Số hóa là khái niệm mà bản thân nó cũng dễ bị nhầm lẫn. Do có 2 hình thức số hóa là Số hóa dữ liệu (Digitization) và Số hóa quy trình (Digitalization)
Số hóa dữ liệu (Digitization) là hình thức chuyển đổi thông tin, dữ liệu, tài liệu từ dạng vật lý, analog sang định dạng kỹ thuật số. Ví dụ scan giấy tờ, tài liệu dạng giấy sang lưu ở dạng file PDF, lưu trong máy chủ của công ty.
Số hóa quy trình (Digitalization) là việc sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để cải tiến, thay đổi quy trình vận hành, các quy trình làm việc, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, tài liệu liệu sau khi được lưu tại máy chủ sẽ được tải lên nền tảng đám mây. Mọi người có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập những tài liệu này. Quá trình làm việc được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện hơn. Nhờ vào việc tiếp cận dữ liệu nhanh chóng hơn.
Có thể nói số hóa tài liệu là bước đệm để số hóa quy trình làm việc.
Chuyển đổi số (digital transformation) là sự ứng dụng công nghệ và kỹ thuật số hiện đại để cải thiện mọi hoạt động của doanh nghiệp. Chuyển đổi số làm thay đổi cách thức làm việc, vận hành doanh nghiệp, mô hình kinh doanh, hoàn thiện tổ chức, con người,… Từ đó tạo ra những giá trị mới cho doanh nghiệp. Cung cấp cho khách hàng những giá trị và trải nghiệm tốt hơn. Đồng thời nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Chuyển đổi số không chỉ có sự tác động đến quá trình làm việc của doanh nghiệp. Mà bên cạnh đó còn tác động đến văn hóa tổ chức của công ty. Nó đòi hỏi doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng về mọi mặt. Kể cả sự chuẩn bị tâm lý cho nhân viên. Đào tạo để họ có thể thích ứng với sự thay đổi.
Chuyển đổi số là xu hướng nổi bật tại nước ta cũng như trên khu vực và thế giới. Chuyển đổi số được ứng dụng trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau.
Nhiều người nhầm lẫn giữa số hóa và chuyển đổi số là do chúng có vài điểm giống nhau. Về cơ bản, cả hai quá trình này đều là ứng dụng công nghệ kỹ thuật vào trong doanh nghiệp. Từ đó làm thay đổi nhiều thao tác truyền thống. Cải thiện hoạt động của doanh nghiệp. Những công nghệ được áp dụng từ đơn giản đến phức tạp. Đơn giản như việc chuyển dữ liệu sang dạng file mềm. Hay phức tạp khi ứng dụng các công nghệ hiện đại như AI, Big Data, IoT,…
Sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số thể hiện ở yếu tố con người và các giá trị bền vững.
Số hóa chỉ đơn giản là ứng dụng công nghệ để làm thay đổi các quy trình, thao tác làm việc. Là sự sử dụng các yếu tố kỹ thuật số thuần túy. Bản thân các dữ liệu không có gì thay đổi. Chỉ là thay đổi cách thức lưu trữ chúng. Số hóa làm thay đổi cách thức lưu trữ, thao tác làm việc. Nhưng nó không tối ưu được hoàn toàn hoạt động của doanh nghiệp.
Còn chuyển đổi số đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược lâu dài, tác động lên toàn bộ doanh nghiệp. Từ tổ chức, con người đến mô hình kinh doanh. Dựa trên các dữ liệu và quy trình được số hóa, chuyển đổi số làm thay đổi toàn bộ mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đưa ra các chiến lược phù hợp, tối ưu quy trình, mô hình kinh doanh để đem lại hiệu quả kinh doanh cao.
Để thực hiện chuyển đổi số thành công, quan trọng nhất là yếu tố con người. Từ lãnh đạo đến nhân viên cần được đào tạo để thích ứng với mọi sự thay đổi. Cần có sự nhanh nhạy linh hoạt hoạt hơn.
Hơn nữa chuyển đổi số là quá trình liên tục và kéo dài. Không thể hoàn thành ngay lập tức trong thời gian ngắn. Trong khi đó, số hóa có thể thực hiện và hoàn thiện nhanh chóng. Số hóa có thể coi là những bước đệm của chuyển đổi số.
Số hóa và chuyển đổi số về cơ bản có điểm giống nhưng hoàn toàn khác nhau. Số hóa là quá trình quan trọng không thể thiếu trong chuyển đổi số . Để thực hiện chuyển đổi số thành công thì việc tạo nền tảng từ số hóa là vô cùng quan trọng. Đồng thời yếu tố con người cũng cần được quan tâm.
