Quy trình bán hàng

Tổng quan:

Quản lý đầy đủ các khâu trong quy trình bán hàng từ Báo giá → Lập đơn hàng → Lập Kế hoạch giao hàng → Lập Lệnh xuất kho →  Lập Hóa đơn → Thanh toán. Trợ giúp cho bộ phận kinh doanh – bán hàng, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách kịp thời, chính xác. Cung cấp nhiều tiêu chí phân tích bán hàng giúp nhà quản trị có cái nhìn đa chiều về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Những điểm chính:

• Lập và in các chứng từ: Báo giá. Đơn hàng bán, Kế hoạch giao hàng, Lệnh xuất kho, Hóa đơn bán hàng, Phiếu hàng bán bị trả lại, Phiếu thu tiền hàng theo quy trình.
• Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, hợp đồng bán (giao hàng đúng lượng, đúng hạn).
• Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT đầu ra, thuế TTĐB và tự động tính toán tiền chiết khấu bán hàng, giảm giá.
• Thiết lập và quản lý chính sách bán lẻ: chiết khấu, chương trình khuyến mại, quà tặng,… chi tiết tới từng vùng địa bàn, khách hàng, mặt hàng…
• Xây dựng phương án giá bán linh hoạt theo: mặt hàng, khách hàng, vùng/địa bàn, hình thức bán buôn/bán lẻ… Cho phép khai báo biên độ của giá bán, so sánh phân tích giá bán thực với giá bán niêm yết.
• Giám sát công nợ phải thu của khách hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, khách hàng, hợp đồng, nhân viên,…). Bù trừ công nợ giữa các khách hàng cũng như giữa các đối tượng quản lý chi tiết khác như nhân viên, bộ phận, sản phẩm, hợp đồng…
• In báo cáo: Phân tích bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo so sánh giá thực với bảng giá, Theo dõi đơn hàng bán, Báo cáo thời hạn giao hàng theo đơn hàng bán…

Quy trình nghiệp vụ bán hàng

Những điểm nổi bật:

• Quản lý việc cho phép/không cho phép xuất hàng âm; cảnh báo xuất âm, xuất vượt mức tồn kho tối thiểu.
• Tự động tính giá vốn của hàng xuất theo nhiều phương pháp khác nhau: đích danh, giá trung bình tháng, trung bình thời điểm, nhập trước xuất trước; theo từng kho hoặc không theo kho. Xử lý bài toán làm tròn 10/3 khi tính giá vốn trong trường hợp lượng hết, tiền còn.
• Xử lý các trường hợp tính giá vốn quay vòng, áp giá vốn tự động khi xuất lắp ráp, xuất điều chuyển kho, xuất chuyển cho đơn vị chi nhánh khác…
• Tối ưu hóa hiệu quả trong công tác bán hàng, hỗ trợ nhân viên bán hàng có thể vừa nghe điện thoại của khách vừa kiểm tra được thông tin từ hệ thống thông qua các tiện ích: xem tồn kho tức thời của mặt hàng, tìm kiếm mặt hàng thay thế, ước tính giá bán dựa trên giá nhập đầu vào…
• Phân tích lãi lỗ bán hàng chi tiết đến từng mặt hàng, bao gồm lãi gộp và lãi cuối cùng sau khi tính toán phân bổ doanh thu, chi phí khác.
• So sánh các chỉ tiêu phân tích bán hàng giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.
• Tính toán khả năng chiếm dụng vốn của khách hàng với đơn vị. Cảnh báo số nợ vượt hạn mức tín dụng cho phép.
• Phân tích tuổi nợ. Tự động theo dõi hạn thanh toán hoặc người dùng định nghĩa, tính toán tuổi nợ trong hạn, quá hạn, khó đòi; Cho phép khai báo và tính toán lãi trước hạn, lãi quá hạn cho từng kỳ hạn nợ.
• Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, máy chấm công, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác …
• Lưu các thông tin khác trên chứng từ thông qua việc attach, download các file tài liệu đính kèm.
• Mở rộng các danh mục, các tiện ích, cảnh báo và báo cáo theo đặc thù từng doanh nghiệp.

Hình ảnh trên phần mềm:

Màn hình truy cập chứng từ 

Giao diện nhập liệu chứng từ

Mẫu in chứng từ

Quy trình duyệt chứng từ: Hiển thị các giao dịch cần duyệt/đã duyệt

Báo cáo theo dõi tiến độ thực hiện đơn đặt hàng bán

Báo cáo thời hạn giao hàng theo đơn đặt hàng

Báo cáo công nợ phải thu theo hạn thanh toán: Tính toán nợ phải thu trong hạn, quá hạn, khó đòi. Cho phép khai báo và tính lãi theo từng hạn nợ.

Báo cáo bán hàng so sánh giá bán thực với bảng giá niêm yết áp dụng cho từng mặt hàng, khách hàng, hình thức bán…

Phân tích lãi/lỗ bán hàng theo nhiều tiêu chí.

Hiển thị báo cáo dưới dạng biểu đồ giúp việc phân tích, so sánh số liệu một cách trực quan

Bảng kê chứng từ

Tổng hợp Phát sinh công nợ

Sổ Nhật ký bán hàng

Sổ chi tiết phải thu của khách hàng

Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng

Hướng dẫn thực hành nhập liệu một số nghiệp vụ cơ bản (Xem đầy đủ bộ số liệu 60 nghiệp vụ Tại đây).