Một nhân viên kế toán có kinh nghiệm nhưng mỗi ngày vẫn dành hàng giờ để nhập hóa đơn.
Một nhân viên mua hàng phải liên tục copy dữ liệu từ email sang Excel rồi nhập lại vào ERP.
Nhân viên kho ghi số liệu ngoài hiện trường, cuối ca mới tổng hợp lại vào hệ thống.
Bộ phận kinh doanh nhập đơn hàng từ Zalo, email hoặc file Excel của khách hàng.
Quản lý cuối ngày lại yêu cầu nhân viên tổng hợp nhiều báo cáo để biết hôm nay đã xảy ra chuyện gì.
Nhìn riêng từng công việc, chúng đều có vẻ bình thường.
Nhưng nếu nhìn ở quy mô toàn doanh nghiệp, một câu hỏi đáng để Ban Giám đốc suy nghĩ là:
Mỗi tháng chúng ta đang trả bao nhiêu tiền cho con người để thực hiện những công việc lặp lại mà công nghệ hoàn toàn có thể hỗ trợ?
Đây không đơn thuần là bài toán tiết kiệm nhân sự.
Đây là bài toán năng suất lao động.
Một nhân viên 8 giờ tại văn phòng không có nghĩa doanh nghiệp nhận được 8 giờ tạo ra giá trị.
Trong một ngày, rất nhiều thời gian có thể được sử dụng cho:
Nhập liệu → Copy/Paste → Đối chiếu → Tổng hợp → Tìm kiếm → Gửi báo cáo → Sửa sai → Nhập lại.
Đặc biệt tại các doanh nghiệp đang vận hành đồng thời bằng ERP, Excel, email, Zalo và giấy tờ, cùng một dữ liệu có thể được nhập nhiều lần.
Khách hàng gửi đơn hàng.
Sales nhập Excel.
Kế toán nhập ERP.
Kho lại lập phiếu.
Sản xuất tiếp tục nhập kế hoạch.
Một giao dịch nhưng có thể tạo ra nhiều lần thao tác.
Khi đó, vấn đề không còn là:
“Nhân viên có làm việc chăm chỉ hay không?”
Mà phải là:
“Tại sao một dữ liệu đã xuất hiện một lần nhưng con người vẫn phải nhập lại nhiều lần?”
Giả sử một doanh nghiệp có 50 nhân viên văn phòng.
Mỗi người dành trung bình chỉ 1 giờ/ngày cho các thao tác nhập liệu, copy dữ liệu, tổng hợp và đối chiếu thủ công.
Một tháng khoảng 22 ngày làm việc:
50 × 1 giờ × 22 ngày = 1.100 giờ/tháng.
Một năm:
13.200 giờ.
Nhưng ngay cả con số đó vẫn chưa phản ánh đầy đủ chi phí.
Bởi nhập liệu thủ công còn tạo ra:
Sai mã hàng.
Sai số lượng.
Sai khách hàng.
Nhập trùng chứng từ.
Thiếu thông tin.
Số liệu giữa các bộ phận không khớp.
Sau đó doanh nghiệp lại phải sử dụng thêm con người để:
Kiểm tra → Đối chiếu → Tìm nguyên nhân → Sửa dữ liệu.
Vì vậy:
Chi phí của một lần nhập sai không nằm ở vài phút nhập liệu. Nó nằm trong toàn bộ chuỗi công việc phát sinh để sửa lỗi đó.
Hãy hình dung một đơn hàng của khách hàng.
Khách gửi qua email.
Sales đọc và nhập vào hệ thống.
Kho nhận thông tin.
Sản xuất lập kế hoạch.
Mua hàng tính nhu cầu vật tư.
Kế toán xuất hóa đơn.
Nếu dữ liệu ban đầu bị nhập sai số lượng hoặc mã sản phẩm, lỗi có thể lan xuyên suốt cả chuỗi.
Một sai sót rất nhỏ ở đầu quy trình có thể dẫn tới:
Mua sai → Sản xuất sai → Giao sai → Xuất hóa đơn sai → Điều chỉnh chứng từ → Khách hàng khiếu nại.
Đây là lý do chất lượng dữ liệu không nên chỉ được kiểm tra ở cuối quy trình.
Doanh nghiệp cần hướng tới:
Một nguyên tắc rất đơn giản nhưng có giá trị lớn:
Một dữ liệu đã có trong hệ thống thì không nên yêu cầu con người nhập lại nếu không thực sự cần thiết.
Ví dụ, khi Sales tạo đơn hàng:
Thông tin khách hàng đã có từ CRM.
Bảng giá đã có trong hệ thống.
Chính sách chiết khấu đã được cấu hình.
Tồn kho đã có dữ liệu.
Hạn mức công nợ đã có.
Địa chỉ giao hàng đã có.
Hệ thống nên tự động sử dụng các dữ liệu đó thay vì yêu cầu nhân viên nhập lại.
Đơn hàng sau khi được xác nhận có thể tiếp tục trở thành đầu vào cho:
Kho → Kế hoạch sản xuất → MRP → Mua hàng → Giao hàng → Hóa đơn → Công nợ.
Khi đó, một dữ liệu được tạo ra ở đầu quy trình có thể phục vụ toàn bộ chuỗi nghiệp vụ phía sau.
Đây chính là một trong những giá trị cốt lõi của ERP.
Một doanh nghiệp có thể thay phiếu giấy bằng một form trên máy tính.
Nhân viên không viết tay nữa.
Nhưng sau đó một nhân viên khác vẫn phải lấy dữ liệu từ form đó để nhập lại vào phần mềm kế toán.
Về hình thức, doanh nghiệp đã “số hóa”.
Nhưng về quy trình, công việc gần như chưa thay đổi.
Tương tự:
Excel → Upload ERP → Export Excel → Tổng hợp → Gửi email
không phải lúc nào cũng là chuyển đổi số.
Chuyển đổi số cần đặt câu hỏi sâu hơn:
“Bước công việc này có thực sự cần con người thực hiện không?”
Nếu không, hãy để hệ thống thực hiện.
Khi nói đến AI, nhiều doanh nghiệp nghĩ ngay tới chatbot hoặc những mô hình phân tích phức tạp.
Nhưng một trong những ứng dụng thực tế nhất của AI trong doanh nghiệp lại nằm ở những công việc rất đơn giản:
Đọc – Hiểu – Nhận dạng – Nhập dữ liệu.
Ví dụ, AI có thể hỗ trợ đọc:
Hóa đơn
Đơn đặt hàng
Phiếu giao hàng
Biên bản
Hình ảnh hiện trường
Email của khách hàng
thành dữ liệu có cấu trúc để đưa vào hệ thống.
Thay vì:
Con người nhìn chứng từ → đọc → gõ lại
có thể chuyển thành:
AI đọc → Hệ thống đề xuất dữ liệu → Con người kiểm tra ngoại lệ.
Vai trò của con người chuyển từ:
Người nhập dữ liệu
sang:
Đây là khác biệt rất lớn về năng suất.
Không phải công việc nào cũng cần AI.
Có rất nhiều nghiệp vụ chỉ cần một bộ quy tắc rõ ràng.
Ví dụ:
Cuối ngày tổng hợp doanh số.
Đối chiếu đơn hàng với phiếu giao.
Kiểm tra chứng từ còn thiếu.
Nhắc công nợ đến hạn.
Gửi báo cáo định kỳ.
Cảnh báo tồn kho dưới mức tối thiểu.
Nếu ngày nào nhân viên cũng thực hiện cùng một chuỗi thao tác, đây là ứng viên tốt cho tự động hóa.
Nguyên tắc có thể rất đơn giản:
Việc lặp lại + Có quy tắc + Có dữ liệu → Hãy xem xét tự động hóa trước khi tuyển thêm người.
Có hai cách để tăng năng suất.
Cách thứ nhất:
Yêu cầu nhân viên nhập 100 chứng từ nhanh hơn.
Cách thứ hai:
Để hệ thống tự xử lý 80 chứng từ bình thường và nhân viên chỉ kiểm tra 20 chứng từ bất thường.
Cách thứ hai tạo ra thay đổi lớn hơn nhiều.
Đây cũng là sự khác biệt giữa:
Automation và Augmentation.
Công nghệ không nhất thiết phải thay thế con người.
Công nghệ có thể giúp con người không phải làm những việc mà con người không cần làm.
Nhờ đó, nhân sự có thêm thời gian cho:
Phân tích
Đàm phán
Chăm sóc khách hàng
Cải tiến quy trình
Kiểm soát rủi ro
Ra quyết định
Đó mới là những công việc doanh nghiệp thực sự cần năng lực của con người.
Bên cạnh doanh thu trên đầu người hay lợi nhuận trên đầu người, doanh nghiệp có thể đặt thêm một câu hỏi:
Hãy thử rà soát từng phòng ban:
Kế toán: bao nhiêu giờ nhập và đối chiếu chứng từ?
Mua hàng: bao nhiêu giờ tổng hợp báo giá và theo dõi PO?
Kho: bao nhiêu giờ nhập lại dữ liệu?
Sản xuất: bao nhiêu thời gian ghi nhận thủ công?
Sales: bao nhiêu thời gian làm báo cáo thay vì bán hàng?
Quản lý: bao nhiêu thời gian chờ nhân viên tổng hợp dữ liệu?
Chỉ cần giảm được một phần những công việc này, năng lực của doanh nghiệp có thể tăng lên mà chưa cần tăng tương ứng số lượng nhân sự.
Một sai lầm khác là cố gắng tự động hóa toàn bộ quy trình ngay từ đầu.
Không phải việc nào cũng đáng tự động hóa.
Doanh nghiệp nên ưu tiên những công việc có bốn đặc điểm:
Lặp lại nhiều.
Tốn nhiều thời gian.
Có quy tắc rõ ràng.
Sai sót gây ảnh hưởng lớn.
Ví dụ, nếu một nghiệp vụ chỉ phát sinh hai lần mỗi năm, việc đầu tư tự động hóa có thể không mang lại nhiều giá trị.
Ngược lại, một thao tác chỉ mất 2 phút nhưng được thực hiện 5.000 lần mỗi tháng lại là một bài toán rất đáng xem xét.
Chuyển đổi số tốt không bắt đầu bằng câu hỏi:
“Công nghệ nào đang hot?”
Mà bắt đầu bằng:
“Công việc nào đang tiêu tốn nhiều nguồn lực nhưng tạo ra ít giá trị?”
Đây cũng là cách Meliasoft tiếp cận bài toán nâng cao năng suất.
Không tách AI hay Automation thành những công cụ đứng bên ngoài ERP, mà từng bước đưa chúng vào chính dòng nghiệp vụ:
Trên nền tảng đó, bốn nhóm công nghệ có thể phối hợp:
AI hỗ trợ nhận dạng và nhập liệu thông minh, giảm thao tác thủ công và nâng cao độ chính xác của dữ liệu.
No-code/Low-code giúp doanh nghiệp thiết kế và thay đổi biểu mẫu, workflow, quy tắc quản trị theo thực tế vận hành.
API giúp dữ liệu đi trực tiếp giữa ERP, website, CRM, ngân hàng, máy móc và các hệ thống chuyên ngành thay vì phải nhập lại.
Robotics đảm nhiệm các thao tác lặp lại như tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu, nhắc việc và cảnh báo.
Mục tiêu cuối cùng không phải:
“Doanh nghiệp có bao nhiêu AI?”
Mà là:
Một báo cáo sai ở cuối tháng thường không bắt đầu từ lúc lập báo cáo.
Nó có thể bắt đầu từ một mã hàng nhập sai ngay khi nhận đơn.
Một tồn kho sai có thể bắt đầu từ một giao dịch tại hiện trường chưa được ghi nhận.
Một công nợ sai có thể bắt đầu từ thông tin giao hàng thiếu chính xác.
Vì vậy, tư duy “Success from Beginning” trong chuyển đổi số có thể hiểu rất đơn giản:
Muốn có báo cáo đúng ở cuối quy trình, hãy tạo ra dữ liệu đúng ngay từ đầu quy trình.
Đừng đợi dữ liệu đi qua năm bộ phận rồi mới kiểm tra.
Đừng đợi cuối tháng mới phát hiện sai.
Đừng sử dụng con người để liên tục sửa những lỗi mà hệ thống có thể ngăn ngay từ lúc phát sinh.
Một dự án chuyển đổi số thành công không nên tạo thêm nhiều thao tác cho nhân viên.
Nó phải làm điều ngược lại:
Ít nhập liệu hơn.
Ít copy/paste hơn.
Ít Excel trung gian hơn.
Ít đối chiếu thủ công hơn.
Ít báo cáo phải tự tổng hợp hơn.
Và dành nhiều thời gian hơn cho:
Phân tích – Kiểm soát – Sáng tạo – Khách hàng – Quyết định.
Có lẽ vì vậy, trước khi doanh nghiệp nghĩ đến việc tuyển thêm người để giải quyết khối lượng công việc ngày càng tăng, Ban Giám đốc nên thử đặt một câu hỏi khác:
Đây mới là một trong những bài toán quan trọng của chuyển đổi số.
Không phải thay con người bằng công nghệ.
Mà là:
Meliasoft – ERP của người Việt.
