Triển khai ERP trong doanh nghiệp vừa và nhỏ: Những điều cần biết

Trong bối cảnh nền kinh tế luôn biến động và cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc quản lý hiệu quả các nguồn lực trở thành yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp. Giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning), từng được coi là đặc quyền của các doanh nghiệp lớn với quy mô và nguồn lực mạnh mẽ, nay đang dần trở thành một công cụ quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (Small and Medium Enterprise – SME). Sự phát triển không ngừng của công nghệ đã làm cho ERP trở nên dễ tiếp cận hơn, cho phép các SME có cơ hội tối ưu hóa quy trình hoạt động, nâng cao hiệu suất và tăng khả năng cạnh tranh.

Vậy tại sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đến phần mềm ERP? Những lợi ích và thách thức mà ERP mang lại cho SME? Khi nào là thời điểm phù hợp để các SME triển khai ERP? Những yếu tố nào cần xem xét để lựa chọn một phần mềm ERP phù hợp nhất?

Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đến phần mềm ERP?

So với các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có bộ máy tổ chức đơn giản hơn. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là các quy trình và nghiệp vụ của họ ít phức tạp hơn. Các SME vẫn thường phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình, từ việc kiểm soát hàng tồn kho, giám sát quy trình sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng cho đến tổng hợp phân tích báo cáo, quản trị tài chính kế toán… đều đòi hỏi sự chính xác và kịp thời.

Với nguồn lực hạn chế, các SME càng cần phải nhạy bén và linh hoạt trong việc chuyển dịch từ phương thức kinh doanh truyền thống sang hiện đại bằng cách ứng dụng công nghệ. ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình kinh doanh mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp, giúp tăng năng suất lao động và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Chính vì vậy, đầu tư vào giải pháp ERP là bước đi quan trọng và cần thiết để các SME có thể tăng trưởng dài hạn và phát triển bền vững.

Những lợi ích và thách thức mà ERP mang lại cho SME?

Phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường coi việc triển khai phần mềm ERP như một “chiếc áo quá khổ”, việc xây dựng và triển khai một hệ thống ERP toàn diện có vẻ như là một mục tiêu xa xỉ và bất khả thi. Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay, nhiều giải pháp ERP hiện đại đã cung cấp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ những tùy chọn phù hợp với quy mô, nhu cầu và ngân sách nhưng vẫn đem lại những lợi ích to lớn phải kể đến như:

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp được tích hợp trong một hệ thống duy nhất, giúp tự động hóa các quy trình thủ công, loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu, tăng cường khả năng phối hợp giữa các phòng ban, từ đó lãnh đạo và nhân viên có thể tiết kiệm thời gian và tập trung vào các công việc có giá trị gia tăng hơn.

Nâng cao hiệu suất làm việc: Cho dù có 10 hay 100 nhân viên, điều quan trọng là ERP giúp họ không bị kiệt sức bởi vô số những công việc thủ công mất thời gian, mà có thể tập trung hơn vào các hoạt động cốt lõi của công việc, làm việc hiệu quả hơn và đóng góp nhiều hơn cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Nâng cao khả năng ra quyết định: ERP cung cấp cho các SME một cái nhìn tổng quan về tất cả các hoạt động kinh doanh của mình, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên dữ liệu chính xác và tức thời.

Giảm thiểu rủi ro: ERP đưa ra các cảnh báo liên quan đến những rủi ro tiềm ẩn một cách chính xác, kịp thời để doanh nghiệp tránh được, từ đó tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận.

Khả năng mở rộng để phù hợp với doanh nghiệp: Hệ thống ERP là sự đóng gói của rất nhiều module, các module có thể được triển khai cùng nhau hoặc độc lập. Chính vì vậy, các SME có thể bắt đầu với một phạm vi nhỏ, chẳng hạn như quản lý tài chính, quản lý mua, bán, kho, sản xuất,.. và sau đó mở rộng theo từng giai đoạn phát triển kinh doanh.

Mặc dù việc triển khai ERP mang lại nhiều lợi ích như trên nhưng các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn phải đối mặt với không ít thách thức. Quá trình triển khai ERP đòi hỏi một sự đầu tư đáng kể về chi phí, thời gian và nguồn lực nhân sự; thay đổi lớn trong văn hóa doanh nghiệp liên quan đến tư duy và cách thức làm việc cũng đặt ra những trở ngại lớn cho nhà quản trị trước quyết định có triển khai hệ thống ERP hay không ?

Vậy khi nào là thời điểm phù hợp để các SME triển khai ERP?

Thời điểm triển khai ERP có thể khác nhau tùy thuộc vào những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình vận hành. Xác định đúng thời điểm không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả triển khai mà còn đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ tận dụng được tối đa các lợi ích mà ERP mang lại. Thông thường khi các SME gặp những vấn đề dưới đây thì nên cân nhắc đến việc sở hữu một hệ thống ERP cho riêng mình. 

Thứ nhất, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô: Khi một doanh nghiệp tăng trưởng và có kế hoạch mở rộng thị trường cũng như chuẩn bị cho sự phát triển dài hạn, việc quản lý các quy trình kinh doanh bằng phương pháp thủ công hay các hệ thống rời rạc gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian, khi đó ERP có thể giúp các SME quản lý nguồn lực và tối ưu quy trình vận hành. 

Thứ hai, khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản trị thông tin: Sử dụng nhiều hệ thống phần mềm rời rạc có thể dẫn đến sự phân tán dữ liệu, gây khó khăn trong việc tổng hợp và phân tích thông tin. Hệ thống ERP giúp tích hợp dữ liệu từ các phòng ban, cung cấp một cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh, giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác, từ đó cải thiện khả năng dự báo và lập kế hoạch.

Thứ ba, việc quản lý nguồn lực không hiệu quả gây lãng phí: Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tài nguyên như nguyên vật liệu, nhân lực, thiết bị, tài chính… thì ERP sẽ giúp nhận diện và loại bỏ các điểm yếu trong quản lý các nguồn lực này.

Thứ tư, khi cần đáp ứng yêu cầu ngày càng cao hơn của khách hàng: Trong một môi trường kinh doanh cạnh tranh, yêu cầu của khách hàng ngày càng cao về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và dịch vụ hậu mãi. ERP giúp cải thiện quản lý chuỗi cung ứng, tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý tồn kho, từ đó nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Và cuối cùng, doanh nghiệp cần xem xét những yếu tố nào để lựa chọn một phần mềm ERP phù hợp nhất?

Việc cân nhắc lựa chọn một phần mềm ERP vừa có thể giúp nhà quản trị có được một hệ thống thông tin tập trung hỗ trợ việc ra quyết định, vừa giúp cải thiện thời gian của người vận hành đồng thời phù hợp với quy mô và mức chi phí có thể đầu tư của một SME, sẽ đòi hỏi doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố quan trọng dưới đây:

Tính linh hoạt và khả năng mở rộng: Phần mềm ERP cần có khả năng tùy chỉnh và mở rộng, việc triển khai các module có thể được lựa chọn và ưu tiên theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Chi phí hợp lý: Thay vì cân nhắc một hệ thống ERP nước ngoài với chi phí rất cao, SME có thể tìm kiếm các giải pháp thay thế hiệu quả về mặt chi phí từ thị trường trong nước. Các hệ thống ERP của Việt Nam như Bravo, Meliasoft, ITG, Fast… đang dần nhận được sự quan tâm lớn nhờ vào khả năng cung cấp các dịch vụ tương đương với một mức chi phí thấp hơn đáng kể.

Khả năng tích hợp: Một hệ thống ERP với API mở và khả năng tương thích cao sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối và đồng bộ hóa dữ liệu từ các phần mềm hay hệ thống khác như sàn thương mại điện tử, thiết bị iOT.., tạo nên một hệ sinh thái công nghệ hoàn chỉnh và hiệu quả.

Tư vấn và Chuyển giao, Hỗ trợ và Bảo trì tốt: Nhà cung cấp ERP cần hỗ trợ tư vấn chuyên sâu để giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất, cũng như đảm bảo quá trình triển khai một cách hiệu quả từ khâu lập kế hoạch đến đào tạo chuyển giao và hỗ trợ vận hành. SME cũng cần một đối tác cung cấp ERP có dịch vụ hậu mãi khách hàng tốt, sẵn sàng giải quyết các vấn đề kỹ thuật và cung cấp các bản cập nhật phần mềm thường xuyên, giúp giảm thiểu thời gian gián đoạn hoạt động cũng như đảm bảo rằng hệ thống luôn hoạt động mượt mà, ổn định.

Triển khai ERP trong doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) không chỉ là một xu hướng mà còn là một bước đi chiến lược quan trọng. Việc chọn đúng hệ thống ERP phù hợp giúp SME tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như chi phí, tính linh hoạt, khả năng tích hợp và hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp bởi đầu tư vào ERP là một khoản đầu tư dài hạn, giúp SME phát triển bền vững và thúc đẩy sự vươn lên mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay.

Thu Thắng, Meliasoft.