Phiếu nhập mua

10.08.2022

Quy trình mua hàng

 

Tổng quan:

  • Phân hệ quản lý mua hàng​ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khâu trong quy trình mua hàng bắt đầu từ đề nghị mua hàng, cập nhật báo giá nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng mua, lên kế hoạch nhập hàng, lập phiếu nhập mua, phiếu chi phí vận chuyển đồng thời quản lý công nợ chi tiết cho từng nhà cung cấp, từng hợp đồng, đơn hàng mua một cách đầy đủ và chính xác.

 

Những điểm chính:

  • Lập và in các chứng từ: đề nghị mua hàng, báo giá nhà cung cấp, đơn hàng mua, kế hoạch nhập hàng, phiếu nhập mua, phiếu chi phí vận chuyển, phiếu thanh toán trả nhà cung cấp, phiếu bù trừ công nợ theo quy trình.
  • Lên báo cáo lựa chọn nhà cung cấp.
  • Phân bổ chi phí mua, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu cho các mặt hàng (theo giá trị / số lượng).
  • Theo dõi, hạch toán tự động tính thuế GTGT, thuế tiêu thụ, thuế nhập khẩu theo tờ khai hải quan.
  • Giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên, …)
  • Bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp cũng như giữa các đối tượng quản lý chi tiết khác như nhân viên, bộ phận, sản phẩm, hợp đồng…
  • In báo cáo: Báo cáo lựa chọn nhà cung cấp, Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào, Tổng hợp nhập kho, Tổng hợp vận chuyển bốc dỡ lắp đặt hàng mua, Theo dõi đơn hàng mua, Báo cáo thời hạn giao hàng theo đơn hàng mua…

Hình 1. Quy trình nghiệp vụ mua hàng

Những điểm nổi bật:

  • Phân tích mua hàng theo nhiều tiêu chí (nhà cung cấp, nhân viên mua, lô hàng, bộ phận, hình thức mua, mặt hàng, đơn hàng…)
  • So sánh các chỉ tiêu phân tích mua hàng giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.
  • Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, hợp đồng mua (giao hàng đúng lượng, đúng hạn).
  • Phân tích tuổi nợ. Tự động theo dõi hạn thanh toán hoặc do người dùng định nghĩa, tính toán tuổi nợ trong hạn, quá hạn, khó đòi; khai báo và tính toán lãi trước hạn, lãi quá hạn cho từng kỳ hạn nợ.
  • Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, máy chấm công, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác …
  • Lưu các thông tin khác trên chứng từ thông qua việc attach, download các file tài liệu đính kèm.
  • Mở rộng các danh mục, các tiện ích, cảnh báo và báo cáo theo đặc thù từng doanh nghiệp.

Hình ảnh trên phần mềm:

Màn hình truy cập chứng từ 

Giao diện nhập liệu chứng từ

Mẫu in chứng từ

Quy trình duyệt chứng từ: Hiển thị các giao dịch cần duyệt/đã duyệt

Báo cáo của chương trình phân tích số liệu mua hàng theo nhiều tiêu chí như nhà cung cấp, bộ phận, nhân viên, vật tư, lô hàng . . .


Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng mua trên từng vật tư cả về mặt lượng và thời hạn giao hàng.

Hướng dẫn thực hành nhập liệu một số nghiệp vụ cơ bản (Xem đầy đủ bộ số liệu 60 nghiệp vụ Tại đây).

Nghiệp vụ Số 01

Xem định khoản

Xem video

Nhập kho VL chính (V1) chưa trả tiền cho Công ty Xuân Hùng theo phiếu nhập mua số 0001 ngày 02 tháng 01 năm 2022 số lượng 2.000 kg; Đơn giá 9.500đ/kg, thuế suất thuế GTGT 10% kèm theo HĐ GTGT XH/11T số 0002152

Nghiệp vụ số 04

Xem định khoản

Xem video

Bảng kê thanh toán tạm ứng ngày 03 tháng 01 năm 2022  kèm theo các chứng từ có liên quan của nhân viên Nguyễn Văn Bốn về số vật liệu phụ (V2) đã mua và chi phí vận chuyển, bốc dỡ số vật liệu này:

– HĐ GTGT HH/11T số: 0003443 của Công ty Huy Hoàng; Số lượng: 1.000kg; Đơn giá 3.000đ/kg; Thuế suất thuế GTGT 10%

– Bảng kê chi phí vận chuyển bốc dỡ: 200.000 đồng

Vật liệu phụ (V2) đã được kiểm nhận và nhập kho đầy đủ theo phiếu nhập mua số 0002 ngày 03 tháng 01 năm 2022

Nghiệp vụ số 05

Xem định khoản 

Xem video

Nhập kho hàng hoá G1 chưa trả tiền cho Công ty Xinh Xinh theo phiếu nhập mua số 0003 ngày 03 tháng 01 năm 2022, số lượng 4.000kg, Đơn giá 7.100đ/kg, thuế suất thuế GTGT 10%; kèm theo HĐ GTGT XX/11T số 0002233

Nghiệp vụ số 16

Xem định khoản

Xem video  

Nhập kho 4.000m hàng G2 của đơn vị NB02 (Công ty Xinh Xinh) theo phiếu nhập mua số 0004 ngày 10 tháng 01 năm 2022 kèm theo HĐ GTGT XX/11T số: 0002236. Trị giá G2 trên hoá đơn  như sau:

– Đơn giá mua chưa có thuế : 11.000đ/m

– Thuế suất thuế GTGT: 10%

Tiền hàng chưa thanh toán

Nghiệp vụ số 34

Xem định khoản

Xem video

 

Nhập kho hàng G1 chưa thanh toán tiền cho Công ty Xinh Xinh kèm theo HĐ GTGT XX/11T số: 0002248 :

– Giá mua chưa thuế : 4.000kg x 7.100đ/kg

– Thuế suất thuế GTGT: 10%

Hàng G1 đã được nhập kho đầy đủ theo phiếu nhập mua số 0005 ngày 21 tháng 01 năm 2022.

Nghiệp vụ số 40

Xem định khoản

Xem video

Nhập kho công cụ dụng cụ theo phiếu nhập mua số 0006 ngày 26 tháng 01 năm 2022 chưa thanh toán tiền theo HĐ GTGT HH/11T số: 0003449, ngày 26 tháng 01 năm 2022 của Công ty Huy Hoàng. Trị giá ghi trên HĐ như sau:

– Giá mua chưa thuế:

+ Dụng cụ C1: 100 cái x 50.000đ/cái

+ Dụng cụ C2: 30 chiếc x 145.000đ/chiếc

– Thuế suất thuế GTGT: 10%

Nghiệp vụ số 49

Xem định khoản 

Xem video 

Ngày 30 tháng 01 năm 2022 nhận bảng kê thanh toán tạm ứng của Bùi văn Nhất đã được duyệt kèm theo các chứng từ bao gồm:

– Phiếu nhập mua số: 0007 ngày 30 tháng 01 năm 2022 theo HĐ GTGT HH/11T số: 0003461 của công ty Huy Hoàng:

+ Nhiên liệu (N1): 1.000 lít x 5.000đ/lít = 5.000.000đ

+ Phí xăng dầu (Nhiên liệu N1): 50.000đ

+ VL phụ (V2): 800kg x 5.000đ/kg = 4.000.000đ

+ Thuế GTGT: 9.000.000đ x 10% = 900.000đ

Cộng: 9.950.000đ

– HĐ GTGT BM/11T số: 0001161 của xí nghiệp vận tải Bình Minh: Tiền vận chuyển: 600.000đ; tiền thuế GTGT 30.000đ, trong đó tiền vận chuyển được phân bổ cho nhiên liệu (N1) 350.000đ, vật liệu phụ (V2) 250.000đ.

DN đã chi tiền măt thanh toán khoản vượt ứng cho nhân viên Bùi văn Nhất theo PC số 0018 ngày 30 tháng 01 năm 2022.

 

Tin trước: Kế hoạch nhập hàng

Tin tiếp: Phiếu chi phí vận chuyển