Bao bì hiện nay không chỉ đòi hỏi phải đẹp, mỏng, nhẹ, thân thiện với môi trường mà còn phải được thiết kế và in ấn bằng công nghệ cao, và còn là loại bao bì thông minh có thể được quét mã (vô hình) bằng điện thoại smart của người tiêu dùng. Do vậy đòi hỏi pháp áp dụng những công nghệ hiện đại và mới nhất. Chu kỳ thay đổi sẽ ngày càng nhanh. Chất lượng bao bì sẽ ngày càng tốt hơn
Tập đoàn SPG Media chuyên phân tích thị trường báo cáo:
Ngành công nghiệp bao bì toàn cầu thống kê trị giá 424 tỷ USD, trong đó:
- Châu Âu: 127 tỷ
- Châu Á: 114 tỷ
- Châu Mỹ La Tinh: 30 tỷ
- Bắc Mỹ: 118 tỷ
- Các nước khác: 30 tỷ
Về tỷ lệ phần trăm:
- Châu Âu là 30%,
- Bắc Mỹ là 28%
- Châu Á là 27%
- Châu Mỹ La tinh là 7%
- Các khu vực khác là 8%
Hiệp hội Bao bì Việt Nam (VINPAS) thống kê:
Lĩnh vực bao bì tăng trưởng trung bình trên 10 – 15%/năm trong nhiều năm qua và là ngành đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản – thúc đẩy thương mại hàng hóa. Tốc độ tăng trưởng trên được xem là khá ấn tượng với nhiều nhà đầu tư và ngành này được dự báo sẽ tiếp tục tăng trưởng cao trong thời gian tới.
Theo thống kê sơ bộ thì bao bì cho các ngành liên quan:
- Đóng gói thực phẩm: 30% – 50%
- Điện – điện tử: 5% – 20%
- Hoá dược phẩm: 5% – 10%.
Trong 3 năm qua, Việt Nam có sức hút mạnh mẽ các nhà sản xuất trên thế giới đầu tư xây nhà máy vì có những lợi thế riêng về thị trường, nguồn nhân lực cạnh tranh và môi trường đầu tư được cải thiện. Trong khi đó, doanh nghiệp sản xuất trong nước cũng bị áp lực cạnh tranh nên cũng phải cải tiến sản xuất hiệu quả cũng như đầu tư vào bao bì đóng gói để tăng sức cạnh tranh.
Nguyên nhân được giới phân tích nhận định là do sản xuất hàng hóa trong nước phục vụ cho thị trường tại chỗ và xuất khẩu được dự báo sẽ tiếp tục phát triển rất mạnh trong thời gian tới, dẫn đến nhu cầu bao bì sẽ rất lớn.
Tuy vậy, tương lai công nghiệp bao bì sẽ phải đối đầu với những thách thức lớn về công nghệ, đó là khuynh hướng bao bì phải mỏng, nhẹ, an toàn hơn cho môi trường, năng suất đóng gói cao, in ấn đẹp hơn. Trong khi đó thì nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất bao bì ngày càng khan hiếm, yêu cầu của khách hàng đối với nhà sản xuất bao bì ngày càng khắt khe và đòi hỏi cao hơn, đồng thời sự quản lý của chính phủ ngày càng nghiêm khắc.
Trả lời về xu hướng bao bì toàn cầu, ông Herry Debney – Chủ tỉnh hội đồng bao bì Úc có nêu: “ Cắt giảm chi phí; rút ngắn quá trình sản xuất; bao bì tiện lợi; thời gian sử dụng được kéo dài; hệ thống phân phối tiên tiến và quản lý hiệu quả kênh phân phối; bao bì như một công cụ marketing; quan tâm đến môi trường; thương mại điện tử và xu hướng toàn cầu hóa”.
Việc đặt xu hướng cắt giảm chi phí lên hàng đầu là một sự thật không thể trốn tránh đối với tất cả các doanh nghiệp bao bì. Ngày nay chúng ta muốn giữ được hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thì phải liên tục nâng cao chất lượng hiệu quả trong sản xuất và dịch vụ, phải tìm ra các biện pháp nhằm phục vụ tốt nhất, mang lại nhiều lợi ích cao nhất cho khách hàng.
Xem xét bao bì như một công cụ tiếp thị cũng là một xu hướng quan trọng mà chúng ta cần quan tâm. Việc thay đổi thói quen tiêu dùng mua hàng từ các cửa hiệu nhỏ đến mua hàng trong các siêu thị cũng ảnh hưởng nhiều đến thiết kế bao bì. Trung bình một siêu thị có khoảng 30.000 sản phẩm được bày bán thì 2/3 quyết định mua hàng được thực hiện ngay ở quầy. Mỗi khách thông thường có ý định mua 10 sản phẩm khi vào siêu thị, nhưng sau đó thường mua đến 19 sản phẩm, trung bình mỗi người mất 9 giây để quyết định mua hàng.
Như vậy, hình dáng, vẻ bề ngoài của bao bì, thương hiệu sản phẩm đã thực sự đóng vai trò quan trọng trong quyết định mua hàng. Các nhà quản lý thương hiệu sản phẩm ngày càng nhận thức được tầm quan trọng của nhãn hiệu mang tính quốc tế và nhãn hiệu mang tính quốc gia. Điều này đặt ra yêu cầu các doanh nghiệp sản xuất bao bì phải áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế trong sản xuất và phân phối sản phẩm bao bì.
Các khách hàng trông đợi và nhà sản xuất sẽ mở rộng mạng lưới cung cấp bao bì không chỉ tại chỗ mà cả trong khu vực và toàn cầu. Thị trường mở rộng, phạm vi mở rộng, sản phẩm đa dạng đòi hỏi kha năng phối hợp nhịp nhàng linh hoạt thì ở đây yếu tố con người lại càng trở nên quan trọng và quyết định. Mối quan hệ giữa các nhà sản xuất bao bì, người sử dụng bao bì và người tiêu dùng đã trở nên quan trọng hơn lúc nào hết.
Công nghệ thay đổi, khoa học phát triển đó là điều kiện quan trọng để phát triển sản xuất, tuy nhiên đối với nền công nghiệp của Việt Nam chúng ta, và ở đây là công nghiệp bao bì chỉ thực sự lớn mạnh, đồng thời có khả năng cạnh tranh cao khi có sự liên kết chặt chẽ của các nhà sản xuất trong ngành, có định hướng đúng đắn của các nhà quản lý chiến lược. Đó thật sự là trách nhiệm và thách thức đối với mọi chúng ta
Trong giai đoạn hiện nay, giai đoạn khởi đầu cho cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, càng cần quan tâm đến việc áp dụng kỹ thuật số, xây dựng xưởng sản xuất thông minh, đáp ứng tức thì các yêu cầu cấp bách của khách hàng, đồng thời tiết kiệm được chi phí.
Ngày nay, do đặc thù ngành hầu hết các doanh nghiệp bao bì và in ấn chưa ứng dụng giải pháp ERP vào trong quản trị doanh nghiệp. Lý do là doanh nghiệp vẫn chưa được chuẩn hóa theo quy trình, vẫn còn làm theo cảm tính nhiều hơn. Dẫn đến việc ứng dụng phần mềm gặp rất nhiều khó khăn.
Phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của nhân công chính: Vì lí do đặc thù của ngành nên hầu hết doanh nghiệp in ấn phải dựa vào các nhân công chính là những người có kinh nghiệm lâu năm để quản trị. Dẫn đến việc khi có sự thay đổi ở một nhân sự cốt lõi của doanh nghiệp, thì sẽ làm xáo trộn hoạt động của doanh nghiệp. Do đó có thể thấy, những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này có rất nhiều trưởng bộ phận lớn tuổi.
Thiếu quy trình tương tác giữa các bộ phận: Hiện tại các đơn vị vẫn làm việc theo thói quen và phụ thuộc vào trình độ của con người, kinh nghiệm đó chưa được đưa ra hệ thống tài liệu dưới dạng quy trình chuyên nghiệp hoặc còn nặng về mô tả và quy trình hành chính thiếu tính logic hệ thống.
Đội ngũ vận hành cấp trung trở xuống chưa hiểu rõ về quy trình tổng thể: Thường chỉ quan tâm và hiểu về quy trình của bộ phận và những việc mình đang làm trên quy trình đó, dẫn đến dữ liệu thường bị lặp lại nhiều nhưng lại thiếu tính liên kết giữa các phòng ban.
+ Thiếu hệ thống cơ sở dữ liệu chung: Dữ liệu các bộ phận đang chưa có sự đồng bộ, thiếu tính liên kết và khả năng tự động hóa chưa cao.
Hệ thống tác nghiệp điều hành chưa tốt: Công tác lập kế hoạch, giao việc và giám sát tình trạng công việc giữa các bộ phận, cá nhân còn khá thụ động và phụ thuộc vào con người rất nhiều.
Giữa các Doanh nghiệp cạnh tranh về chất lượng sản phẩm và giá cả cạnh tranh về nhân lực, bởi lẽ tri thức của Doanh nghiệp nằm trong con người. Hiện nay, các Doanh nghiệp gặp rất nhiều rủi ro về nhân sự, mất đi nhiều tri thức và kinh nghiệm do bị chảy máu chất xám. Rủi ro được giảm thiểu nếu thiết lập được một hệ thống, có thể thông qua hệ thống lưu trữ các tri thức, kinh nghiệm và phương pháp của các thế hệ nhân viên. Một hệ thống ERP hiệu quả có thể làm được điều đó
Việc áp dụng công nghệ nhằm tăng năng suất lao động chưa cao: App đọc mã vạch, công nghệ AI trong công tác nhận diện sản phẩm lỗi, nhận diện khuôn mặt trong chấm công, theo dõi hành vi nhân sự,…
Khả năng đáp ứng thông tin còn chậm và thiếu chính xác:….
Dựa trên nền tảng của hệ thống Phần mềm, kinh nghiệm tư vấn triển khai cho các đơn vị. Meliasoft đã xây dựng và phát triển giải pháp Meliasoft chuyên ngành giấy và bao bì: Giải pháp ERP cho ngành Giấy, bao bì với nhiều module chức năng đáp ứng nhu cầu quản lý sản xuất đặc trưng cho ngành bao bì. Meliasoft trong quản lý sản xuất trong nhà máy, hướng đến nền công nghiệp 4.0. Giải pháp được Meliasoft đúc rút sau quá trình nghiên cứu sâu trong các mảng bao bì như: Bao bì carton, bao bì nhựa, thủy tinh, sắt, bao bì dệt… Do đó chúng tôi am hiểu những khó khăn và yêu cầu trong sản xuất ngành bao bì để tư vấn cho khách hàng giải pháp quản trị doanh nghiệp bao bì sao cho hiệu quả.
Giải pháp phần mềm Meliasoft được xây dựng với các modules dữ liệu, nghiệp vụ xử lý được kết nối với các bộ phận, phòng ban trong công ty, mục đích nhằm giúp các bộ phận liên kết công việc xử lý, kế thừa công việc, nâng cao hiệu quả làm việc, chất lượng công việc. Phần mềm có thiết kế mở, linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh hoặc thiết kế mở rộng modules, tính năng, nghiệp vụ quản lý trên hệ thống phần mềm trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển và có nhu cầu thay đổi cho phù hợp với thực tế.
- Quản lý mua hàng
- Quản trị kho
- Quản lý sản xuất
- Bán hàng
- Quản lý tài chính kế toán
- Quản Trị Nhân sự – Tiền lương(HRM)
- Báo cáo quản trị
Ngành công nghiệp sản xuất bao bì với nhiều lĩnh vực bao gồm bao bì nhựa, carton/ giấy, bao bì kim loại và các loại khác. Tùy thuộc vào công nghệ sản xuất nên mỗi lĩnh vực sản xuất bao bì cũng có những yêu cầu quản lý sản xuất đặc thù khác nhau. Bài viết này sẽ mô tả về giải pháp phần mềm Meliasoft được thiết kế cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bao bì:
- Việc sản xuất bao thì làm theo đơn đặt hàng của Khách hàng nên sản phẩm lặp lại của các đơn hàng ít và sản phẩm mới nhiều nên quy trình kinh doanh có việc “Thiết kế sản phẩm” theo mô tả hoặc theo một sản phẩm có sẵn của khách hàng và “Sản xuất sản phẩm mẫu” sau khi thống nhất được “Thiết kế sản phẩm”.
- Hiện nay, phòng kinh doanh thường dùng Excel hoặc ứng dụng tự xây dựng với cấu trúc rời rạc để làm cho báo giá cho khách hàng. Thế nhưng, Việc kiểm soát thông tin khách hàng rất khó. Ngoài ra khi làm báo giá cho khách hàng, việc không biết được chính xác lượng hàng trong kho đang có là bao nhiêu, sẽ dẫn đến việc tính toán ngày giao hàng cho khách hàng không chính xác. Phương án xây dựng bảng giá thành kế hoạch: Cách tiếp cận truyền thống dựa trên ERP, ước tính chính xác hơn dựa trên chi phí và mục tiêu lợi nhuận, Bảng định mức cho sản phẩm đại diện: Định mức nguyên vật liệu, định mức nhân công và định mức chi phí sản xuất chung. Bảng định mức chi tiết cho từng khoảng kích thước xác định.
- Quy trình kinh doanh liên quan nhiều đến các bộ phận như kế toán, vật tư và kế hoạch/ sản xuất vì cần thiết phải tính được giá thành kế hoạch của sản phẩm mới khi thực hiện báo giá cho khách hàng. Trong đó, bộ phận kế hoạch/ sản xuất xây dựng BOM sản phẩm, bộ phận vật tư xác định/ duyệt đơn giá vật tư, bộ phận kế toán xác định/ duyệt các chi phí sản xuất khác để cấu thành nên giá thành kế hoạch dự tính.
- Kinh doanh chốt đơn hàng và lập yêu cầu sản xuất nên quá trình chốt đơn hàng cũng liên quan đến nhiều bộ phận: Bộ phận kế hoạch/ Sản xuất để xem xét về khả năng đáp ứng yêu cầu về tiến độ sản xuất, Bộ phận vật tư để xem xét về khả năng đáp ứng nhu cầu vật tư/ nguyên liệu sản xuất… Kế hoạch sản xuất cũng thường xuyên phải điều chỉnh để phù hợp với tiến độ đơn hàng đã ký với khách hàng.
Hoạt động sản xuất tại nhà máy, bao gồm các chuỗi công việc sau:
- Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng
- Kiểm tra giá, chi tiết điều khoản hợp đồng, quản lý đơn đặt hàng theo hợp đồng
- Lập bản vẽ sản xuất, tính toán định mức vật tư
- Kiểm tra hàng tồn kho thành phẩm
- Lập kế hoạch sản xuất
- Lập nhu cầu vật tư cho kế hoạch sản xuất
- Kiểm tra tồn kho vật tư
- Lập đề nghị mua sắm vật tư
- Yêu cầu báo giá
- Lập đơn đặt hàng mua vật tư
- Kiểm tra tình hình tài chính phục vụ thanh toán
- Lập đề xuất thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa, vận chuyển các loại
- Kiểm tra chất lượng, khối lượng vật tư khi giao hàng đến kho
- Nhập kho vật tư
- Cấp phát vật tư theo kế hoạch sản xuất, có gối đầu vật tư cho xưởng sản xuất
- Lập phiếu giao việc hàng ngày cho các tổ sản xuất để hoàn thành kế hoạch sản xuất tuần
- Ghi nhận hoạt động sản xuất sản phẩm qua từng công đoạn để quản lý chất lượng
- Ghi nhận mã số thành phẩm
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) sau công đoạn cuối.
- Tái ghi nhận kết quả kiểm tra chất lượng sản phẩm khi khắc phục điểm không phù hợp
- Nhập và lưu kho thành phẩm
- Lập kế hoạch xuất hàng ngày
- Liên hệ nhà cung cấp vận chuyển để xuất hàng, yêu cầu báo giá và đặt hàng
- Kiểm tra KCS trước khi xuất hàng
- Bốc dỡ hàng hóa lên xe vận chuyển
- In lý lịch hàng hóa, phiếu xuất kho gửi đến Khách hàng
- Cẩu hạ hàng hóa tại Khách hàng
- Xác nhận khối lượng và kiểm tra ngoại quan hàng hóa tại Khách hàng
- Giải quyết các yêu cầu phát sinh tăng, giảm khối lượng sản xuất từ Khách hàng
- Lập biên bản nghiệm thu với khách hàng theo đơn hàng/ hợp đồng
- Xuất hóa đơn cho khách hàng, ghi nhận doanh thu
- Phân tích, đánh giá các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm
- Phân tích, đánh giá các vấn đề liên quan đến tiến độ sản phẩm
- Quản lý máy móc, thiết bị và hoạt động bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, tạo mới, thanh lý
- Quản lý công cụ dụng cụ và hoạt động bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, tạo mới, thanh lý
- Quản lý tồn kho vật tư sửa chữa
- Tổng hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản xuất, đánh giá hiệu quả sản xuất
- Mục đích: so sánh chi phí phát sinh giữa kế hoạch và thực hiện
- Hàng kỳ: kế toán sẽ thực hiện lấy dữ liệu từ excel lên phần mềm cập nhật trên phiếu kế toán khác trong module kế hoạch
- Quản lý kế hoạch mua hàng
- Quản lý kế hoạch bán hàng
- Quản lý kế hoạch chi phí
- Kết quả hoạt động kinh doanh
- Quy trình
- Quản lý thông tin khách hàng
- Báo giá khách hàng
- Kinh doanh bao bì thường xuyên phát sinh sản phẩm mới ở các đơn hàng, khách hàng khác nhau nên quy trình kinh doanh, trước khi đặt đơn hàng sẽ phải Thiết kế sản phẩm theo mô tả hoặc theo một sản phẩm có sẵn của khách hàng và yêu cầu tiên quyết là phải sản xuất sản phẩm mẫu sau khi hai bên đã thống nhất được khâu thiết kế sản phẩm mẫu.
- Quy trình kinh doanh liên quan nhiều đến các bộ phận: Sản xuất, vật tư, kế hoạch, khi làm sản phẩm mới doanh nghiệp phải tính được giá thành kế hoạch trước khi thực hiện báo giá cho khách hàng: Bước 01 – Bộ phận kế hoạch/ Sản xuất xây dựng BOM, bước 02 – Vật tư, kế toán duyệt đơn giá vật tư, chi phí sản xuất để cấu thành nên giá dự tính kế hoạch
- Kinh doanh chốt đơn hàng và lập yêu cầu sản xuất nên quá trình chốt đơn hàng cũng liên quan đến nhiều bộ phận: Bước 01 – Bộ phận vật tư xem xét về khả năng đáp ứng nguyên vật liệu sản xuất, bước 02 – Bộ phận Kế hoạch/ Sản xuất xem khả năng đáp ứng về thời gian sản xuất mà khách hàng yêu cầu.
- Hình ảnh phần mềm
- Quy trình
- Để đáp ứng nhu cầu đơn hàng dựa trên thông tin về năng lực và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp (lượng hàng tồn, định mức, máy móc thiết bị, nhân công cùng một số yếu tố khác…), chương trình sẽ hoạch định ra nguồn lực tối ưu nhất cho sản xuất. BOM (Bill of material) cung cấp thông tin hữu ích kịp thời, giúp tận dụng tốt các nguồn lực, đảm bảo tối ưu hóa các hoạt động trong chuỗi cung ứng (Supply change).
- Đầu vào của BOM dựa trên thông tin về năng lực và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp:
- Lập đơn hàng đặt ra nhu cầu: mặt hàng, số lượng, thời gian giao hàng
- Khai báo định mức vật tư, nguyên vật liệu và các yếu tố sản xuất khác (nhân công, sản xuất chung) trong kết cấu sản phẩm của từng công đoạn sản xuất cùng tỷ lệ hao hụt (nếu có).
- Thời gian chờ mua, chờ sản xuất cho từng sản phẩm, công đoạn (list time); đây là cơ sở tính toán tổng thời gian sản xuất so với ngày dự kiến giao hàng.
- Dựa trên khả năng đáp ứng của kho đến thời điểm sản xuất: tồn kho thực tế của thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu; tính toán đến các lệnh sản xuất đang thực hiện và kế hoạch đã được xác nhận.
- Dựa trên năng lực sản xuất thực tế (nhân lực, máy móc thiết bị…)
- Chương trình sẽ hoạch định ra nguồn lực tối ưu nhất cho sản xuất thông qua trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu đơn hàng không?
- Nguyên vật liệu cần cho sản xuất là bao nhiêu ? Cần mua thêm bao nhiêu và khi nào cần mua?
- Các yếu tố nhân lực, máy móc thiết bị và các yếu tố khác?. Từ đó làm cơ sở cho việc thiết lập nhu cầu mua hàng và lập kế hoạch sản xuất theo phân xưởng, tổ, đội …
- Có sự tham gia của tất cả các bộ phận tại nhà máy (Quản đốc nhà máy và các phòng ban, bộ phận khác)
- Lập kế hoạch sản xuất từ đơn đặt hàng của khách hàng và xây dựng các “Kế hoạch sản xuất” chi tiết theo các công đoạn sản xuất.
- Nhà máy Bao bì sản xuất, bao gồm các loại hình sản xuất:
- Sản xuất giấy sóng, giấy mặt, giấy Duplex
- Sản xuất bao bì Catorn
- Sản xuất bao bì PP
- Dựa trên kế hoạch sản xuất, tồn kho nguyên liệu khả dụng sẽ tiến hành dự trù nguyên liệu phục vụ sản xuất.
- Lập các đề nghị mua vật tư, đề nghị xuất/lĩnh vật tư chuyển bộ phận kỹ thuật kiểm tra và gửi về phòng mua hàng.
- Dựa trên kế hoạch và nguồn lực phù hợp tiến hành lập các “Lệnh sản xuất” chuyển tới các phân xưởng, công đoạn sản xuất trong nhà máy để tiến hành quá trình sản xuất.
- Theo dõi tiến độ, thống kê sản xuất chi tiết theo các kế hoạch sản xuất.
- Phối kết hợp, kiểm tra đánh giá chất lượng thành phẩm hoàn thành
- Thống kê sản xuất theo từng công đoạn, ca sản xuất
- Cuối mỗi tháng, bộ phận sản xuất sẽ thống kê số lượng sản phẩm dở dang của từng dây chuyền sản xuất, đánh giá % hoàn thành của các sản phẩm dở dang, cung cấp số liệu cho bộ phận kế toán giá thành.
- Quản lý vật tư tiêu hao
- Kiểm soát, đánh giá chất lượng vật tư mua về (theo đề nghị mua vật tư)
- Đo lường và kiểm soát chất lượng thành phẩm
- Hình ảnh trên phần mềm
Ngành bao bì ở Việt Nam luôn phát sinh các sản phẩm mới do mỗi nhóm khách hàng khác nhau thì có những yêu cầu những mẫu mã, kích thước khác nhau để đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng. Do đó, các doanh nghiệp bao bì truyền thống ở Việt Nam luôn phải đối mặt trong việc quản lý dữ liệu về sản phẩm
Phân hệ quản lý kho cung cấp một bức tranh toàn cảnh về tình hình nhập xuất tồn kho tại công ty, hỗ trợ tối đa mục tiêu kiểm soát và giảm thiểu tiền chết tại kho thông qua việc thống kê chính xác, tối ưu về hạn mức kho cũng như thời gian lưu kho.
- Quy trình
- Mô hình quản lý kho
- Quy trình kho bao bì
- Tiếp nhận các thông báo nhập hàng.
- Tiếp nhận các lệnh xuất hàng/giữ hàng.
- Quản lý nhập kho: nhập mua, nhập kho thu hồi, nhập thành phẩm.
- Quản lý xuất kho: xuất bán hàng, xuất nguyên phụ liệu.
- Kiểm kê nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu thừa, thành phẩm. 5S kho, sắp xếp vị trí để hàng, nguyên vật liệu.
- Việc thống kê tuổi kho theo lô cho từng mặt hàng chưa được thực hiện.
- Quản lý tuổi kho theo thời gian
- Quản lý hạn mức kho, đảm bảo hàng tồn kho tối thiểu, tối đa.
- Quy trình
- Do đặc thù ngành là các đơn hàng thay đổi thường xuyên đòi hỏi nhà sản xuất phải cân đối nhu cầu vật tư kịp thời để phục vụ cho kế hoạch sản xuất. Việc cân đối phục vụ yêu cầu sản xuất, bao gồm: Nhu cầu để sản xuất, hạn mức dự trữ nhất định trong kho.
- Ngoài ra, việc xác định chu kỳ, vòng quay hàng tồn kho để lên kế hoạch nhập hàng phù hợp cũng là yêu cầu cần thiết cho doanh nghiệp sản xuất bao bì. Đồng thời doanh nghiệp cũng phải xác định chu kỳ nhập theo từng loại vật tư, nhu cầu sử dụng cụ thể để có thể đáp ứng theo yêu cầu sản xuất mà vẫn tiết kiệm được chi phí lưu kho, đặc biệt đối với các loại nguyên vật liệu có chu kỳ nhập dài do nhập khẩu.
- Danh mục nhà cung cấp cũng cần được quản trị cụ thể theo từng loại vật tư,nguyên liệu. Đồng thời các yếu tố trong lịch sử mua hàng như giá, thời điểm, nhà cung cấp,… cũng cần được nắm rõ để hỗ trợ công tác đàm phán và mua hàng nhanh nhất có thể, rút ngắn thời gian để kịp thời phục vụ hoạt động sản xuất.
- Sau khi hoàn thiện các “Đề nghị mua hàng”, tiến hành hỏi hàng, thu thập báo giá và đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất theo các tiêu chí mà công ty đã xây dựng.
- Theo dõi tiến độ hàng về của những đơn hàng mua nguyên vật liệu. Khi nhận được thông báo giao hàng từ nhà cung cấp, tiến hành lập các “thông báo/lệnh nhập hàng” xuống các bộ phận liên quan như: Phòng sản xuất, phòng Quản lý chất lượng, Kho… để sắp xếp nhân sự kiểm tra, đánh giá hàng hóa, nguyên liệu và tiến hành nhập mua.
- Song song đó, tiến hành lập hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp và chuyển cho kế toán tiến hành thanh toán.
- Sau quá trình mua và nhập hàng thành công, Bộ phận mua hàng tiến hành xếp hạng, đánh giá các nhà cung cấp làm căn cứ để lựa chọn, mua hàng để phục vụ cho các giao dịch tương lai.
- Quy trình
- Là bộ phận kế thừa toàn bộ dữ liệu phát sinh trong hệ thống.
- Đóng vai trò kiểm soát các hoạt động tài chính phát sinh tương ứng tới từng nghiệp vụ sản xuất kinh doanh.
- Kế toán giá thành dựa trên số liệu về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, cũng như số liệu thống kê dở dang để thực hiện tính giá thành.
- Việc thu mua giấy vụn ở nhiều nguồn khác nhau, và nhỏ lẻ, các lần giao dịch lắt nhắt nên việc theo dõi các khoản thanh toán rất khó khăn, trên phần mềm thiết lập báo cáo công nợ khoản giấy vụn chưa thanh toán, đã thanh toán
- Phân tích tuổi nợ phải thu, theo dõi doanh thu trong kỳ của từng dây truyền sản xuất
- Theo dõi doanh thu lũy kế: Theo dõi lượng hàng bán ra và doanh thu theo từng tháng được tổng hợp theo từng khách hàng
- Các công việc chính trong quy trình:
- Kế toán tiền mặt.
- Kế toán tiền ngân hàng
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
- Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán tài sản và CCDC
- Kế toán giá thành (tính giá thành theo từng công đoạn)
- Kế toán thuế
- Kế toán quản trị (Báo cáo quản trị)
- Quản lý hành chính (văn bản, nội quy, …)
- Quản lý nhân sự
- Chấm công và thống kê
- Tính lương
- Theo dõi bảo hiểm.
Giải pháp kết nối dữ liệu:
Đặc điểm chung của các doanh nghiệp là văn phòng, nhà máy, các chi nhi nhánh hoạt động ở nhiều địa điểm, khu vực khác nhau khác nhau. Do vậy, ngoài nhu cầu của khách hàng thì khi xây dựng giải pháp MELIASOFT tiến hành tư vấn các giải pháp tổ chức, phân luồng dữ liệu để thuận tiện trong các công tác nghiệp vụ, chặt chẽ trong việc quản lý các vấn đề phát sinh và tổng hợp mọi hoạt động trong hệ thống tổ chức sản xuất kinh doanh của khách hàng.
Các nghiệp vụ đặc thù của sản xuất kinh doanh:
- Bộ phận kinh doanh cập nhật phiếu, theo dõi tiến độ thực hiện thiết kế của bộ phận sản xuất qua trạng thái của phiếu; có thể tải tài liệu đính kèm như file, hình ảnh… khi lập yêu cầu thiết kế.
- Lập báo giá cho khách hàng khi hai bên chốt được mẫu
- Kiểm tra giá, chi tiết điều khoản hợp đồng, quản lý đơn đặt hàng theo hợp đồng.
- Kiểm tra hàng tồn kho nguyên vật liệu
- Các công việc bán hàng được tiến hành tại văn phòng (trụ sở chính, các chi nhánh) và việc xuất hàng, giao hàng được tiến hành tại nhà máy. Do vậy, phần mềm cần giải quyết các yêu cầu cao về độ chính xác trong công tác xử lý đơn hàng, tính liên tục trong quá trình xuất hàng.
- Tại văn phòng, cán bộ kinh doanh có thể kiểm soát và theo dõi số lượng hàng hóa sản xuất (qua báo cáo thống kê sản xuất).
- Công việc sản xuất thường diễn ra liên lục và được cập nhật thường xuyên liên tục tại các công đoạn sản từ đó bộ phận kinh doanh kế thừa, nắm bắt được sản lượng thực tế của ngày hôm đó từ đó là căn cứ xây dựng đơn hàng, làm lệnh xuất hàng.
- Từ thời điểm kinh doanh hoàn thiện đơn hàng và lập các “lệnh giao hàng” thì dữ liệu được hiển thị tức thời tại Kho, và Thủ kho nhà máy lập các thủ tục giao hàng cho khách. Do vậy, ngoài yếu tố công nghệ hỗ trợ của phần mềm, phần cứng thì doanh nghiệp cũng cần trang bị hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin (máy chủ, đường truyền internet, hệ thống điện) để đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh.
- Các công đoạn sản xuất bao bì Carton
- Các công đoạn sản xuất bao bì PP
- Sau khi lập đơn hàng bán, nhân viên kế hoạch/Sản xuất sẽ thực hiện cân đối nguồn lực. Hệ thống sẽ check tồn kho và định mức tiêu hao kỹ thuật thực hiện BOM. Sau khi cân đối xong sẽ xảy ra các trường hợp:
- Trường hợp 01: Trường hợp đã cân đối lô nhưng tạm dừng sản xuất – Nhập nguyên vật liệu trở lại kho kế hoạch.
- Trường hợp 02: Trường hợp đã cân đối lô nhưng có quyệt định dừng sản xuất và hủy lô: Nhập nguyên vật liệu trở lại kho chung
- Trường hợp 03: Trường hợp đã cân đối lô A, có đơn hàng gấp lô B cần sản xuất: Thực hiện xuất chuyển lô từ A sang lô B (Khi có quyết định)
- Lệnh sản xuất
- Cân đối nguồn lực
- Với đặc tính là nguyên vật liệu đi vào các công đoạn sản xuất, do vậy từ thời điểm nhập kho đến khi xuất kho.
- Thực hiện in mã vạch trên phần mềm
- Quy cách sản phẩm (Dài, rộng, cao, rộng cánh, dài sóng, rộng sóng)
- Kho nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ, bán thành phẩm, thành phẩm mã hóa chưa thống nhất nhất giữa các bộ phận
- Việc thống kê tuổi kho theo lô, theo vị trí cho từng mặt hàng.
- Quản lý hạn mức kho, đảm bảo hàng tồn kho tối thiểu, tối đa.
- Quy trình trên phần mềm
- Sau khi hoàn thiện các “Đề nghị mua hàng”, tiến hành hỏi hàng, thu thập báo giá và đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất theo các tiêu chí mà công ty đã xây dựng.
- Theo dõi tiến độ hàng về của những đơn hàng mua nguyên vật liệu.
- Bộ phận mua hàng tiến hành xếp hạng, đánh giá các nhà cung cấp làm căn cứ để lựa chọn, mua hàng để phục vụ cho các giao dịch tương lai.
- Quản lý nhân sự
- Quản lý thông tin nhân viên (Các thông tin trích ngang: Mã, họ tên, giới tính, ngày sinh, vị trí công tác, …)
- Loại hợp đồng, số hợp đồng đã ký, ngày ký, ngày hết hạn hợp đồng…
- Thông tin về số lượng người đăng ký giảm trừ gia cảnh
- Quản lý giao dịch nhân viên
- Quản lý hợp đồng lao động, quản lý thôi việc
- Quản lý quá trình thăng cấp, thuyên chuyển công tác
- Quản lý khen thưởng, kỷ luật
- Quản lý tuyển dụng
- Quản lý đào tạo
- Quản lý các thông tin khác
- Báo cáo nhân sự
- Báo cáo đánh giá năng lực nhân viên
- Quản lý tiền lương
- Quản lý các bảng khai báo: Phân ca, đăng ký nghỉ, làm thêm, …
- Bảng chấm công
- Bảng lương
- Thuế thu nhập cá nhân
- Phiếu thanh toán lương
Quản lý hồ sơ tài liệu
Quản lý file tài liệu là môt module mới trên Meliasoft 2020 giúp cho việc lưu trữ, chia sẻ thông tin và tài liệu trên phần mềm. Tại đây, người dùng có thể quản lý dữ liệu theo dạng forder của window trên phần mềm.
Chức năng Tải lên (Attach Files): Cho phép tải lên một hay nhiều file tài liệu ở mọi định dạng.
Chức năng Tải về (Download): Cho phép tải về một file hoặc cả một thư mục chứa các file.
Các chức năng Gửi đến (Send to), Rời đến (Move to), Chuyển tiếp (Forward): Cho phép sao chép hoặc di chuyển file đến một địa chỉ khác (có thể là đường dẫn hay thư mục mới) cũng như chuyển tiếp cho một user khác trên phần mềm.
Các chức năng mở rộng khác: Lọc, sắp xếp, tìm kiếm…
Sẵn sàng tích hợp với các module quản lý khác.
Quản lý giao diện chát
Kết nối hóa đơn điện tử
Sao lưu, backup số liệu tự động
Thực hiện backup tự động và sao lưu dự phòng nhằm giảm thiểu rủi ro cho dữ liệu của doanh nghiệp.
Không giới hạn số lượng máy trạm lấy dữ liệu dự phòng (theo phân quyền của admin)
Duyệt chứng từ trên hệ thống
Nhằm mục đích Quản lý điều hành và tác nghiệp, phần mềm Meliasoft 2020 cung cấp tính năng duyệt chứng từ. Tại giao diện màn hình ngoài, chương trình hiển thị tất cả các công việc/chứng từ cần được các cấp quản lý duyệt đáp ứng đúng quy trình quản lý xây dựng.
Hiển thị khối lượng chứng từ cần phải duyệt
Trạng thái chứng từ trước và sau duyệt
Báo cáo giao diện website
Chương trình có thể chạy hoàn toàn độc lập
Chương trình phát triển trên nền tảng web, bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt và kết nối internet đều có thể sử dụng được
Tự động tạo chứng từ theo quy trình
BAN GIÁM ĐỐC
- Cung cấp cho Ban quản trị những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến sản xuất, kinh doanh của công ty.
- Tự động hóa ước tính chi phí để lập báo giá nhanh chóng, chính xác cho khách hàng.
- Lên các báo cáo so sánh, đánh giá dựa trên các chỉ tiêu phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
- Thông tin doanh nghiệp không đồng nhất, dẫn đến việc phân tích số liệu sai. Gây ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị. Việc áp dụng phần mềm vào trong quản trị sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp kiểm tra sức khỏe của doanh nghiệp tức thời, mà không mất nhiều thời gian để chờ tập hợp số liệu.
- Hệ thống giúp công ty giảm chi phí và tăng lợi nhuận khi tất cả các quy trình của doanh nghiệp được sắp xếp hợp lý, Công ty có thể xác định được những khoản rò rỉ trong hệ thống ERP. Ngoài ra ERP còn giúp công ty cải thiện việc quá trình mua sắm, kiểm soát hàng tồn kho, và dự báo nhu cầu mua sắm sắp tới, vv, về cơ bản hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện toàn bộ chuỗi cung ứng và làm nó phản ứng nhanh hơn.
- Theo thời gian những thay đổi các tính năng mới được bổ sung vào kinh doanh, với MELIASOFT Công ty có thể dễ dàng mở rộng. Chính vì điều này, doanh nghiệp có thể thêm các chức năng mới, quy trình, bộ phận, và nhiều hơn nữa vào hệ thống ERP một cách dễ dàng.
BỘ PHẬN KINH DOANH
- Hỗ trợ việc làm việc làm báo giá, giá thành kế hoạch trên hệ thống
- Tối ưu việc tính toán và quy trình bán hàng
- Phòng kinh doanh luôn có thông tin chính xác, tức thời về tiến độ sản xuất, tồn kho nhằm hỗ trợ tối ưu cho quá trình giao dịch, đàm phán bán hàng.
- Cập nhật và kiểm soát liên tục thông tin về quá trình xuất hàng và theo dõi vận chuyển, sản lượng giao nhận với khách hàng.
- Việc đồng nhất tên gọi và quy cách cho sản phẩm trong toàn hệ thống đảm bảo tính chính xác trong giao dịch về bán, xuất, nhập hàng trong toàn hệ thống.
BỘ PHẬN SẢN XUẤT
- Kết nối phần mềm với các công đoạn sản xuất giúp tự động hóa quy trình sản xuất
- Luôn nắm được số liệu thống kê về các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất một cách nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ tối đa cho quá trình điều độ, giám sát sản xuất.
- Nhờ việc quản lý được nguồn gốc, chất lượng của nguyên vật liệu cũng như tỷ lệ sản phẩm lỗi tại từng máy, có thể quản lý được chất lượng từng sản phẩm và truy vết nguồn gốc khi phát hiện sản phẩm sai hỏng.
- Giảm thiểu và kiểm soát tốt tỉ lệ sản phẩm lỗi hỏng, đặc biệt việc hoạch định, tính toán nguyên vật liệu được thực hiện một cách hợp lý, hiệu quả…
BỘ PHẬN MUA HÀNG
- Giảm thiểu tối đa các giao dịch nội bộ liên quan tới quá trình mua và cung ứng vật tư.
- Giảm thiểu các sai sót liên quan đến các yếu tố về kỹ thuật, chất lượng, nguồn gốc của vật tư mua về.
- Giúp kiểm soát tốt nhất về chất lượng nhà cung cấp trong quá trình mua và nhập hàng.
BỘ PHẬN KHO
- Chủ động trong công tác quản lý, điều hành kho hàng liên quan tới vật tư và thành phẩm.
- Đáp ứng tốt cho công tác quản trị và đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận kho.
- Giảm thiểu thời gian thao tác và nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng
BỘ PHẬN KẾ TOÁN
- Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán.
- Hỗ trợ tối đa các công tác nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao như tính giá vốn, tính giá thành sản phẩm.
- Hỗ trợ tối đa trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống