I. Quản lý Cân đối nguồn lực:
Để đáp ứng nhu cầu đơn hàng dựa trên thông tin về năng lực và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp (lượng hàng tồn, định mức, máy móc thiết bị, nhân công cùng một số yếu tố khác…), chương trình sẽ hoạch định ra nguồn lực tối ưu nhất cho sản xuất. BOM (Bill of material) cung cấp thông tin hữu ích kịp thời, giúp tận dụng tốt các nguồn lực, đảm bảo tối ưu hóa các hoạt động trong chuỗi cung ứng (Supply change).
Quy trình
Đầu vào của BOM dựa trên thông tin về năng lực và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp:
- Lập đơn hàng đặt ra nhu cầu: mặt hàng, số lượng, thời gian giao hàng
- Khai báo định mức vật tư, nguyên vật liệu và các yếu tố sản xuất khác (nhân công, sản xuất chung) trong kết cấu sản phẩm của từng công đoạn sản xuất cùng tỷ lệ hao hụt (nếu có).
- Thời gian chờ mua, chờ sản xuất cho từng sản phẩm, công đoạn (list time); đây là cơ sở tính toán tổng thời gian sản xuất so với ngày dự kiến giao hàng.
- Dựa trên khả năng đáp ứng của kho đến thời điểm sản xuất: tồn kho thực tế của thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu; tính toán đến các lệnh sản xuất đang thực hiện và kế hoạch đã được xác nhận.
- Dựa trên năng lực sản xuất thực tế (nhân lực, máy móc thiết bị…)
Chương trình sẽ hoạch định ra nguồn lực tối ưu nhất cho sản xuất thông qua trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu đơn hàng không?
- Nguyên vật liệu cần cho sản xuất là bao nhiêu? Cần mua thêm bao nhiêu và khi nào cần mua?
- Các yếu tố nhân lực, máy móc thiết bị và các yếu tố khác? Từ đó làm cơ sở cho việc thiết lập nhu cầu mua hàng và lập kế hoạch sản xuất theo phân xưởng, tổ, đội …
Ngoài ra chương trình có khả năng xử lý linh hoạt các vấn đề khác liên quan:
- Huỷ đơn hàng
- Khách hàng đặt thêm hàng
- Sản xuất theo lô, mẻ
- Sản xuất đáp ứng nhu cầu tối thiểu của kho
- Hình ảnh mô tả trên phần mềm
- Dựa trên thông tin về năng lực và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, BOM sẽ hoạch định ra nguồn lực tối ưu nhất cho quá trình sản xuất
II. Quản lý quy trình mua hàng
Quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khâu từ nhu cầu mua hàng đến cập nhật báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng mua, phiếu nhập mua đồng thời quản lý công nợ chi tiết cho từng nhà cung cấp, đơn hàng mua một cách đầy đủ và chính xác.
Yêu cầu quản trị khách hàng:
- Báo cáo lựa chọn nhà cung cấp:
- Chất lượng hàng
- Thời gian giao hàng
- Hạn mức công nợ (số tiền, thời gian).
- Dựa trên đánh giá bằng điểm số trên báo cáo, phần mềm đưa ra gợi ý giúp người quản trị quyết định việc lựa chọn nhà cung cấp nào.
- Đặt mua hàng
- Báo cáo theo dõi tiến độ đặt mua
- Báo cáo theo dõi tiến độ đơn hàng mua: So sánh số lượng đề nghị mua, số lượng đặt hàng mua (duyệt mua); số lượng thực tế mua (nhập mua)
III. Quản lý quy trình kho
Phân hệ quản lý kho cung cấp một bức tranh toàn cảnh về tình hình nhập xuất tồn kho tại công ty, hỗ trợ tối đa mục tiêu kiểm soát và giảm thiểu tiền chết tại kho thông qua việc thống kê chính xác, tối ưu về hạn mức kho cũng như thời gian lưu kho.
Quy trình luân chuyển kho giữa các đơn vị thành viên:
- Lập và in Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất lắp ráp và Phiếu nhập thành phẩm trực tiếp trên phần mềm.
- Quản lý vật tư theo nhiều đơn vị tính, bao gồm các đơn vị tính quy đổi (Thùng-Chai, Hộp – Viên – Kg…) và đơn vị tính không quy đổi (tấm gỗ – m3..), lưu hệ số quy đổi theo hai cách từ đơn vị gốc về quy đổi hoặc từ quy đổi về đơn vị gốc.
- Tự động tính giá vốn của hàng xuất theo nhiều phương pháp khác nhau: Đích danh, giá trung bình tháng, trung bình thời điểm, nhập trước xuất trước; theo từng kho hoặc không theo kho. Xử lý bài toán làm tròn 10/3 khi tính giá vốn trong trường hợp lượng hết, tiền còn.
- Xử lý các trường hợp tính giá vốn quay vòng, áp giá vốn tự động khi xuất lắp ráp, xuất điều chuyển kho, xuất chuyển đơn vị chi nhánh khác…
- Thống kê số liệu nhập xuất tồn theo nhiều chiều quản lý như: kho, vị trí trong bản đồ kho, palet, lô, ngành hàng, mặt hàng, chi tiết mã hàng, mã hàng đại diện cũng như các đối tượng quản lý khác.
- Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, máy chấm công, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác…
- Phân tích tuổi kho: Căn cứ vào các phiếu nhập xuất, chương trình xử lý và tính toán tuổi kho theo phương pháp FIFO cho từng vật tư. Mức tuổi kho do người dùng tự định nghĩa (< 30 ngày, 30-60 ngày, 60-90 ngày, > 90 ngày…)
- Lưu các thông tin khác trên chứng từ thông qua việc attach, download các file tài liệu đính kèm.
Mô đun thống kê kho:
- Sử dụng song song 2 module Thống kê kho và Kế toán kho, phục vụ cho công tác quản lý cũng như đối chiếu số liệu giữa hai phần hành quản lý trên
- Hệ thống cho phép theo dõi chi tiết theo các đối tượng quản lý (Kho, Mã hàng, Vị Trí, Lô, kích thước, cuộn, chuyền, ca sản xuất, quy cách…)
- Có tính năng link với phần mềm kế toán hiện tại, nhằm:
- Sử dụng chung danh mục từ điển.
- Check chênh lệch các báo cáo kho của từng mã hàng, từng kho, từng lô, hiển thị màu sắc trực quan các dòng chênh lệch.
- Search nhanh các mặt hàng có trong từng kho, từng vị trí?
- Search nhanh vị trí chứa các mặt hàng gì? tồn bao nhiêu?
- Cảnh báo hạn mức tồn tối đa, tối thiểu từng kho
- Check hàng tồn trên tất cả các kho trong hệ thống
- Hệ thống báo cáo kho: Cho phép so sánh dữ liệu kho và kế toán
- Quy ước nguyên tắc theo dõi mã hóa, đối tượng quản lý:
- Đối với các mã thành phẩm, vật tư, hàng hóa giữa định mức và thực tế: Quy chuẩn giống nhau để có thể so sánh được
- Đối với thông tin chi tiết của thành phẩm, vật tư, hàng hóa: Thông tin thống kê chi tiết nhất của thành phẩm đã qua từng công đoạn sản xuất; phục vụ cho việc kiểm soát kho.
- Đối với thông tin quản lý cuộn, quy cách, ca….: sẽ được theo dõi trên các trường quản lý mở rộng.
Hình ảnh trên phần mềm:
- Phân tích tồn kho chi tiết/tổng hợp theo nhà máy, nhãn hiệu, kích thước, kho, loại hàng (A1, A2, A3). Số liệu được tổng hợp theo công thức đã thiết lập trên file excel lấy dữ liệu thô từ báo cáo tồn kho.
- Phân tích theo ngành hàng và chi nhánh. Chỉ tiêu số lượng tồn và dư cuối tính theo bình quân
- Biên bản kiểm kê hàng hóa: Từ phần mềm kết xuất được số liệu kế toán, để trắng các chỉ tiêu còn lại phục vụ cho việc kiểm kê.
- Báo cáo tổng hợp hàng hóa: Phân tích số lượng bán, số lượng loại A1, Số lượng khách hàng, so sánh với số lượng bán năm liền kề theo từng kho, kích thước,mã màu, mã hàng.
- Đối chiếu giữa thủ kho và kế toán
Quản lý mã vạch
Yêu cầu của khách hàng:
- Quét mã Qrcode đối với vật tư xuất nhập kho và auto kết nối vào hệ thống quản lý khi thực hiện nhập/xuất kho
- Quyét mã Qrcode khi thành phẩm hoàn thành theo từng pallet –> cập nhật sản lượng sản xuất của đơn hàng theo thời gian thực.
Thông tin chi tiết hàng hóa:
- Sử dụng mã vạch (barcode, QRcode) để quản lý thông tin hàng hóa
- Phục vụ quản lý quy cách, màu sắc, chất liệu, nhà cung cấp… chi tiết của mã hàng theo từng lần nhập xuất
- Lên báo cáo nhập/xuất/tồn theo mã hàng hoặc theo chi tiết mã hàng.
- Danh mục mã vạch
IV. Quản lý tiến độ đơn hàng sản xuất
Hệ thống quản lý đầy đủ các khâu trong quy trình sản xuất từ Lập đơn hàng sản xuất (Lệnh sản xuất, Hướng dẫn sản xuất )Xuất/Nhập kho nguyên vật liệu –> Nhập thành phẩm hoàn thành –> Tính giá thành sản phẩm. Công tác kiểm soát chặt chẽ, thống kê tức thời và việc tính chính xác giá thành sản phẩm sẽ giúp nhà quản trị chủ động điều hành và ra quyết định sản xuất kinh doanh.
Các thông tin cần quản lý trong quá trình sản xuất:
- Chủng loại thành phẩm
- Quy cách (kích thước, định lượng)
- Số thứ tự cuộn
- Máy sản xuất
- Ca sản xuất
- Phân loại lỗi sản phẩm khi có phát sinh
- Tiêu hao nguyên liệu, nhiên liệu sản xuất
- Các thông tin khác (Thủ kho, người kiểm soát, các chỉ số đo lường khác…) attach đính kèm với phiếu nhập thành phẩm
- Nhóm nguyên vật liệu chính: Đất sét, cao lanh, Feldspar, màu in, men in.
- Nhóm nguyên vật liệu phụ: Bao bì, Ballet và phụ kiện bao gói, ke góc
- Nhóm Gạch ốp lát: Gạch ốp lát – Kích thước 1580 xương G trắng men Matt, Gạch ốp lát – Kích thước 2540 xương C trắng men bóng
- Thống kê sản xuất tại các công đoạn, phần mềm xử lý được các nghiệp vụ sau:
- Thống kê số lượng sản phẩm hoàn thành theo từng công đoạn, từng ca làm việc, từng máy (chuyền) sản xuất.
- Thống kê tiêu hao: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ, dầu, mỡ, hóa chất, điện.
V. Quản lý quy trình bán hàng
Quản lý đầy đủ các khâu trong quy trình bán hàng từ Kế hoạch bán hàng cho đến thực hiện Báo giá –> Đơn hàng –> Xuất hàng –> Thanh toán. Trợ giúp cho bộ phận kinh doanh – bán hàng, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách kịp thời, chính xác. Cung cấp nhiều tiêu chí phân tích bán hàng giúp nhà quản trị có cái nhìn đa chiều về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Lưu đồ bán hàng:
- Các công việc bán hàng, xuất khẩu được tiến hành tại văn phòng (trụ sở chính, các chi nhánh) và việc xuất hàng, giao hàng được tiến hành tại nhà máy, kho hàng. Do vậy, phần mềm cần giải quyết các yêu cầu cao về độ chính xác trong công tác xử lý đơn hàng/hợp đồng bán, tính liên tục trong quá trình xuất hàng.
- Tại văn phòng, nhân viên kinh doanh có thể kiểm soát và theo dõi sản lượng hàng hóa sản xuất (Thống kê sản xuất), tồn kho khả dụng (các sản phẩm có khả năng bán được). Tuy nhiên, ngoài các chức năng tự động của hệ thống thì trong quy trình vận hành, việc cập nhật số liệu thực hiện Realtime.
- Theo đó, công việc sản xuất thường diễn ra liên lục và cập nhật số liệu phải tức thời sản xuất của từng ngày để các bộ phận kinh doanh kế thừa, nắm bắt được sản lượng thực tế của ngày hôm đó => làm căn cứ xây dựng đơn hàng, làm lệnh xuất hàng.
- Sau khi Nhân viên kinh doanh hoàn thiện đơn hàng/hợp đồng và lập các “lệnh giao hàng” thì dữ liệu sẽ phải được hiển thị tức thời tại Kho, Kế toán nhà máy để lập các thủ tục giao hàng cho khách. Do vậy, ngoài yếu tố công nghệ hỗ trợ của phần mềm, phần cứng thì doanh nghiệp cũng cần trang bị hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin (Máy chủ, đường truyền internet ổn định, thiết bị mã vạch) để đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh.
- Tùy vào chính sách bán hàng của từng đơn vị việc kiểm tra hạn mức tín dùng, thanh toán khi xuất hàng nếu không đảm bảo tính khả thi hệ thống sẽ đưa ra các cảnh báo để người thực hiện và các cấp quản lý biết và có phương án phù hợp
- Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, hợp đồng bán (giao hàng đúng lượng, đúng hạn).
- Lập các thủ tục giấy tờ giao dịch với khách hàng:
- Phiếu xuất giao hàng
- Phiếu xuất hàng theo kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Hóa đơn GTGT, Hóa đơn xuất khẩu (theo hình thức đặt in / tự in/ hóa đơn điện tử)
Hoạt động bán hàng có thể thực hiện bằng 02 cách như sau:
- Nhập liệu trực tiếp khi có phát sinh bán hàng trên phần mềm Meliasoft.
- Sử dụng công cụ khác là phần mềm bán hàng của đơn vị thứ 3; đồng thời tích hợp đẩy dữ liệu lên phần mềm Meliasoft. Meliasoft có thể kết nối với nhiều đối tác khác nhau thông qua API
Bán hàng đa kênh Phần mềm Meliasoft có thể kết nối với nhiều đối tác qua API
- Tăng cường sự tương tác qua email, zalo, SMS.
- Kết nối bán hàng đa kênh: website, thương mại điện tử
- Nhân viên kinh doanh đặt hàng qua app trên Smart phone
Quản lý hệ thống phân phối
Mô tả chi tiết các công việc
- Theo dõi doanh số, doanh thu, sản lượng cả thệ thống, từng nhà phân phối
- Tại các nhà phân phối, theo dõi chi tiết phát sinh (nhập – xuất, mua – bán) theo từng cửa hàng để lên báo cáo của từng cửa hàng. Sử dụng danh mục mở rộng (danh mục cửa hàng) để theo dõi chi tiết.
Báo cáo phục vụ cho việc thống kê, phân tích số liệu kinh doanh:
- Phân tích bán hàng: Phân tích các thông tin số lượng bán/trả lại, giá trị bán/chiết khấu/hàng bán bị trả lại, giá vốn, lãi gộp.. theo nhiều tiêu chí (mặt hàng, khách hàng, bộ phận, nhân viên, hợp đồng,…).
- Phân tích doanh số bán hàng: Cho phép người dùng lựa chọn các tiêu chí làm dòng và cột báo cáo (mặt hàng, khách hàng, bộ phận, nhân viên, hợp đồng, ngày, tháng,…).
- Báo cáo bán hàng so sánh giá bán thực và bảng giá: Báo cáo phân tích so sánh giá bán thực với bảng giá theo từng nhóm giá và chi tiết theo các đối tượng quản lý khác như nhân viên, khách hàng.
- Tối ưu hóa hiệu quả trong công tác bán hàng, hỗ trợ nhân viên bán hàng có thể vừa nghe điện thoại của khách vừa kiểm tra được thông tin từ hệ thống thông qua các tiện ích: xem tồn kho tức thời của mặt hàng, tìm kiếm mặt hàng thay thế, ước tính giá bán dựa trên giá nhập đầu vào…
- Phân tích theo chi nhánh, so sánh với kế hoạch thực hiện và so sánh với cùng kỳ trước.
- Phân tích theo nhóm hàng, so sánh với kế hoạch thực hiện và so sánh với cùng kỳ trước
- Phân tích theo nhân viên kinh doanh, so sánh với kế hoạch thực hiện và so sánh với cùng kỳ trước
- Phân tích theo nhân viên kinh doanh, chi tiết theo các loại thép; so sánh với kế hoạch thực hiện và so sánh với cùng kỳ trước
- Phân tích theo ngành hàng và chi nhánh. Chỉ tiêu số lượng và doanh thu tính theo bình quân
- Phân tích số dư công nợ theo kỳ hạn nợ
- Báo cáo nhanh số dư công nợ cuối theo từng chi nhánh
- Phân tích đánh giá tỷ lệ công nợ và công nợ quá hạn so với doanh thu bán hàng theo nhân viên kinh doanh.
- Biên bản tổng hợp công nợ: Lấy số liệu công nợ phần mềm theo từng khách hàng, để trắng các cột thực tế phục vụ công tác đối chiếu.
- Báo cáo công nợ bình quân: Phân tích theo ngành hàng và chi nhánh. Chỉ tiêu số dư công nợ tính theo số bình quân hàng tháng.
- Biên bản đối chiếu công nợ phải thu với khách hàng
- Biên bản đối chiếu công nợ nội bộ giữa các chi nhánh
VI. Quản lý tài chính kế toán
Phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán chuẩn theo chế độ, quy định của Bộ tài chính cũng như cung cấp hệ thống các danh mục, báo cáo mở rộng phù hợp với tính vùng miền của mỗi doanh nghiệp.…..
Các phân hệ trong Module quản lý tài chính kế toán
- Kế toán mua hàng phải trả
- Kế toán bán hàng phải thu
- Kế toán vốn bằng tiền
- Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán giá thành
- Kế toán tài sản, công cụ dụng cụ
- Kế toán thuế, kế toán tổng hợp
- Quản trị hệ thống
Sơ đồ tổng quát:
Hình ảnh báo cáo kế toán bán hàng
Hình ảnh báo cáo kế toán mua hàng
Kế toán giá thành sản phẩm:
- quy trình sản xuất gạch: 03 công đoạn
- Công đoạn 01: Men
- Xương
- Thành phẩm hoàn thiện
- Sơ đồ hạch toán:
- Theo dõi qua tiểu khoản
- TK154i: Chi phí SXKD dở dang tại các công đoạn; i = {1;2;3}
- Phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí
- 621 phân bổ theo định mức; 622 và 627 phân bổ theo tỷ lệ của 621
- Sơ đồ hạch toán
Hình ảnh báo cáo đặc thù:
VII. Quản lý nhân sự tiền lương
Phân hệ quản lý nhân sự – tiền lương hỗ trợ các công việc như tuyển dụng, đào tạo, theo dõi quá trình công tác, đánh giá nhân sự… đồng thời tính toán chi tiết các khoản lương, thưởng, bảo hiểm, thuế thu nhập cho từng cá nhân, cung cấp thông tin hữu ích giúp người quản trị có cái nhìn tổng thể về tình hình nhân sự cũng như đánh giá chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Quản lý nhân sự
- Quản lý thông tin nhân viên (Các thông tin trích ngang: Mã, họ tên, giới tính, ngày sinh, vị trí công tác, …)
- Loại hợp đồng, số hợp đồng đã ký, ngày ký, ngày hết hạn hợp đồng…
- Thông tin về số lượng người đăng ký giảm trừ gia cảnh
- Quản lý giao dịch nhân viên
- Quản lý hợp đồng lao động, quản lý thôi việc
- Quản lý quá trình thăng cấp, thuyên chuyển công tác
- Quản lý khen thưởng, kỷ luật
- Quản lý tuyển dụng
- Quản lý đào tạo
- Quản lý các thông tin khác
- Báo cáo nhân sự
- Báo cáo đánh giá năng lực nhân viên
Quản lý tiền lương
- Quản lý các bảng khai báo: Phân ca, đăng ký nghỉ, làm thêm, …
- Bảng chấm công
- Bảng lương
- Thuế thu nhập cá nhân
- Phiếu thanh toán lương
VIII. Quản lý kế hoạch
Lập kế hoạch là khâu rất quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh; nó giúp các nhà quản lý định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp. Sử dụng module quản lý kế hoạch sẽ hỗ trợ người quản lý lập ra những kế hoạch hoạt động hoặc bản dự toán công trình phù hợp với khả năng và nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời giúp họ có thể so sánh hoạt động thực tế với kế hoạch đưa ra nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
Bao gồm kế hoạch mục tiêu (hàng năm, dài hạn) và kế hoạch thực hiện (hàng kỳ):
- Kế hoạch tổng quan: Doanh thu, chi phí
- Kế hoạch bán hàng – phải thu
- Kế hoạch mua hàng – phải trả
- Kế hoạch vốn bằng tiền
- Kế hoạch hàng tồn kho
- Kế hoạch chi phí giá thành
- Kế hoạch nhân sự, tiền lương
Kế hoạch doanh thu
- Theo kỳ: tháng/quý/năm
- Theo tài khoản, mã hàng hóa
Kế hoạch bán hàng
Theo dõi sản lượng, doanh thu kế hoạch theo nhiều nhóm chỉ tiêu: Khu vực, nhóm khách hàng, nhân viên tiếp thị, nhà máy, nhóm sản phẩm, chủng loại, kích thước…
Kế hoạch chi phí
- Theo kỳ: tháng/quý/năm
- Theo tài khoản, bộ phận, khoản mục phí
Kế hoạch mua hàng
- Lập kế hoạch mua hàng theo các tiêu chí tương tự như kế hoạch bán hàng.
- Kế hoạch mua hàng theo từng đơn hàng cụ thể.
Báo cáo
- So sánh doanh thu, chi phí giữa kế hoạch và thực hiện.
- Phân tích sản lượng, doanh số bán hàng so sánh với kế hoạch, phân tích theo nhiều chỉ tiêu quản lý mã hàng, khách hàng, nhân viên… (tương tự với mua hàng)
- Báo cáo so sánh với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.
- Báo cáo so sánh tình hình thực hiện theo kế hoạch giữa các đơn vị thành viên với nhau.
IX. Quản lý hợp đồng
Quản lý hợp đồng là môt module trên hệ thống sử dụng trong việc cập nhật, lưu trữ thông tin về khách hàng, về các hợp đồng mua, hợp đồng bán… trên một hệ thống mở; cho phép người dùng có thể tra cứu, tìm kiếm các thông tin một cách thuận tiện, nhanh chóng cũng như hỗ trợ công tác thống kê, phân tích, đánh giá một cách khoa học và hiệu quả.
Module Quản lý hợp đồng và Kế toán độc lập với nhau về mặt hoạt động nhưng có sự kế thừa các dữ liệu phát sinh cho nhân viên hai bộ phận có thể giảm tải các khâu nhập liệu cơ bản.
Các nội dung chính khi quản lý hợp đồng:
- Mã hợp đồng, Số file lưu trữ, Ngày ký hợp đồng, Giá trị hợp đồng trước/sau thuế, Giá trị hoa hồng…
- Phụ lục hợp đồng, Chi tiết hàng hóa theo hợp đồng, Điều khoản thanh toán của hợp đồng…
Những điểm nổi bật khác:
- Truy xuất thông tin quản lý hợp đồng một cách đa chiều thông qua các điều kiện lọc, gom nhóm theo nhiều tiêu chí như trạng thái, khách hàng, bộ phận, nhân viên thực hiện,… cùng các chỉ tiêu mở rộng khác do người dùng tự định nghĩa.
- Lưu các thông tin khác trên quản lý hợp đồng
- Kết nối phân hệ quản lý công việc: Khai báo lịch làm việc chi tiết cho từng hợp đồng, bộ phận, nhân viên; thiết lập chế độ cảnh báo nhắc việc linh hoạt; lấy thông tin tự động từ phiếu công việc lưu thành giao dịch trên quản lý hợp đồng, làm cơ sở phân tích đánh giá năng suất, hiệu quả công việc của nhân viên.
- In báo cáo: Bảng kê theo dõi hợp đồng mua/bán, Sổ tổng hợp công nợ phải thu/phải trả theo hợp đồng, Sổ tổng hợp tài khoản theo hợp đồng, Báo cáo giá trị sản lượng thực hiện theo hợp đồng, Theo dõi thanh toán theo từng điều khoản hợp đồng,…
Mọi tài liệu liên quan đến hợp đồng được lưu trữ trên phần mềm.
XI. Tính năng mở rộng
1. Kết nối hóa đơn điện tử
Nhằm giảm thiểu thao tác nhập liệu hóa đơn điện tử phát hành cho khách hàng.
Tại các chứng từ có chức năng phát hành hóa đơn điện tử
2. Sao lưu, backup dữ liệu
3. Quy trình duyệt chứng từ
Nhằm mục đích Quản lý điều hành và tác nghiệp, phần mềm Meliasoft cung cấp tính năng duyệt chứng từ. Tại giao diện màn hình ngoài, chương trình hiển thị tất cả các công việc/chứng từ cần được các cấp quản lý duyệt đáp ứng đúng quy trình quản lý xây dựng.
- Hiển thị khối lượng chứng từ cần phải duyệt
- Hiển thị ảnh chữ ký trên phiếu khi duyệt chứng từ: Khai báo chế độ on/off việc hiển thị ảnh khi duyệt chứng từ; áp dụng trong trường hợp nhân sự có chức năng duyệt không có mặt ở nhà để ký tươi, có thể duyêt trên phần mềm từ xa. Khi in phiếu sẽ in được chứng tù có ảnh chữ ký.
- Tính năng duyệt qua thiết bị thông minh (smart phone, , nâng cao khả năng quản trị mọi lúc, mọi nơi, tức thời.
4. Báo cáo quản trị giao diện web
Người dùng có thể xem trên công cụ khác: Smartphone, máy tính bảng, …: Không giới hạn số lượng user/thiết bị sử dụng.
5. Tự động tạo chứng từ theo quy trình:
Tạo nhanh các chứng từ trong 1 quy trình giúp tiết kiệm chi phí thời gian và độ chính xác cao.
6. Hệ thống cảnh báo nhanh, nhạy, chính xác
Hệ thống cho phép lập trình khai báo nội dung, thời điểm, người nhận các cảnh báo theo từng thời điểm cụ thể; giúp người dùng tiếp nhận được thông tin kịp thời mà không phải đăng nhập phần mềm để kiểm tra
7. Việc kết xuất báo cáo được cải tiến giúp người dùng giữ nguyên được dữ liệu, định dạng so với việc xem và in trực tiếp trên phần mềm