I. Quản lý dự toán
Lập kế hoạch là khâu rất quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh; nó giúp các nhà quản lý định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp. Sử dụng module quản lý kế hoạch sẽ hỗ trợ người quản lý lập ra những kế hoạch hoạt động hoặc bản dự toán công trình phù hợp với khả năng và nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời giúp họ có thể so sánh hoạt động thực tế với kế hoạch đưa ra nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
Bao gồm kế hoạch mục tiêu (hàng năm, dài hạn) và kế hoạch thực hiện (hàng kỳ):
- Kế hoạch tổng quan: Doanh thu, chi phí
- Kế hoạch bán hàng – phải thu
- Kế hoạch mua hàng – phải trả
- Kế hoạch vốn bằng tiền
- Kế hoạch hàng tồn kho
- Kế hoạch chi phí giá thành
- Kế hoạch nhân sự, tiền lương
Kế hoạch doanh thu
- Theo kỳ: tháng/quý/năm
- Theo tài khoản, mã hàng hóa
Kế hoạch bán hàng
Theo dõi sản lượng, doanh thu kế hoạch theo nhiều nhóm chỉ tiêu: Khu vực, nhóm khách hàng, nhân viên tiếp thị, nhà máy, nhóm sản phẩm, chủng loại, kích thước…
Kế hoạch chi phí
- Theo kỳ: tháng/quý/năm
- Theo tài khoản, bộ phận, khoản mục phí
Kế hoạch mua hàng
- Lập kế hoạch mua hàng theo các tiêu chí tương tự như kế hoạch bán hàng.
- Kế hoạch mua hàng theo từng đơn hàng cụ thể.
Báo cáo
- So sánh doanh thu, chi phí giữa kế hoạch và thực hiện.
- Phân tích sản lượng, doanh số bán hàng so sánh với kế hoạch, phân tích theo nhiều chỉ tiêu quản lý mã hàng, khách hàng, nhân viên… (tương tự với mua hàng)
- Báo cáo so sánh với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.
- Báo cáo so sánh tình hình thực hiện theo kế hoạch giữa các đơn vị thành viên với nhau.
Giải pháp quản lý dự toán tại khách hàng:
- Chi phí xây dựng: Chi phí xây dựng là các chi phí cho việc xây dựng công trình, hạng mục công trình, bộ phận, phần việc, công tác của công trình, hạng mục công trình đối với công trình chính, công trình phụ trợ, công trình tạm phục vụ thi công, nhà tạm để ở và điều hành thi công.
- Chi phí thiết bị: Chi phí thiết bị trong dự toán công trình bao gồm chi phí mua sắm thiết bị (kể cả thiết bị công nghệ phi tiêu chuẩn cần sản xuất, gia công); Chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ (nếu có); Chi phí lắp đặt thiết bị, chi phí thí nghiệm, hiệu chỉnh và các chi phí khác liên quan (nếu có).Trong đó: Chi phí mua sắm thiết bị công nghệ (kể cả thiết bị công nghệ cần sản xuất, gia công), bao gồm: giá mua (kể cả chi phí thiết kế và giám sát chế tạo), chi phí vận chuyển từ cảng hoặc nơi mua đến công trình, chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu container tại cảng Việt Nam (đối với các thiết bị nhập khẩu), chi phí bảo quản, bảo dưỡng tại kho bãi ở hiện trường, thuế và phí bảo hiểm thiết bị công trình.
- Chi phí quản lý dự án: Chi phí quản lý dự án là các chi phí cần thiết cho chủ đầu tư dễ tổ chức quản lý việc thực hiện các công việc quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án đến khi hoàn thành nghiệm thu bàn giao, đưa công trình vào khai thác sử dụng.
- Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng: Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng là các chi phí cần thiết để chủ đầu tư chi (hoặc thuê) tư vấn lập dự án đầu tư xây dựng, khảo sát, thiết kế, giám sát xây dựng, tư vấn thẩm tra và các chi phí tư vấn đầu tư xây dựng khác.
- Chi phí khác: Chi phí khác là các chi phí cần thiết không thuộc chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí bồi thường giải phóng mặt bằng, tái định cư; chi phí quản lý dự án và chi phí tư vấn đầu tư xây dựng nói trên, bao gồm: các chi phí liên quan đến đất đai, các chi phí liên quan đến nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước, các chi phí liên quan đến môi trường, các chi phí liên quan đến sản xuất trong tương lai và một số chi phí khác.
- Chi phí dự phòng: Chi phí dự phòng của dự án được hiểu là “khoản chi phí để dự trù cho các khối lượng phát sinh, các yếu tố trượt giá và những công việc chưa lường trước được trong quá trình thực hiện dự án”.
Một số báo cáo trên hệ thống:
II. Quy trình mua hàng
Quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khâu từ nhu cầu mua hàng đến cập nhật báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng mua, phiếu nhập mua đồng thời quản lý công nợ chi tiết cho từng nhà cung cấp, đơn hàng mua một cách đầy đủ và chính xác.
Công việc bộ phận mua hàng:
- Các đơn vị khi có nhu cầu sử dụng vật tư/nguyên, nhiên liệu phục vụ công trình thì lập đề nghị mua hàng gửi Phòng Vật tư “Giấy đề nghị cấp vật tư”.
- Phòng Vật tư tiến hành lựa chọn Nhà cung có khả năng đáp ứng được các yêu cầu của Công ty về: số lượng/chất lượng/chủng loại/nguồn gốc xuất xứ/giá thành hợp dự toán.
- Bản đánh giá và trình duyệt mua hàng được gửi Trưởng phòng Vật tư có nhiều nơi là kế toán trưởng xem xét. Trường hợp Tổng Giám đốc có ý kiến chỉ đạo khác với đề xuất của Phòng Vật tư về nhà cung cấp/giá cả,.. Phòng Vật tư làm lại và trình lại.
- Theo dõi tiến độ hàng về của những đơn hàng mua nguyên vật liệu. Khi nhận được thông báo giao hàng từ nhà cung cấp, tiến hành lập các “thông báo/lệnh nhập hàng” xuống các bộ phận liên quan như: Phòng sản xuất, phòng Quản lý chất lượng, Kho… để sắp xếp nhân sự kiểm tra, đánh giá hàng hóa, nguyên liệu và tiến hành nhập mua.
- Khi hàng hóa được nhập về Công ty, thủ kho vật tư có trách nhiệm kiểm tra vật tư, hàng hóa về kho theo quy trình quản lý kho vật tư.
- Song song đó, tiến hành lập hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp và chuyển cho kế toán tiến hành thanh toán.
- Trưởng phòng Vật tư, Giám đốc và Trưởng bộ phận Tài chính Kế toán cùng đánh giá lại khả năng của Nhà cung cấp có khả năng nợ hay không v..v
Mục đích:
- Mua hàng hóa đúng chất lượng, yêu cầu với giá cả rẻ nhất
- Đảm bảo tính có sẵn của hàng hóa trên cơ sở kế hoạch sản xuất, tránh tình trạng hàng không có sẵn.
- Duy trì mức tồn kho định mức tối thiểu của công trình.
- Mở rộng nhà cung cấp, đảm bảo tính cạnh tranh hơn giữa các nhà cung cấp.
- Thực hiện mục tiêu tiết kiệm của Ban giám đốc bằng việc cắt giảm chi phí bất biến.
III. Quản lý quy trình kho
Quản lý kho cung cấp một bức tranh toàn cảnh về tình hình nhập xuất tồn kho tại công ty, hỗ trợ tối đa mục tiêu kiểm soát và giảm thiểu tiền chết tại kho thông qua việc thống kê chính xác, tối ưu về hạn mức kho cũng như thời gian lưu kho.
Công việc quản lý vật tư tại công trình:
- Tiếp nhận vật tư: Chuẩn bị các điều kiện kho bãi
- Khi vật tư được chuyển về kho, Giám sát kho sẽ thông báo cho đơn vị đề nghị cùng tiến hành kiểm tra/nghiệm thu số lượng/chất lượng/chủng loại/yêu cầu kỹ thuật,..của vật tư trước khi chính thức nhập kho.
- Thủ kho vật tư/NVL có trách nhiệm tiếp nhận nhập kho tất cả các vật tư đạt yêu cầu nghiệm thu. Đối với vật tư không đạt yêu cầu, sắp xếp, để tách riêng khu vực chờ xử lý – có treo biển để tránh nhầm lẫn với vật tư sử dụng.
- Sắp xếp, bố trí vật tư nhập kho đúng nơi quy định (theo sơ đồ kho/vị trí trong kho/giá để vật tư), đảm bảo khoa học, thuận tiện khi sử dụng.Cập nhật số liệu vào Báo cáo tồn kho.
- Trên cơ sở kế hoạch thi công, Giám sát kho/Thủ kho tiến hành xuất nguyên liệu chính, phụ cho từng đội thi công, có ký xác nhận số lượng giao nhận hàng ngày.
- Giám sát kho căn cứ vào dự toán vật tư công trình cân đối với lượng vật tư tồn kho và dự kiến số lượng cần phải mua trong tháng – lập Dự trù vật tư tiêu hao tháng gửi Trưởng phòng vật tư xem xét, ký duyệt.
- Thủ kho vật tư có trách nhiệm báo cáo Giám sát kho về số liệu vật tư nhập/xuất hàng ngày/tháng/quý/năm; số liệu tồn kho tháng/quý/năm và chịu trách nhiệm về sốliệu thực tế tại kho vật tư đảm bảo độ chính xác, trung thực.
- Thủ kho Phòng Vật tư có trách nhiệm cập nhật và theo dõi số liệu nhập kho phế liệu hàng ngày.
- Biên bản cân xác định khối lượng phế liệu. Các bên tham gia giám sát, nhân viên cân cùng ký vào biên bản.
- Hàng ngày, Thủ kho vật tư có trách nhiệm lập báo cáo nhập và xuất kho phế liệu và gửi báo cáo ngày cho Trưởng phòng Vật tư
Những điểm chính:
- Lập và in Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất lắp ráp và Phiếu nhập thành phẩm trực tiếp trên phần mềm.
- Quản lý vật tư theo nhiều đơn vị tính, bao gồm các đơn vị tính quy đổi (Thùng-Chai, Hộp – Viên – Kg…) và đơn vị tính không quy đổi (tấm gỗ – m3..).
- Quản lý việc cho phép/không cho phép xuất hàng âm; cảnh báo xuất âm, xuất vượt mức tồn kho tối thiểu.
- Tự động tính giá vốn của hàng xuất theo nhiều phương pháp khác nhau có thể theo từng kho hoặc không theo kho. Xử lý bài toán làm tròn 10/3 khi tính giá vốn trong trường hợp lượng hết, tiền còn. Xử lý các trường hợp tính giá vốn quay vòng, áp giá vốn tự động khi xuất lắp ráp, xuất điều chuyển kho, xuất chuyển đơn vị chi nhánh khác…
- Các báo cáo thống kê: Bảng kê phiếu nhập/phiếu xuất/hóa đơn.., Thẻ kho, Bản đồ kho, In mã vạch, In Palet, Tổng hợp nhập xuất tồn
- Thống kê số liệu nhập xuất tồn theo nhiều chiều quản lý như: kho, vị trí trong bản đồ kho, palet, lô, mặt hàng, mã hàng đại diện cũng như các đối tượng quản lý khác.
- Phân tích tuổi kho: Căn cứ vào các phiếu nhập xuất, chương trình xử lý và tính toán tuổi kho theo phương pháp FIFO cho từng vật tư. Mức tuổi kho do người dùng tự định nghĩa (< 30 ngày, 30-60 ngày, 60-90 ngày, > 90 ngày…)
- So sánh các chỉ tiêu phân tích kho giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này và kỳ trước
- Phát hiện và cảnh báo các lỗi logic lệch số liệu giữa kho và kế toán, lỗi logic kho vì lý do tăng/giảm không cùng đối tượng quản lý…
- Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, máy chấm công, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác…
- Lưu các thông tin khác trên chứng từ thông qua việc attach, download các file tài liệu đính k
Giải pháp Meliasoft:
- Hệ thống cho phép theo dõi chi tiết theo các đối tượng quản lý (Kho, Mã hàng, Vị Trí, Lô, kích thước, cuộn, chuyền, ca sản xuất, quy cách…)
- Search nhanh các mặt hàng có trong từng kho, từng vị trí?
- Search nhanh vị trí chứa các mặt hàng gì? tồn bao nhiêu?
- Cảnh báo hạn mức tồn tối đa, tối thiểu từng kho
- Check hàng tồn trên tất cả các kho trong hệ thống
- Hệ thống báo cáo kho: Đa dạng, có khả năng lựa chọn hiển thị theo nhiều tiêu thức khác nhau
- Quy ước nguyên tắc theo dõi mã hóa, đối tượng quản lý
- Đối với thông tin chi tiết của thành phẩm, vật tư, hàng hóa: Thông tin thống kê chi tiết nhất của thành phẩm đã qua từng công đoạn sản xuất; phục vụ cho việc kiểm soát kho.
- Đối với thông tin quản lý cuộn, quy cách, ca….: sẽ được theo dõi trên các trường quản lý mở rộng.
- Thống kê giao dịch nhập xuất chờ xử lý
IV. Quy trình bán hàng
Quản lý đầy đủ các khâu trong quy trình xuất thành phẩm từ Báo giá à Đơn hàng à Xuất hàng à Thanh toán. Trợ giúp cho bộ phận kinh doanh – bán hàng, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách kịp thời, chính xác. Cung cấp nhiều tiêu chí phân tích bán hàng giúp nhà quản trị có cái nhìn đa chiều về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản lý thông tin khách hàng
V. Quản lý hợp đồng
Quản lý hợp đồng là môt module sử dụng trong việc cập nhật, lưu trữ thông tin về khách hàng, về các hợp đồng mua, hợp đồng bán… trên một hệ thống mở; cho phép người dùng có thể tra cứu, tìm kiếm các thông tin một cách thuận tiện, nhanh chóng cũng như hỗ trợ công tác thống kê, phân tích, đánh giá một cách khoa học và hiệu quả.
Module Quản lý hợp đồng và Kế toán độc lập với nhau về mặt hoạt động nhưng có sự kế thừa các dữ liệu phát sinh, giúp nhân viên hai bộ phận giảm tải các khâu nhập liệu cơ bản.
Các nội dung chính khi quản lý hợp đồng:
- Mã hợp đồng, Số file lưu trữ, Ngày ký hợp đồng, Giá trị hợp đồng trước/sau thuế, Giá trị hoa hồng…
- Phụ lục hợp đồng, Chi tiết hàng hóa theo hợp đồng,..
- Theo dõi tiến độ thực hiện HĐ, Tiến độ thanh toán theo từng điều khoản của HĐ…
Những điểm nổi bật khác:
- Truy xuất thông tin quản lý hợp đồng một cách đa chiều thông qua các điều kiện lọc, gom nhóm theo nhiều tiêu chí như trạng thái, khách hàng, bộ phận, nhân viên thực hiện,… cùng các chỉ tiêu mở rộng khác do người dùng tự định nghĩa.
- Lưu các thông tin khác trên quản lý hợp đồng
- Kết nối phân hệ quản lý công việc: Khai báo lịch làm việc chi tiết cho từng hợp đồng, bộ phận, nhân viên; thiết lập chế độ cảnh báo nhắc việc linh hoạt; lấy thông tin tự động từ phiếu công việc lưu thành giao dịch trên quản lý hợp đồng, làm cơ sở phân tích đánh giá năng suất, hiệu quả công việc của nhân viên.
- In báo cáo: Bảng kê theo dõi hợp đồng mua/bán, Sổ tổng hợp công nợ phải thu/phải trả theo hợp đồng, Sổ tổng hợp tài khoản theo hợp đồng, Báo cáo giá trị sản lượng thực hiện theo hợp đồng, Theo dõi thanh toán theo từng điều khoản hợp đồng,…
Quản lý hồ sơ xây dựng, hồ sơ khách hàng theo từng hợp đồng.
Kết nối thanh toán giữa Kế toán và Quản lý tiến độ thanh toán trên Hợp đồng.
Khi phát sinh thanh toán, kế toán sẽ hạch toán các chứng từ Báo có/Báo nợ/Phiếu thu/Phiếu chi. Trong chứng từ theo dõi chi tiết Hợp đồng và lần thanh toán
Yêu cầu đặc thù của khách hàng:
Kết nối phần mềm CRM – bán hàng bất động sản. Các thông tin sẽ kết nối 2 chiều giữa phần mềm CRM và phần mềm Meliasoft
Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động liên quan tới bán hàng, phân phối các sản phẩm của dự án như: Hợp tác với các sàn giao dịch BĐS, Ký hợp đồng mua bán – cho thuê, theo dõi công nợ, quản lý hồ sơ dự án, bàn giao cấp sổ đỏ, chăm sóc khách hàng,…Vì vậy các thông tin đòi hỏi người dùng phải nhập chi tiết để phục vụ cho việc theo dõi, tra cứu:
- Quản lý và theo dõi thông tin tình trạng dự án
- Quản lý và theo dõi hợp đồng đặt cọc
- Quản lý và theo dõi hợp đồng mua bán
- Quản lý và theo dõi hợp đồng cho thuê thương mại
- Quản lý và theo dõi hợp đồng chuyển nhượng, hợp đồng phát sinh quá khứ
- Theo dõi và quản lý công nợ hợp đồng
- Theo dõi tình trạng và bàn giao dự án cho khách hàng
- Theo dõi quá trình cấp sổ đỏ, sổ hồng cho khách hàng
- Chăm sóc khách hàng
- Hệ thống kết nối với phần mềm quản lý giao dịch Bất động sản.
Một số hình ảnh trên phần mềm:
Ngoài việc theo dõi hợp đồng bán hàng bất động sản, người dùng sử dụng module Quản lý hợp đồng trong việc quản lý , theo dõi các nhu cầu khác như:
- Theo dõi hợp đồng mua vào, kế hoạch thanh toán theo từng lần thuộc hợp đồng.
- Cảnh báo hạn thanh toán theo hợp đồng
- Theo dõi lãi vay, tính lãi phát sinh
- ….
VI. Quản lý file tài liệu
Quản lý file tài liệu là môt module giúp cho việc lưu trữ, chia sẻ thông tin và tài liệu trên phần mềm. Tại đây, người dùng có thể quản lý dữ liệu theo dạng forder của window trên phần mềm.
Các chức năng chính trong module:
- Chức năng Tải lên (Attach Files): Cho phép tải lên một hay nhiều file tài liệu ở mọi định dạng.
- Chức năng Tải về (Download): Cho phép tải về một file hoặc cả một thư mục chứa các file.
- Các chức năng Gửi đến (Send to), Chuyển tiếp (Forward), Rời đến (Move to): Cho phép sao chép hoặc di chuyển file đến một địa chỉ khác (có thể là đường dẫn hay thư mục mới) cũng như chuyển tiếp cho một user khác trên phần mềm.
- Các chức năng mở rộng khác: Lọc, sắp xếp, tìm kiếm…
- Sẵn sàng tích hợp với các module quản lý khác.
Quản lý giao dịch chat:
Quản lý giao dịch chat là tính năng được xây dựng theo tư tưởng chat trên các công cụ như gmail, skype…, cho phép người dùng có thể trao đổi, chia sẻ thông tin ngay trên cùng một hệ thống nhằm đáp ứng các yêu cầu kịp thời, nhanh chóng trong việc tiếp nhận thông tin, thân thiện với người sử dụng.
Tích hợp trên các chứng từ và các module quản lý khác
VII. Module Quản lý Tài chính kế toán
Phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán chuẩn theo chế độ, quy định của Bộ tài chính cũng như cung cấp hệ thống các danh mục, báo cáo mở rộng phù hợp với tính vùng miền của mỗi doanh nghiệp.…..
Công việc bộ phận Kế toán:
- Là bộ phận kế thừa toàn bộ dữ liệu phát sinh trong hệ thống.
- Đóng vai trò kiểm soát các hoạt động tài chính phát sinh tương ứng tới từng nghiệp vụ sản xuất kinh doanh.
- Kế toán giá thành dựa trên số liệu về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, cũng như số liệu thống kê dở dang để thực hiện tính giá thành.
- Quản lý lãi vay ngân hàng, các khoản vay dài hạn.
- Theo dõi công nợ ngắn hạn, dài hạn, thủ tục đối chiếu công nợ, khoản tạm ứng nhân viên, các khoản thanh toán theo điều khoản hợp đồng, tổng hợp doanh thu, chi phí theo công trình, tổng hợp phát sinh chi phí.
- Báo cáo quyết toán công trình.
- ….
Các phân hệ trong Module quản lý tài chính kế toán:
- Kế toán mua hàng phải trả
- Kế toán bán hàng phải thu
- Kế toán vốn bằng tiền
- Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán giá thành
- Kế toán tài sản, công cụ dụng cụ
- Kế toán thuế, kế toán tổng hợp
- Quản trị hệ thống
Sơ đồ tổng quát:
Hình ảnh báo cáo kế toán bán hàng:
Hình ảnh báo cáo kế toán mua hàng:
Kế toán giá thành dịch vụ:
- Doanh thu, chi phí phát sinh được tập hợp tự động từ các phân hệ kế toán khác:
- Doanh thu chi tiết cho từng vụ việc, hợp đồng.
- Một số đầu mục chi phí chi tiết được cho từng vụ việc, hợp đồng
- Một số đầu mục chi phí khi phát sinh tập hợp chung, cuối kỳ phân bổ cho các vụ việc, hợp đồng theo nhiều tiêu thức (tỷ lệ, hệ số…)
- Kế toán giá thành dựa trên số liệu về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, cũng như số liệu thống kê dở dang để thực hiện tính giá thành.
- Theo dõi doanh thu lũy kế: Theo dõi lượng hàng bán ra và doanh thu theo từng tháng được tổng hợp theo từng khách hàng.
Một số báo cáo quản trị:
Hệ thống các báo cáo quản trị trên phần mềm và các báo cáo quản trị đặc thù của doanh nghiệp được xây dựng giúp cho người quản trị nắm được dòng chảy của vốn, từ đó có thể giám sát chặt chẽ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, huy động để đảm bảo đầy đủ kịp thời vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như tổ chức vốn tiết kiệm và hiệu quả hơn.
VIII. Quản lý nhân sự tiền lương
Phân hệ quản lý nhân sự – tiền lương hỗ trợ các công việc như tuyển dụng, đào tạo, theo dõi quá trình công tác, đánh giá nhân sự… đồng thời tính toán chi tiết các khoản lương, thưởng, bảo hiểm, thuế thu nhập cho từng cá nhân, cung cấp thông tin hữu ích giúp người quản trị có cái nhìn tổng thể về tình hình nhân sự cũng như đánh giá chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Quản lý nhân viên
- Cập nhật thông tin chi tiết về nhân viên: Thông tin cá nhân, học vấn, kinh nghiệm, các văn bằng/chứng chỉ, Mã số thuế TNCN, Số TK trả lương,…
- Quản lý hợp đồng lao động của từng nhân viên (hợp đồng học việc/thử việc/chính thức…), phân loại hợp đồng theo thời hạn hợp đồng…
- Cập nhật các thông tin về những thay đổi, biến động của từng cán bộ nhân viên trong quá trình làm việc (hợp đồng lao động, khen thưởng, kỷ luật, tăng/giảm lương…)
- Danh sách nhân viên nghỉ chế độ theo các lý do: Nghỉ ốm đau, thai sản, hưởng lương/không lương…, ngày tháng bắt đầu – kết thúc
- Cảnh báo nhân viên có sinh nhật trong tháng, nhân viên sắp hết hạn hợp đồng lao động, nhân viên có xếp hạng thấp trong nhiều kỳ liên tiếp…
- Ds Giảm trừ gia cảnh: Tên người phụ thuộc, ngày sinh, MST, thời gian đăng ký phụ thuộc, thời gian bắt đầu, kết thúc.
Báo cáo biến động
- Danh sách cán bộ nhân viên
- Danh sách chứng chỉ, văn bằng
- Danh sách lao động nghỉ không lương
- Danh sách nhân viên tăng/giảm theo BP
- Báo cáo thống kê số lượng nhân viên trong năm
- Báo cáo thống kê thâm niên làm việc.
- Báo cáo nhắc ngày sinh nhật nhân viên
- Báo cáo tỷ lệ nhân viên nghỉ việc
- Danh sách nhân viên hết hạn hợp đồng (trong tháng) ; hết hạn thử việc.
- Báo cáo cảnh báo hết hạn hợp đồng; cảnh báo hết hạn HĐ thử việc
Khai báo thông tin nhân viên
Bảng lương
- Khai báo đầy đủ thông tin nhân viên, theo dõi quá trình công tác của cán bộ nhân viên.
- Khai báo linh hoạt, mềm dẻo các tham số lương: kỳ tính lương, giờ tính lương, ngày nghỉ lễ, nghỉ phép, lấy dữ liệu chấm công từ file excel…
- Áp dụng các hình thức tính lương: lương hành chính, lương doanh số.
- Tính lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm, thuế thu nhập cho từng nhân viên và tự động hạch toán lương lên phiếu kế toán.
- Khai báo bảng lương khác nhau cho từng đơn vị chi nhánh, cho phép copy khai báo giữa các đơn vị.
- Cảnh báo nhân viên có sinh nhật trong tháng, nhân viên sắp hết hạn hợp đồng lao động, nhân viên có xếp hạng thấp trong nhiều kỳ liên tiếp…
Báo cáo lương:
- Bảng lương tổng hợp
- Bảng lương chi tiết tháng
- Bảng lương thực lĩnh
- Phiếu thanh toán lương
- Bảng quyết toán lương sản phẩm
- Bảng thanh toán lương chuyển qua ngân hàng
- Thông báo lương qua mail
- Bảng kê thuế TNCN
- Tờ khai thuế TNCN
- …
IX. Tính năng mở rộng
1. Kết nối hóa đơn điện tử
2. Sao lưu, backup số liệu tự động
- Thực hiện backup tự động và sao lưu dự phòng nhằm giảm thiểu rủi ro cho dữ liệu của doanh nghiệp.
- Không giới hạn số lượng máy trạm lấy dữ liệu dự phòng (theo phân quyền của admin)
3. Duyệt chứng từ trên hệ thống
- Nhằm mục đích Quản lý điều hành và tác nghiệp, phần mềm Meliasoft 2020 cung cấp tính năng duyệt chứng từ. Tại giao diện màn hình ngoài, chương trình hiển thị tất cả các công việc/chứng từ cần được các cấp quản lý duyệt đáp ứng đúng quy trình quản lý xây dựng.
- Hiển thị khối lượng chứng từ cần phải duyệt
- Trạng thái chứng từ trước và sau duyệt
- Hiển thị ảnh chữ ký trên phiếu khi duyệt chứng từ: Khai báo chế độ on/off việc hiển thị ảnh khi duyệt chứng từ; áp dụng trong trường hợp nhân sự có chức năng duyệt không có mặt ở nhà để ký tươi, có thể duyêt trên phần mềm từ xa. Khi in phiếu sẽ in được chứng tù có ảnh chữ ký.
- Tính năng duyệt qua thiết bị thông minh (smart phone, , nâng cao khả năng quản trị mọi lúc, mọi nơi, tức thời.
4. Báo cáo giao diện website
- Chương trình có thể chạy hoàn toàn độc lập
- Chương trình phát triển trên nền tảng web, bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt và kết nối internet đều có thể sử dụng được
5. Tự động tạo chứng từ theo quy trình
6. Hệ thống cảnh báo nhanh, nhạy, chính xác
Hệ thống cho phép lập trình khai báo nội dung, thời điểm, người nhận các cảnh báo theo từng thời điểm cụ thể; giúp người dùng tiếp nhận được thông tin kịp thời mà không phải đăng nhập phần mềm để kiểm tra
7. Việc kết xuất báo cáo được cải tiến giúp người dùng giữ nguyên được dữ liệu, định dạng so với việc xem và in trực tiếp trên phần mềm