số chứng từ giảm liên quan.

Chờ thanh lý: Dùng phím Spacebar để thay đổi giữa 02 tùy chọn C – Chờ thanh lý hoặc K – Chưa xếp loại.

Ngày thế chấp: Khai báo ngày thế chấp nếu chi phí trả trước là công cụ, dụng cụ và lý do giảm là do thế chấp.

F12 – Chuyển sang tab Ghi chú.

Tab Ghi chú: Cho phép bạn khai báo thêm các thông tin liên quan đến chi phí trả trước (Nguồn gốc, Nhà cung cấp, Giao cho ai quản lý, …)

F12 – Chuyển sang tab Mở rộng.

Tab Mở rộng lưu các thông tin quản lý mở rộng, tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của người dùng có muốn theo dõi hay không.

Alt+C – Chấp nhận.

F3 – Sửa thông tin chi phí.

Chi phí đã ghi giảm nên khi F3 chương trình hiện cảnh báo.

Spacebar để đánh dấu chi phí.

F10 – Phân nhóm. Bạn nhập các thông tin để phân nhóm cho các chi phí.

Các chi phí đã được chuyển sang Nhóm chi phí trả trước ngắn hạn.

Spacebar chọn chi phí. F12 – Đổi bộ phận. Bạn có thể đổi lại bộ phận, bút toán hạch toán khấu hao, khoản mục phí, sản phẩm để phân bổ chi phí theo từng tháng (nếu muốn).

F8 – Xóa chi phí.

Esc – Quay ra.