Hệ thống ERP là gì và có lợi ích gì mà mặc dù rất nhiều doanh nghiệp đã thất bại nhưng không ít doanh nghiệp vẫn sẵn sàng đầu tư để triển khai hệ thống này?
Có rất nhiều định nghĩa về ERP, có định nghĩa cho rằng: “ERP là một hệ thống tổ hợp các quy trình làm việc và lập kế hoạch các nguồn lực của doanh nghiệp như con người, máy móc, nguyên vật liệu, tài chính, … để tạo ra giá trị tổng hợp cao nhất”.
Hay có quan điểm khác thì xem: “ERP là một hệ thống các phần mềm ứng dụng giúp cân đối các hoạt động sản xuất, phân phối, tài chính và các hoạt dộng kinh doanh khác và là công cụ để tự động hóa và tổ hợp lại các chức năng văn phòng như kế toán, quản lý nhân lực, tài chính và sản xuất”.
Nhưng cách hiểu đơn giản và sát với thực tế nhất có lẽ xem hệ thống ERP là một hệ thống làm việc liên kết tất cả các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nó giúp chúng ta quản lý tất cả các họat động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhờ một hệ thống liên kết các thông tin và quy trình sản xuất kinh doanh trong một hệ thống phần mềm tích hợp trong đó các module chức năng của doanh nghiệp liên kết, tương tác với nhau qua một hệ thống cơ sở dữ liệu chung.
Đứng trên phương diện các quy trình hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống ERP thực hiện các giao dịch tương tác giữa các phòng ban qua các module/chức năng tương ứng.
Chính vì sự phức tạp của các modules chức năng và sự tương tác giữa các modules với nhau nên rất nhiều công ty khi triển khai, nếu không chuẩn bị kỹ thường gặp thất bại. Tuy vậy, nếu triển khai thành công hệ thống ERP, sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích cả cho lợi ích tổng thể của doanh nghiệp cũng như lợi ích của từng phòng ban.
Cụ thể đối với doanh nghiệp, lợi ích về mặt hệ thống khi triển khai thành công hệ thống ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp một số lợi ích cơ bản sau:
• Tối đa hóa mức độ trao đổi thông tin
• Cung cấp thông tin tức thời
• Tích hợp thông tin thông qua toàn bộ chuỗi cung ứng
• Giảm thiểu thời gian đáp ứng: giảm cycle time
• Phân quyền ra quyết định đến cấp thấp nhất được mọi vấn đề được giải quyết dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả
• Giảm chi phí do loại bỏ được các công việc, các quy trình thừa, không tạo ra giá trị gia tăng.
• Cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Cho phép chia sẻ và theo dõi thông tin của toàn bộ doanh nghiệp.
• Chuẩn hóa các hoạt động của doanh nghiệp.
• Giúp đạt được và duy trì lợi thế cạnh tranh.
• Cải thiện sự tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp
• ………………….
Dưới góc độ các phòng ban, ERP đem lại rất nhiều lợi ích thiết thực giúp các phòng ban hoạt đông hiệu quả hơn. Cụ thể, một số lợi ích có bản đối với 1 số phòng ban như sau:
• Giảm thời gian báo giá, tăng khả năng đáp ứng.
• Phân tích lợi nhuận dựa trên số liệu thật về: chi phí, doanh thu, sản lượng hàng bán, các khách hàng mục tiêu, thị phần, khuynh hướng của thị trường…
• Cho phép tạo ra các kế hoạch tiếp thị, các khung giá khác nhau, các kế hoạch giảm giá linh động…
• Dự báo chính xác thời gian giao hàng, kiểm soát chặt chẽ giữa đơn hàng và hàng tồn kho.
• ……………….
• Tăng năng suất.
• Gắn kết thông tin đơn hàng và sản xuất: các đơn hàng hiện có và các đơn hàng dự
báo.
• Theo dõi chính xác lượng hàng có phục vụ cho: bán hàng, phân phôi, quản lý nguyên vật liệu
• Giúp cho việc lập kế hoạch sản xuất tốt hơn.
• ………………………………
• Theo dõi công nợ chặt chẽ, giảm thiểu nợ quá hạn.
• Tổng hợp bức tranh tài chính tổng thể và chính xác của doanh nghiệp, giảm chi phí lưu trữ sổ sách
• Cung cấp thông tin đầu vào chất lượng cao để phân tích đánh giá:
• Mối liên kết giữa kết quả điều hành và hiệu ứng về tài chính
• Cung cấp cái nhìn nhân quả dễ dàng hơn cho công tác quản lý điều hành
• Có sẵn dữ liệu tài chính trợ giúp cho việc ra quyết định tốt hơn.
• Cho phép tạo ra các số đo cho việc thực hiện các chiến lược.
• ……………………………………………
• Tích hợp cơ sở dữ liệu nhân sự
– Lương, chế độ chính sách
– Kế hoạch tuyển dụng
– Chi phí công tác và di chuyển
• Thanh toán theo tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế
• Xem nhân viên là khách hàng đặc biệt
– Thang bậc phát triển nhân sự
– Điều phối đào tạo,
• Chấm công (giờ công, nghỉ phép, trực ca): quan trọng cho việc phân bổ chi phí ngân sách.
• ……………………………….
Chính với những lợi ích to lớn như trên, mặc dù phải đối mặt rất nhiều thách thức, rủi ro khi triển khai dự án ERP, rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sẵn sàng đầu tư cho triển khai ERP ở doanh nghiệp mình.
Do đó, vấn đề quan trọng ở đây, chúng ta cần nhận diện những thách thức và rủi ro đó để có những phương pháp tiếp cận phù hợp khi triển khai ERP.
