Tổng quan:

Phiếu xuất kho là loại chứng từ được sử dụng để theo dõi và quản lý hàng hóa xuất khỏi kho. Phiếu xuất kho thuộc Quy trình Quản lý kho (Quản lý tình hình nhập kho – xuất kho – tồn kho tại công ty) và Quy trình sản xuất (Quản lý đầy đủ các khâu trong quy trình sản xuất từ Lập đơn hàng sản xuất (Lệnh sản xuất, Hướng dẫn sản xuất) → xuất kho/nhập kho nguyên vật liệu → Nhập thành phẩm hoàn thành → Tính giá thành sản phẩm).

A. Quy trình quản lý kho

Những điểm chính:

• Lập và in chứng từ: Đề nghị xuất kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất lắp ráp, Phiếu nhập kho trực tiếp trên phần mềm.
• Quản lý vật tư theo nhiều đơn vị tính, bao gồm các đơn vị tính quy đổi (Thùng-Chai, Hộp – Viên – Kg…) và đơn vị tính không quy đổi (tấm gỗ – m3..), lưu hệ số quy đổi theo hai cách từ đơn vị gốc về quy đổi hoặc từ quy đổi về đơn vị gốc.
• Quản lý việc cho phép/không cho phép xuất hàng âm; cảnh báo xuất âm, xuất vượt mức tồn kho tối thiểu.
• Tự động tính giá vốn của hàng xuất theo nhiều phương pháp khác nhau: Đích danh, giá trung bình tháng, trung bình thời điểm, nhập trước xuất trước; theo từng kho hoặc không theo kho. Xử lý bài toán làm tròn 10/3 khi tính giá vốn trong trường hợp lượng hết, tiền còn.
• Xử lý các trường hợp tính giá vốn quay vòng, áp giá vốn tự động khi xuất lắp ráp, xuất điều chuyển kho, xuất chuyển đơn vị chi nhánh khác…
• Các báo cáo thống kê: Bảng kê phiếu nhập/phiếu xuất/hóa đơn.., Thẻ kho, Bản đồ kho, In mã vạch, In Palet, Tổng hợp nhập xuất tồn, Báo cáo quản trị kho, Báo cáo tồn kho theo kho, Tồn kho theo thời gian, Báo cáo so sánh vật tư xuất thực tế so với định mức…

B. Quy trình sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Những điểm chính:

• Lập và in Đơn hàng sản xuất, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, Phiếu nhập kho nguyên vật liệu thừa, Phiếu Đề nghị nhập thành phẩm, Phiếu nhập thành phẩm theo quy trình.
• Quản lý thông tin sản xuất chi tiết từng ngày, từng ca làm việc, từng công đoạn sản xuất…
• Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, máy chấm công, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác…
• Theo dõi và đánh giá tỷ lệ hỏng, hủy, hao hụt trong quá trình thống kê sản xuất.
• Theo dõi tiến độ nhập thành phẩm so với đơn hàng sản xuất (hoàn thành đúng sản lượng, đúng thời hạn).
• So sánh các chỉ tiêu phân tích sản xuất giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.
• In báo cáo: Báo cáo nhu cầu vật tư, Tổng hợp nhập – xuất kho, Báo cáo so sánh vật tư xuất thực tế và định mức, Bảng kê theo đơn hàng sản xuất, Báo cáo thời hạn giao hàng theo đơn hàng…

Quy trình xuất kho

Hình ảnh trên phần mềm:

Màn hình truy cập chứng từ 

Giao diện nhập liệu chứng từ

Mẫu in chứng từ

Quy trình duyệt chứng từ: Hiển thị các giao dịch cần duyệt/đã duyệt

Thống kê số liệu nhập xuất tồn theo nhiều chiều quản lý như: kho, vị trí trong bản đồ kho, palet, lô, ngành hàng, mặt hàng, chi tiết mã hàng, mã hàng đại diện cũng như các đối tượng quản lý khác.

Hỗ trợ tối đa mục tiêu kiểm soát và giảm thiểu tiền chết tại kho thông qua việc thống kê chính xác, tối ưu về hạn mức kho.

Phân tích tuổi kho: Căn cứ vào các phiếu nhập xuất, chương trình xử lý và tính toán tuổi kho theo phương pháp FIFO cho từng vật tư. Mức tuổi kho do người dùng tự định nghĩa (< 30 ngày, 30-60 ngày, 60-90 ngày, > 90 ngày…)

So sánh các chỉ tiêu phân tích kho giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này với kỳ trước, cùng kỳ năm trước, giữa thống kê và kế toán kho.

Hướng dẫn thực hành nhập liệu một số nghiệp vụ cơ bản (Xem đầy đủ bộ số liệu 60 nghiệp vụ Tại đây).