Để lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp, đòi hỏi phải mất khá nhiều thời gian và còn nhiều tiêu chí phải xem xét. Nếu chọn phần kế toán doanh nghiệp không đáp ứng được nhu cầu của công ty có thể gây nhiều tổn thất về chi phí.

Vì thế, việc lựa chọn phần mềm kế toán phải được tuân thủ theo một quy trình đúng đắn, cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định rõ mục đích của việc sử dụng phần mềm

Doanh nghiệp cần xác định rõ rằng: sử dụng phần mềm kế toán để làm gì? Có thể là thay đổi để đáp ứng các chế độ mới về thuế hoặc kế toán, hay chỉ là để thuận lợi hơn, linh động hơn, giảm bớt chút công sức cho quá trình quản lý, tăng cường khả năng hỗ trợ ra quyết định. Từ việc xác định đúng mục đích sử dụng mới lựa chọn được phần mềm phù hợp.

Một số lợi ích mà doanh nghiệp thường mong chờ khi sử dụng phần mềm kế toán như:

• • Thông tin được cung cấp đầy đủ và kịp thời hơn

• • Giảm bớt chi phí về hàng tồn kho do nắm được lượng lưu kho tối ưu

• • Quản lý về công nợ và dòng tiền tốt hơn

• • Giảm chi phí về các công việc đơn giản do được phần mềm tự động hoá thực hiện một phần

Bước 2: Tạo ra những cơ sở và tìm nhà cung cấp

Từ việc xác định mục đích và nhu cầu của mình, doanh nghiệp cần lập ra những yêu cầu cần nhà cung cấp đáp ứng. Đó như là những tiêu chí để đánh giá các nhà cung cấp khác nhau, một số tiêu chí các doanh nghiệp thường cân nhắc để lựa chọn đối tác như:

• • Yêu cầu quản lý được nhiều loại ngoại tệ

• • Yêu cầu tính toán chi phí giá thành lỗ lãi theo đơn hàng, theo lô hàng

• • Yêu cầu quản lý hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính

• • Đánh giá hàng tồn kho theo các phương pháp khác nhau

• • Các yêu cầu về độ rộng mã hoá tài khoản, mã hoá danh điểm vật tư. Các yêu cầu về quy trình luân chuyển, xác nhận chứng từ,…

Từ những vấn đề đó, doanh nghiệp sẽ yêu cầu các nhà cung cấp xác nhận là có đáp ứng được các yêu đặc thù nêu trên hay không. Đặc biệt, phải đề nghị nhà cung cấp cho biết về giá cả và những dịch vụ kèm theo như: đào tạo sử dụng phần mềm, bảo hành….

Sau đó, doanh nghiệp có thể tìm thông tin nhà cung cấp trên internet hoặc có thể là các nhà cung cấp uy tín mà bạn biết.

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp

Đây là một việc rất quan trọng và có thể thực hiện qua điện thoại hoặc đi thăm trực tiếp. Lựa chọn nhà cung cấp cần dựa trên các tiêu chí như:

• • Dựa trên khả năng thực hiện, chi phí triển khai, chi phí bảo trì, bảo hành, thời gian thực hiện mà chúng ta chọn nhà cung cấp.

• • Đặc điểm nổi bật của phần mềm kế toán này là gì?

• • Những mặt hạn chế cần thay đổi, chỉnh sửa?

• • Các tính năng khác có đáp ứng được yêu cầu?

• • Thái độ nhân viên hỗ trợ?

• • Thời gian hỗ trợ khắc phục khi gặp sự cố, sai sót?

• • Nghiệp vụ của người hỗ trợ?

• • So sánh tổng chi phí phát sinh?

Thực hiện tốt và tuần tự các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm kế toán phù hợp để vận hành tốt.